O governo dos EUA gasta anualmente milhares de milhões em licenças de software, desde suites de escritório a aplicações especializadas. No entanto, o gerenciamento ineficaz de licenças em agências federais levou a uma qualidade de dados de software não confiável, interrompendo os processos de aquisição, renovação, utilização e alocação de recursos. A Open iT oferece soluções abrangentes para resolver essas ineficiências.
Má qualidade dos dados de software em todo o governo dos EUA
Durante uma investigação sobre a utilização de software em vários departamentos federais, o Government Accountability Office (GAO) tinha como objetivo determinar quais os produtos de software mais utilizados e os que implicavam custos mais elevados. No entanto, o esforço foi dificultado pela fraca qualidade dos dados de software.
"Não nos foi possível fazer essa determinação", explicou Carol Harris, Diretora de Tecnologia da Informação e Gestão de Aquisições do GAO. "Porque os dados de software das agências são inconsistentes e incompletos em todo o governo".
Apesar de gastar 100 mil milhões de dólares por ano em licenças de software, o governo dos EUA enfrenta ineficiências operacionais e perdas financeiras significativas, devido à qualidade fragmentada e pouco fiável dos dados de utilização de licenças.
Segundo a Gartner, as organizações perdem em média 12,9 milhões de dólares por ano devido à má qualidade dos dados.
Melhor gestão de licenças = Melhor qualidade dos dados
O GAO enfatiza a necessidade de um gerenciamento centralizado e eficiente de licenças de software para resolver problemas de qualidade de dados. A Open iT, um fornecedor certificado pela GSA, fornece um conjunto abrangente de ferramentas concebidas para melhorar a precisão e a fiabilidade dos dados de licenças em toda a organização.
A Open iT agrega dados de várias fontes, usando coletores de dados direcionados para capturar métricas de uso detalhadas de servidores, estações de trabalho e ambientes de nuvem. A integração perfeita com sistemas como o Active Diretory e o SAP permite a ligação entre dados empresariais e de TI, criando relatórios abrangentes sobre a utilização de licenças por localização, centro de custos ou projeto. A API REST da plataforma permite a criação de relatórios personalizados, enquanto o rastreamento de licenças em ambientes locais e na nuvem garante uma visão completa e precisa dos ativos de software.
Gestão centralizada de licenças de software
Ao centralizar o rastreamento de licenças de software, a Open iT consolida dados fragmentados em um único sistema em tempo real, oferecendo visibilidade completa do uso e dos custos, tanto no nível organizacional quanto no nível do produto.
Controlo exaustivo do inventário
A Open iT pode rastrear a atividade de licenças, incluindo instalações, ativações e desativações, garantindo que as licenças sejam implantadas e disponibilizadas com precisão. Isso ajuda as agências a identificar licenças não utilizadas ou subutilizadas, melhorando a alocação de recursos.
Análise avançada do uso de licenças
Com as suas poderosas ferramentas de análise, a Open iT fornece uma visão profunda dos padrões de utilização de software, permitindo que as agências avaliem a conformidade com os contratos de licença. A plataforma ajuda a identificar e remover aplicações redundantes, a reduzir licenças ociosas e a identificar oportunidades de redução de custos, o que contribui para uma gestão orçamental mais eficaz.
Otimização de custos e redução de riscos
Ao rastrear e analisar o consumo de recursos, a Open iT identifica proativamente o uso excessivo, a subutilização e as oportunidades de otimização de licenças de software, ajudando a reduzir riscos como taxas de não conformidade e renovações desnecessárias.
Estorno de TI
A Open iT suporta a funcionalidade de chargeback de TI, atribuindo custos de software aos departamentos com base na utilização efectiva. Isto aumenta a responsabilidade e conduz a uma utilização mais eficiente das licenças.
Garantia de conformidade
A Open iT monitoriza continuamente a utilização em relação aos direitos adquiridos e informa os relatórios de conformidade para ajudar as agências a evitar penalizações dispendiosas dos fornecedores e a manter a adesão aos requisitos legais.
Integração com ferramentas de Business Intelligence
A Open iT integra-se perfeitamente com plataformas de business intelligence como o Power BI e o Tableau, permitindo que as agências federais combinem dados de gestão de licenças com informações organizacionais mais amplas. Isto ajuda a criar relatórios acionáveis que apoiam a tomada de decisões para a otimização de licenças de software, aquisições e medidas de redução de custos.
Riscos financeiros da má qualidade dos dados das licenças de software
Uma agência examinada pelo GAO tinha mais de 140 produtos de software distintos, mas não tinha visibilidade sobre quais eram os mais utilizados ou os que incorriam em custos mais elevados. Esta questão não é apenas um caso isolado, mas prevalece também noutros serviços federais.
Harris salientou os riscos financeiros significativos de dados incorrectos sobre licenças de software, especialmente durante as auditorias aos fornecedores. As discrepâncias entre as licenças adquiridas e as licenças utilizadas resultam frequentemente em " taxas de atualização" substanciais, penalizações por exceder os direitos. Estas taxas podem ser graves, especialmente quando as agências utilizam, sem saber, mais licenças do que as adquiridas, levando a custos inesperados.
Eliminar as armadilhas da má qualidade dos dados de software
De acordo com a Gartner, as organizações perdem uma média de 12,9 milhões de dólares por ano devido à má qualidade dos dados. Para as agências federais, onde as licenças de software representam uma parte significativa dos custos de TI, os dados de licenças fragmentados e pouco fiáveis podem levar a custos inflacionados e a uma menor eficiência operacional.
Ao implementar soluções avançadas de gestão de licenças aprovadas pela GSA, as agências podem garantir um acompanhamento preciso da utilização, reforçar a conformidade e otimizar os seus activos de software.
Contacte a Open iT para explorar a forma como a sua organização pode melhorar ainda mais a qualidade dos dados de software, mitigar os riscos financeiros e aumentar a eficiência dos custos.