El gobierno de EE.UU. destina miles de millones anuales a licencias de software, desde suites ofimáticas a aplicaciones especializadas. Sin embargo, la gestión ineficaz de licencias en los organismos federales ha dado lugar a una calidad de datos de software poco fiable, lo que ha perturbado los procesos de adquisición, renovación, utilización y asignación de recursos. Open iT ofrece soluciones integrales para resolver estas ineficiencias.
Mala calidad de los datos de software en el Gobierno de EE.UU.
Durante una investigación sobre el uso de software en múltiples departamentos federales, la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO) se propuso determinar qué productos de software eran los más utilizados y los que generaban mayores costes. Sin embargo, el esfuerzo se vio obstaculizado por la mala calidad de los datos de software.
"No pudimos hacer esa determinación", explicó Carol Harris, Directora de Tecnología de la Información y Gestión de Adquisiciones de la GAO. "Porque los datos de software de las agencias son incoherentes e incompletos en todo el gobierno".
A pesar de gastar 100.000 millones de dólares anuales en licencias de software, el gobierno de EE.UU. se enfrenta a importantes ineficiencias operativas y pérdidas financieras, motivadas por una calidad de los datos de uso de licencias fragmentada y poco fiable.
Gartner informa de que las organizaciones pierden una media de 12,9 millones de dólares al año debido a la mala calidad de los datos.
Mejor gestión de licencias = mejor calidad de los datos
La GAO subraya la necesidad de una gestión centralizada y eficaz de las licencias de software para resolver los problemas de calidad de los datos. Open iT GSA, proveedor certificado por la GSA, ofrece un completo conjunto de herramientas diseñadas para mejorar la precisión y fiabilidad de los datos de licencias en toda la organización.
Open iT agrega datos de varias fuentes, utilizando recopiladores de datos específicos para capturar métricas de uso detalladas de servidores, estaciones de trabajo y entornos en la nube. La perfecta integración con sistemas como Active Directory y SAP permite la conexión entre datos empresariales y de TI, creando informes completos sobre el uso de licencias por ubicación, centro de costes o proyecto. La API REST de la plataforma permite elaborar informes a medida, mientras que el seguimiento de licencias en entornos locales y en la nube garantiza una visión completa y precisa de los activos de software.
Gestión centralizada de licencias de software
Al centralizar el seguimiento de las licencias de software, Open iT consolida los datos fragmentados en un único sistema en tiempo real, ofreciendo una visibilidad completa del uso y los costes tanto a nivel de organización como de producto.
Seguimiento exhaustivo del inventario
Open iT puede realizar un seguimiento de la actividad de las licencias, incluidas las instalaciones, activaciones y desactivaciones, garantizando que las licencias estén desplegadas y disponibles con precisión. Esto ayuda a las agencias a identificar las licencias no utilizadas o infrautilizadas, mejorando la asignación de recursos.
Análisis avanzado del uso de licencias
Gracias a sus potentes herramientas de análisis, Open iT proporciona información detallada sobre los patrones de uso del software, lo que permite a los organismos evaluar el cumplimiento de los acuerdos de licencia. La plataforma ayuda a identificar y eliminar aplicaciones redundantes, reducir las licencias ociosas y detectar oportunidades de ahorro, todo lo cual contribuye a una gestión más eficaz del presupuesto.
Optimización de costes y mitigación de riesgos
Mediante el seguimiento y el análisis del consumo de recursos, Open iT identifica de forma proactiva el uso excesivo, la infrautilización y las oportunidades de optimización de licencias de software, lo que ayuda a mitigar riesgos como las tasas por incumplimiento y las renovaciones innecesarias.
Cargos detallados - IT Chargeback
Open iT es compatible con la función de facturación de TI, que asigna los costes de software a los departamentos en función del uso real. Esto aumenta la responsabilidad e impulsa una utilización más eficiente de las licencias.
Garantía de cumplimiento
Open iT supervisa continuamente el uso con respecto a los derechos adquiridos y elabora informes de cumplimiento para ayudar a los organismos a evitar costosas sanciones a los proveedores y mantener el cumplimiento de los requisitos legales.
Integración con herramientas de Business Intelligence
Open iT se integra perfectamente con plataformas de inteligencia empresarial como Power BI y Tableau, lo que permite a los organismos federales combinar los datos de gestión de licencias con perspectivas organizativas más amplias. Esto ayuda a crear informes procesables que apoyan la toma de decisiones para la optimización de licencias de software, adquisiciones y medidas de reducción de costes.
Riesgos financieros de la mala calidad de los datos de licencias de software
Un organismo examinado por la GAO tenía más de 140 productos de software distintos, pero carecía de visibilidad sobre cuáles eran los más utilizados o los que generaban los costes más elevados. Este problema no es un caso aislado, sino que prevalece también en otras oficinas federales.
Harris hizo hincapié en los importantes riesgos financieros que entrañan los datos inexactos sobre licencias de software, especialmente durante las auditorías de proveedores. Las discrepancias entre las licencias adquiridas y las utilizadas a menudo dan lugar a importantes " tasas de compensación", penalizaciones por exceder los derechos. Estas tasas pueden ser graves, sobre todo cuando los organismos utilizan sin saberlo más licencias de las adquiridas, lo que genera costes inesperados.
Elimine las trampas de la mala calidad de los datos de software
Según Gartner, las organizaciones pierden una media de 12,9 millones de dólares al año debido a la mala calidad de los datos. En el caso de las agencias federales, donde las licencias de software representan una parte importante de los costes de TI, unos datos de licencias fragmentados y poco fiables pueden dar lugar a unos costes inflados y a una menor eficiencia operativa.
Mediante la implantación de soluciones avanzadas de gestión de licencias aprobadas por la GSA, los organismos pueden garantizar un seguimiento preciso del uso, imponer el cumplimiento y optimizar sus activos de software.
Póngase en contacto con Open iT para explorar cómo su organización puede mejorar aún más la calidad de los datos de software, mitigar los riesgos financieros e impulsar la rentabilidad.