Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihr Software-Budget zu überschreiten, ist die berüchtigte "True-up"-Klausel in einem Software-Lizenzvertrag. Selbst wenn ein starkes ITAM-Team vorhanden ist, stellen wir oft fest, dass Unternehmen für Lizenzüberschreitungen bestraft werden, wenn ihr Vertrag zur Erneuerung ansteht.
Häufig entsteht das Problem, wenn IT-Abteilungen bei der Verwaltung und Prüfung ihrer Softwarelizenzen einen passiven Ansatz wählen und sich stattdessen auf die Sichtweise des Anbieters verlassen. Dadurch sind sie völlig abhängig von der Auslegung der Softwarevereinbarungen durch den Anbieter. Infolgedessen akzeptieren sie oft die Ansicht des Anbieters über ihre jährliche Lizenznutzung, anstatt proaktiv ihre eigene Bewertung vorzulegen, die durch umfassende Berichte gestützt wird.
Das Risiko der Nichtbeachtung von True-Up-Klauseln
Bei genauer Betrachtung vieler Software-Lizenzierungsmodelle und -Verträge wird oft eine diskret platzierte True-up-Klausel deutlich. Insbesondere Unternehmen wie Microsoft, IBM, Oracle, Autodesk und SAP neigen dazu, diese Vereinbarungen durchzusetzen, und die Strafen für die Nichteinhaltung können erheblich sein.
Nehmen wir das Passport Advantage-Abkommen von IBM. Die Kunden werden von diesem Softwarelizenzierungsmodell zunächst wegen der gewährten Rabatte angezogen. Zum Zeitpunkt der Vertragsverlängerung werden sie jedoch möglicherweise von einer Vertragsstrafe schockiert, die zwei Jahre rückwirkende Wartungskosten für die Software bedeutet. Um diese Strafe zu vermeiden, ist eine sorgfältige Überwachung der Softwarenutzung in den vergangenen zwei Jahren erforderlich, die durch konkrete Berichte unterstützt wird.
Wenn es doch nur eine True-Down-Klausel in Software-Lizenzverträgen gäbe
Leider scheint kein Softwareunternehmen eine True-Down-Option anzubieten, aber mit einem gezielten Lizenzmanagement können Sie dies selbst in die Hand nehmen. Das ist nicht immer einfach; die breite Palette der von IBM und Microsoft angebotenen Produkte erfordert in der Regel, dass die Berechtigung und die Nutzung für fast jede Person im Unternehmen für ein Bündel von Produkten bewertet werden muss.
Die Vorteile können jedoch groß sein: Kostensenkungen im zweistelligen Prozentbereich, ganz zu schweigen davon, dass eine True-up-Strafe für ein großes Unternehmen über eine Million Dollar betragen kann. Im Folgenden finden Sie einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sowohl die Risiken als auch die Kosten im Zusammenhang mit Ihren Softwarelizenzverträgen zu mindern und zu reduzieren.
Transparenz über Ihr Lizenzportfolio: Der Schlüssel zum True-Up-Management
True-up zu verwalten ist leichter gesagt als getan. Wenn Sie alle Ihre Lizenzen zentral verwalten, sind Sie auf einem guten Weg. Dies ist jedoch bei vielen Unternehmen nicht der Fall, insbesondere bei multinationalen Unternehmen und Organisationen, die projektorientiert arbeiten, wie z. B. Bauunternehmen.
Es kann mehrere Vereinbarungen für dieselbe Software in verschiedenen Ländern geben, manchmal sowohl mit der Muttergesellschaft als auch mit Partnern, mit unterschiedlichen Bedingungen, Lizenzarten und Verlängerungsfristen.
Oft wird ein Softwarelizenzvertrag abgeschlossen, um Software speziell für ein großes Projekt zu kaufen, obwohl die Software bereits in der gesamten Organisation weit verbreitet ist. Sie müssen einen Zustand erreichen, in dem Sie jede Lizenz innerhalb Ihrer Organisation überwachen können, wer sie verwendet, wie oft (oder nicht) sie verwendet wird und ob sie mit Ihrer Softwarelizenzvereinbarung übereinstimmt.
Bevor Sie dies tun können, müssen Sie zwei Dinge tun: eine Strategie zur Optimierung und Verwaltung der Softwareprodukte entwerfen, die Ihnen am ehesten Kopfzerbrechen beim True-up und bei Audits bereiten, mit festgelegten Zielen, Vorgaben und KPIs; und einen Softwarelizenzmanager kaufen, der Sie auf diesem Weg unterstützt.
Möglicherweise haben Sie bereits ein Produkt, aber wenn Sie über spezialisierte Software verfügen, müssen Sie es entweder ersetzen oder durch ein ergänzendes Produkt erweitern, das Lücken im aktuellen Produkt abdeckt. Allgemeine Software Asset Management (SAM)-Produkte können zum Beispiel nicht die Komplexität von Software wie MathWorks oder ERP-Systemen wie SAP abdecken. Sie müssen beurteilen, ob die SAM-Software Ihnen den richtigen Überblick über die Produkte mit den größten Problemen bietet.
