Licencias de MathWorks: Estrategia de reducción de costes

A medida que su negocio se expande, la demanda de licencias de MathWorks aumenta inevitablemente. Sería imprescindible que se asegurara de sacar el máximo partido a sus derechos y optimizar los costes en la medida de lo posible.

Visibilidad y eficiencia #

La visibilidad es la base de la reducción de costes. Es crucial que se haga un seguimiento de todos los derechos, independientemente del tipo de licencia y de dónde estén instalados. De las licencias compradas, ¿cuántas están instaladas? De las instaladas, ¿cuántas se utilizan de forma eficiente y cuántas quedan ociosas o sin utilizar? El uso de las licencias debe ser visible en todo momento.

Estrategia de reducción de costes para las licencias de MathWorks #

Hay cuatro áreas principales de las que podría provenir el ahorro.

El tamaño correcto #

El dimensionamiento correcto es asegurarse de que el número de licencias disponibles de MathWorks se ajusta a las demandas de licencias. Un exceso de licencias o una cantidad superior a las necesidades podría dar lugar a licencias no utilizadas y a un desperdicio de recursos. Por el contrario, si se obtienen menos licencias de las necesarias, se podrían denegar excesivamente y se perdería productividad. Debe haber suficientes licencias para servir a la comunidad de usuarios, con la suficiente flexibilidad para aumentar o disminuir, según las necesidades, sin romper el presupuesto de software ni sacrificar la productividad.

Consolidación #

Mediante una medición eficaz del uso del software, sería fácil detectar qué licencias de MathWorks tienen cero usuarios distintos desde su fecha de compra. Y a no ser que estas licencias se dieran de forma gratuita, lo mejor sería dejar de pagar por ellas para ahorrar algo de dinero para las licencias que realmente necesita y utiliza.

Al profundizar en el uso de la caja de herramientas de todos los usuarios, también debería ser fácil detectar qué licencias se utilizan poco a veces. Si hay muchos usuarios que utilizan la caja de herramientas con poca frecuencia, puede decidir comprarles un número de licencias concurrentes basado en el uso máximo concurrente de dichas licencias. Aunque las licencias concurrentes son más caras que las licencias de usuario con nombre, unas pocas licencias concurrentes usadas eficientemente serían mucho más baratas que un centenar de licencias de usuario con nombre que apenas se usan.

Las licencias concurrentes podrían reducirse aún más mediante el análisis de eficiencia e impacto de las licencias. Un gráfico de eficiencia de licencias podría mostrarle cuántas licencias son necesarias para cubrir el 99% o el 95% del tiempo. A continuación, puede ejecutar un análisis de impacto para ver los posibles tiempos de espera o la pérdida de productividad debido a la denegación de licencias si va a reducir el número de licencias para cubrir sólo el 99% o el 95% del tiempo. Si se siente cómodo con eso, entonces puede reducir aún más el número de licencias en su grupo de licencias y potencialmente ahorrar mucho dinero.

Una vez que se tiene el número adecuado de licencias, es más importante contar con un sistema de supervisión continua, ya que un ligero mal uso, es decir, un poco de acampada o acaparamiento de licencias, podría suponer denegaciones y pérdida de productividad para otros usuarios. Una herramienta de supervisión en tiempo real sería muy útil para detectar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves. Con los datos en tiempo real, también se podrían aprovechar las alertas proactivas que proporcionarían notificaciones automáticas de posibles usos indebidos en función de los umbrales que se establezcan. La recolección automática de licencias ociosas también es una opción para garantizar que las licencias se utilicen de manera eficiente.

Justo a tiempo

Lo mejor sería aplazar la compra de licencias de software cuando sea realmente necesario. Averigüe primero si las licencias actuales de MathWorks se están utilizando de forma eficiente y compre licencias adicionales sólo cuando las actuales ya estén agotadas. Aproveche los acuerdos de licencia flexibles siempre que sea posible. Si es posible, pruebe las licencias de pago por uso o las suscripciones a corto plazo para proyectos de corta duración o un aumento temporal de la demanda.

Participación de los usuarios #

Al igual que muchas iniciativas, la optimización de los costes de software funcionará mucho mejor si se consigue la participación de la comunidad de usuarios. Por ejemplo, se pueden enviar alertas proactivas a los usuarios individuales que no hayan registrado sus licencias durante mucho tiempo o que hayan registrado varias licencias. Si se cuenta con su plena colaboración, se darán cuenta inmediatamente de su error y realizarán los ajustes oportunos para asegurarse de que utilizan eficazmente cada una de las licencias. Esto es especialmente útil para reducir los costes de las licencias de usuario prorrateadas de MathWorks.

Otra forma en la que la participación de los usuarios sería crucial es para el chargeback. Aparte de distribuir los costes de las licencias de software entre las unidades de negocio, el chargeback puede utilizarse también para impulsar el comportamiento de los usuarios. Con una solución como Open iT Chargeback que le permite tener métricas flexibles, puede, por ejemplo, optar por implementar el chargeback basado en el máximo de licencias concurrentes por grupo, de modo que si usan más licencias de las permitidas durante un tiempo determinado, tendrán que pagar más. También se pueden utilizar otras métricas o modelos en función del comportamiento de los usuarios que se quiera impulsar.

Dar a los usuarios una idea de cuánto cuestan las diferentes licencias puede fomentar una mayor participación de los usuarios en el proceso. Este nivel de transparencia permite a los usuarios decidir por sí mismos si el uso de sus licencias es justificable y tiene sentido desde el punto de vista empresarial. Con esta información, los usuarios pueden ayudar a la dirección a decidir qué licencias necesitan y qué tipo de método de concesión de licencias se adapta mejor a ellos en función de su uso real.

Conclusión

Con la herramienta adecuada y una estrategia eficaz de reducción de costes, maximizar sus licencias de software debería ser fácil.

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