Die US-Regierung gibt jährlich Milliardenbeträge für Softwarelizenzen aus, von Office-Suiten bis hin zu Spezialanwendungen. Das ineffektive Lizenzmanagement in den Bundesbehörden hat jedoch zu einer unzuverlässigen Qualität der Softwaredaten geführt, wodurch die Prozesse für Erwerb, Erneuerung, Nutzung und Ressourcenzuweisung gestört werden. Open iT bietet umfassende Lösungen, um diese Ineffizienzen zu beseitigen.
Schlechte Software-Datenqualität in der gesamten US-Regierung
Im Rahmen einer Untersuchung der Softwarenutzung in mehreren Bundesbehörden wollte das Government Accountability Office (GAO) ermitteln, welche Softwareprodukte am häufigsten eingesetzt werden und die höchsten Kosten verursachen. Die Bemühungen wurden jedoch durch die schlechte Qualität der Softwaredaten behindert.
"Wir waren nicht in der Lage, diese Feststellung zu treffen", erklärte Carol Harris, Direktorin für Informationstechnologie und Beschaffungsmanagement beim GAO. "Denn die Softwaredaten der Behörden sind inkonsistent und unvollständig."
Obwohl die US-Regierung jährlich 100 Milliarden Dollar für Softwarelizenzen ausgibt, ist sie mit erheblichen betrieblichen Ineffizienzen und finanziellen Verlusten konfrontiert, die auf die fragmentierte und unzuverlässige Qualität der Lizenznutzungsdaten zurückzuführen sind.
Gartner berichtet, dass Unternehmen aufgrund schlechter Datenqualität jährlich durchschnittlich 12,9 Millionen Dollar verlieren.
Besseres Lizenzmanagement = bessere Datenqualität
Das GAO betont die Notwendigkeit eines zentralisierten und effizienten Softwarelizenzmanagements, um Probleme mit der Datenqualität zu lösen. Open iT, ein GSA-zertifizierter Anbieter, bietet eine umfassende Reihe von Tools, die die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Lizenzdaten in einem Unternehmen verbessern.
Open iT aggregiert Daten aus verschiedenen Quellen und nutzt gezielte Datensammler, um detaillierte Nutzungsmetriken von Servern, Workstations und Cloud-Umgebungen zu erfassen. Die nahtlose Integration mit Systemen wie Active Directory und SAP ermöglicht die Verbindung zwischen Geschäfts- und IT-Daten und erstellt umfassende Berichte über die Lizenznutzung nach Standort, Kostenstelle oder Projekt. Die REST-API der Plattform ermöglicht maßgeschneiderte Berichte, während die Lizenzverfolgung sowohl in lokalen als auch in Cloud-Umgebungen einen vollständigen und präzisen Überblick über die Softwarebestände gewährleistet.
Zentralisierte Software-Lizenzverwaltung
Durch die Zentralisierung der Softwarelizenzverfolgung konsolidiert Open iT die fragmentierten Daten in einem einzigen Echtzeitsystem und bietet einen vollständigen Einblick in die Nutzung und die Kosten sowohl auf Unternehmens- als auch auf Produktebene.
Umfassende Inventarverfolgung
Open iT kann die Lizenzaktivität, einschließlich Installationen, Aktivierungen und Deaktivierungen, nachverfolgen und so sicherstellen, dass die Lizenzen korrekt eingesetzt werden und verfügbar sind. Dies hilft den Behörden, ungenutzte oder nicht ausgelastete Lizenzen zu identifizieren und die Ressourcenzuweisung zu verbessern.
Erweiterte Lizenznutzungsanalyse
Mit seinen leistungsstarken Analysewerkzeugen bietet Open iT tiefe Einblicke in die Softwarenutzungsmuster und ermöglicht es den Behörden, die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen zu bewerten. Die Plattform hilft dabei, redundante Anwendungen zu identifizieren und zu entfernen, ungenutzte Lizenzen zu reduzieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzuzeigen, was alles zu einem effektiveren Budgetmanagement beiträgt.
Kostenoptimierung und Risikominderung
Durch die Verfolgung und Analyse des Ressourcenverbrauchs identifiziert Open iT proaktiv Über- und Unternutzung sowie Möglichkeiten zur Optimierung von Softwarelizenzen und hilft so, Risiken wie Gebühren für die Nichteinhaltung von Vorschriften und unnötige Verlängerungen zu minimieren.
IT-Rückbuchung
Open iT unterstützt die IT-Chargeback-Funktionalität, die den Abteilungen Softwarekosten auf Basis der tatsächlichen Nutzung zuweist. Dies erhöht die Verantwortlichkeit und sorgt für eine effizientere Lizenznutzung.
Sicherstellung der Einhaltung
Open iT überwacht kontinuierlich die Nutzung im Vergleich zu den erworbenen Berechtigungen und erstellt Berichte zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, damit die Behörden kostspielige Strafen für Lieferanten vermeiden und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleisten können.
Integration mit Business Intelligence-Tools
Open iT lässt sich nahtlos in Business-Intelligence-Plattformen wie Power BI und Tableau integrieren und ermöglicht es den Bundesbehörden, Lizenzmanagementdaten mit umfassenderen organisatorischen Erkenntnissen zu kombinieren. Dies hilft bei der Erstellung umsetzbarer Berichte, die die Entscheidungsfindung bei der Optimierung von Softwarelizenzen, der Beschaffung und bei Kostensenkungsmaßnahmen unterstützen.
Finanzielle Risiken einer schlechten Qualität der Softwarelizenzdaten
Eine vom GAO untersuchte Behörde verfügte über mehr als 140 verschiedene Softwareprodukte, hatte aber keinen Überblick darüber, welche davon am häufigsten verwendet wurden oder die höchsten Kosten verursachten. Dieses Problem ist kein Einzelfall, sondern auch in anderen Bundesämtern weit verbreitet.
Harris wies auf die erheblichen finanziellen Risiken hin, die sich aus ungenauen Softwarelizenzdaten ergeben, insbesondere bei Audits von Anbietern. Diskrepanzen zwischen gekauften und eingesetzten Lizenzen führen oft zu erheblichen " True-up-Gebühren", d. h. zu Strafen für die Überschreitung von Berechtigungen. Diese Gebühren können empfindlich sein, vor allem, wenn die Behörden unwissentlich mehr Lizenzen nutzen als beschafft wurden, was zu unerwarteten Kosten führt.
Beseitigen Sie die Fallstricke einer schlechten Software-Datenqualität
Laut Gartner verlieren Unternehmen jährlich durchschnittlich 12,9 Millionen Dollar durch schlechte Datenqualität. Für Bundesbehörden, bei denen Softwarelizenzen einen erheblichen Teil der IT-Kosten ausmachen, können fragmentierte und unzuverlässige Lizenzdaten zu überhöhten Kosten und geringerer betrieblicher Effizienz führen.
Durch die Implementierung von GSA-geprüften, fortschrittlichen Lizenzmanagementlösungen können Behörden eine genaue Verfolgung der Nutzung sicherstellen, die Einhaltung von Vorschriften durchsetzen und ihre Softwarebestände optimieren.
Kontaktieren Sie Open iT um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen die Qualität der Softwaredaten verbessern, finanzielle Risiken mindern und die Kosteneffizienz steigern kann.