Sobald Sie eine vollständige Übersicht über die firmeneigene Software des Anbieters haben, der das größte Audit- und True-up-Risiko birgt, können Sie feststellen, wo die Risiken auf der Grundlage von Nutzung und Zugriff liegen.
Prüfen Sie auf ungenutzte, ruhende und BYOL-Lizenzen und -Funktionen
Sie sollten einige Geschäftsregeln aufstellen, die festlegen, ob eine Lizenz ruhend oder ungenutzt ist, z. B. wenn sie in den letzten 30 Tagen nicht oder in 90 Tagen durchschnittlich nur zu 10 % genutzt wurde.
Sie sollten auch prüfen, ob der Lizenztyp den Anforderungen eines Mitarbeiters entspricht. So kann es beispielsweise sein, dass der Benutzer zwar eine Einzelbenutzerlizenz hat, diese aber nur etwa 20 % der Zeit nutzt, was darauf hinweisen würde, dass eine Lizenz für gleichzeitige Nutzung die bessere Option wäre.
Ähnlich verhält es sich mit einem Benutzer, der eine Premium-Version eines Produkts wie Microsoft Office Professional besitzt, aber nur Word und Excel verwendet.
Es ist auch ratsam, mit Ihrem Personalleiter zu klären, dass der Geschäftsprozess beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen oder bei einer Versetzung eine Benachrichtigung an Ihr Software Asset Management Team vorsieht. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Lizenzen, die diesem Mitarbeiter zugewiesen wurden, zurückgezogen werden, entweder um sie einem anderen Mitarbeiter zuzuweisen oder um sie aus der nächsten Softwarelizenzvereinbarung zu entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Eine weitere Warnung ist das Risiko, bestraft zu werden, wenn ein Angestellter oder Auftragnehmer unschuldig seine eigene Software benutzt (BYOL oder bring your own license). Dies war schon immer ein Risiko, wenn Sie Projekte an verschiedenen Standorten durchführen, insbesondere im Baugewerbe, aber die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht, hat sich seit der raschen Ausweitung der Fernarbeit in den letzten Jahren drastisch erhöht.
Sie müssen eine klare Richtlinie für die Nutzung der eigenen Geräte der Mitarbeiter (BYOD) und der lizenzierten Software auf diesen Geräten formulieren. Sie müssen auch das Kleingedruckte in den Verträgen der einzelnen Anbieter lesen, um festzustellen, ob eine solche Nutzung bei oder vor der nächsten "True-up"-Sitzung Strafmaßnahmen nach sich zieht.
Bewerten Sie Überkäufe von Lizenzen und Funktionen
Sobald Sie überschüssige Lizenzen und Funktionen identifiziert haben, können Sie entscheiden, ob der Überschuss im Hinblick auf zukünftiges kurzfristiges Wachstum bestehen bleiben soll oder ob Sie die Lizenzen und/oder überflüssigen Funktionen aus Ihrem Portfolio entfernen können.
Ob dies sofort oder erst zum Zeitpunkt der Erneuerung möglich ist, hängt sowohl vom Anbieter als auch von Ihrer Vereinbarung mit ihm ab. Sie können auch entscheiden, ob es vorteilhaft sein könnte, Ihre Lizenzierungslandschaft für die Produktpalette eines Anbieters bis hin zur Benutzerklasse zu ändern.
Die Auswahl ist groß und hängt vom jeweiligen Anbieter und der Bedeutung des Produkts für Ihr Unternehmen ab. Superuser können Lizenzen für Einzelbenutzer erhalten, während sporadischen Benutzern der Zugang zu einem Pool von Lizenzen für gleichzeitige Benutzer gewährt werden kann.
Bei einer erheblichen Gesamtnutzung kann eine Standort- oder Globallizenz die beste Option sein.
Auch eine Mischung aus Vor-Ort- und SaaS-Lizenzierung könnte in Betracht gezogen werden. Hier könnten ein engagiertes SLM/SAM-Team und eine umfassende Softwarelizenzverwaltungslösung dem Unternehmen wirklich erhebliche Kosteneinsparungen bringen.
Wir haben einen Fall, in dem ein sehr motivierter SAM-Spezialist eine Effizienzrate von 95 % für ein großes technisches Softwareprodukt erreicht hat, und andere Fälle, in denen Einsparungen von über 1 Million Dollar erzielt wurden.
Die gemeinsamen Ansätze in all diesen Unternehmen waren die Zentralisierung des Lizenzmanagements, die Anschaffung einer industrietauglichen Software-Lizenzmanagementlösung, die Möglichkeit, die Produkt- und Funktionsnutzung bis hinunter auf die Mitarbeiterebene zu bewerten, sowie klare Software-Nutzungsrichtlinien in Verbindung mit einer kontinuierlichen Benutzerschulung.
Definieren Sie Richtlinien, die eine optimale Nutzung gewährleisten
In der Regel missbrauchen die Mitarbeiter die Softwarelizenzen nicht; sie sind sich vielleicht nicht der Kosten bewusst, die entstehen, wenn sie bei einer Software angemeldet bleiben, die sie nicht benutzen, weil sie zu einer Besprechung gegangen sind oder planen, sie am nächsten Tag zu benutzen, so dass sie sich über Nacht anmelden, damit das Produkt am nächsten Morgen verfügbar ist.
Der beste Weg, hier Abhilfe zu schaffen, ist eine Kombination aus klar definierten Softwarerichtlinien in Verbindung mit Schulung und Training. Wenn Sie über Lizenzierungspools für gleichzeitige Nutzer verfügen und diese Praxis noch nicht eingeführt haben, sollten Sie das Lizenz-Harvesting in Betracht ziehen.
Überprüfen Sie Ihre Software-Nutzungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass darin festgelegt ist, wie lange eine Softwarelizenz ungenutzt bleiben kann, bevor sie entnommen und in den Pool zurückgeführt wird (z. B. 15 Minuten).
Für multinationale Unternehmen mit Mitarbeitern, die rund um die Uhr in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann es sinnvoll sein, die Erreichbarkeit nach geografischen Regionen einzuschränken, um Überschneidungen bei den Arbeitszeiten zu vermeiden. Dies können Sie erreichen, indem Sie die Parameter für die Nutzungszeit für jede Region festlegen.
Diese Zeitfenster müssen in Ihren Vertragsunterlagen eindeutig festgelegt sein.
Alle Nutzer informieren und aufklären
In regelmäßigen Abständen sollten Schulungen durchgeführt werden, um neue Mitarbeiter mit den Software-Richtlinien vertraut zu machen, sowie Auffrischungsschulungen, insbesondere wenn eine Richtlinie geändert oder eine neue Software bzw. ein neuer Lizenztyp für bestehende Software eingeführt wurde.
Benutzer von Autodesk Token Flex und ähnlicher tokenbasierter Software müssen wissen, dass die tatsächliche Zeit, in der sie sich an- und abmelden, zu radikal anderen Kosten führen kann, weil sie in zwei Zeitfenstern statt in einem gearbeitet haben, während sie nur für ein paar Minuten angemeldet waren.
Es sollte klar erklärt werden, wie die Lizenzen geerntet werden und welche Regeln gelten, z. B. ob die Arbeit vor dem Ernten gespeichert wird.
Theorie ist schön und gut, aber nichts geht über die Praxis. Abteilungsbezogene Rückbuchungen zeigen dem Leiter dieser Abteilung, wie die Teams Lizenzen einsparen, da die Kosten für diese Lizenzen nun aus dem Abteilungsbudget bestritten werden, und er oder sie wird dafür sorgen, dass es möglichst wenig Verschwendung gibt.
Dies ist auch gerechter, denn ohne Rückvergütungen werden die Lizenzkosten vollständig von den IKT getragen, auch wenn sie die Anwendungen nicht nutzen.
Natürlich sollte dies nicht mit harter Hand geschehen, und während des gesamten Übergangs zum Harvesting und/oder zu den Chargebacks sollte ein angemessenes Änderungsmanagement durchgeführt werden. Die Umstellung auf effiziente Lizenzen könnte auch durch Anreize für die effektivsten Nutzer unterstützt werden.
Erreichen Sie einen Zustand der Harmonie mit Ihren Zulieferern
Das geht natürlich nicht von heute auf morgen, aber wenn Sie den Überblick und die Kontrolle darüber haben, wie die Lizenzen in Ihrem Unternehmen genutzt werden, sind Sie in der Lage, bei Ihren Anbietern das Sagen zu haben, anstatt deren Einschätzung der Softwarenutzung im vergangenen Zeitraum anfechten zu müssen.
Die "True-up"-Rechnung wird zu einem Vermächtnis der Vergangenheit und nicht zu einem bösen Schock, der sich auf Ihr Software-Budget für das nächste Geschäftsjahr auswirkt. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Kosten die Schätzung von vor einem Jahr übersteigen werden, sind Sie zumindest auf eventuelle Nachzahlungen vorbereitet und können rechtzeitig Vorsorge treffen.
Aufgrund unserer Erfahrung in der technischen und wissenschaftlichen Industrie, die von der Energie- und Automobilindustrie bis hin zur Optik und Pharmazie reicht, haben wir einen einzigartigen Einblick in die vielen spezialisierten Softwareprodukte, die in diesen Branchen eingesetzt werden, sowie in potenzielle Lizenzierungsprobleme und -schwierigkeiten.
Wir bieten nicht nur robuste Softwarelösungen an, sondern verfügen auch über mehr als 20 Jahre Erfahrung in diesem Bereich und ein engagiertes Team von Beratern, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Softwarelizenzen unterstützen.
Bitte zögern Sie nicht, uns mit Ihren Problemen bei der Lizenzierung zu kontaktieren.
