HEXAGON ISL: Nutzungsanalyse zur Kosteneinsparung

[0:06] Dorcas: Guten Morgen, guten Nachmittag und guten Abend allerseits. Vielen Dank, dass Sie am heutigen Webinar mit dem Titel „Hexagon ISL-Nutzungsanalyse zur Kosteneinsparung“ teilnehmen. Mein Name ist Dorcas und ich werde heute Ihre Moderatorin sein. Hexagon ISL ermöglicht eine effektive Verwaltung der Hexagon-Produktlizenzen, doch die Berichtsfunktionen des Systems liefern kein vollständiges Bild der tatsächlichen Lizenznutzung. In diesem Webinar wird Linda Cole, Solutions Architect bei Open iT, zeigen, wie eine detaillierte Analyse der Lizenznutzung aufschlussreiche Berichte und Visualisierungen liefern kann, in denen die Nutzung mit Budgets und Branchen-Benchmarks verglichen wird. Dieser Ansatz ermöglicht ein besseres Lizenzmanagement und erhebliche Kosteneinsparungen.

[0:54] Bevor wir beginnen, möchte ich Sie alle dazu ermutigen, Ihre Fragen per E-Mail an webinars@openit.com zu senden. Wir behalten auch die Kommentarbereiche auf LinkedIn und Facebook im Auge, und unser Referent wird diese Fragen während der Fragerunde beantworten. Sollten wir keine Zeit oder Gelegenheit haben, Ihre Fragen zu beantworten, werden wir uns per E-Mail bei Ihnen melden, um Ihnen die Antwort zukommen zu lassen.

[1:26] Unsere Referentin ist seit 2014 als Fachrednerin tätig und lebt in Houston. Sie ist eine dynamische Beraterin auf Führungsebene mit mehr als 35 Jahren vielfältiger Erfahrung in der Technologiebranche. Als bewährte Führungskraft verfügt sie über ein einzigartiges Spektrum an Aufgaben in kleinen und großen Unternehmen und setzt sich leidenschaftlich für den Aufbau erfolgreicher Unternehmen ein. Derzeit unterstützt sie Kunden bei der Lösung ihrer geschäftlichen Probleme im Bereich der Softwarelizenzierung. Meine Damen und Herren, bitte begrüßen Sie Linda Cole.

[2:04] Linda: Vielen Dank, Dorcas, für diese Einführung, und herzlich willkommen zu unserem heutigen Webinar, bei dem es natürlich um Hexagon ISL geht. Wir werden kurz die Tagesordnung durchgehen. Wir werden einen kurzen Überblick über die Geschichte von Hexagon geben und kurz darauf eingehen, wie viele verschiedene Lizenztypen es gibt, was die Sache noch komplexer macht. Wir werden uns, wenn Sie so wollen, etwas eingehender mit den Nutzungsdaten befassen und erläutern, wie die Berater hier bei Open iT Kunden dabei unterstützen, diese Daten zu analysieren, wenn sie sich für eine Zusammenarbeit mit uns entscheiden. Aber unabhängig davon, ob Sie die Open iT-Lösung nutzen oder nicht, wird Ihnen die eingehende Betrachtung der Nutzungsdaten wirklich helfen, sich ein besseres Bild zu verschaffen. Wir werden Ihnen zeigen, dass wir über viele verschiedene Datenpunkte verfügen, die Ihnen einen umfassenden 360-Grad-Überblick verschaffen. Zum Abschluss werden wir Best Practices vorstellen und Fragen beantworten. Also lassen Sie uns gleich loslegen.

[3:07] Hexagon AB hat für mich sozusagen eine interessante Geschichte, wenn man so will. Das Unternehmen wurde bereits 1992 gegründet und ist in dieser Zeit offensichtlich enorm gewachsen. Derzeit beschäftigt es über 24.500 Mitarbeiter in 50 verschiedenen Unternehmen. Der Umsatz hat mittlerweile die Marke von 5,5 Milliarden US-Dollar überschritten, und ich glaube, das Unternehmen hat Autodesk, was den Umsatz angeht, gerade überholt – es ist also ziemlich groß. Was ich jedoch wirklich interessant fand, war, dass das Unternehmen zwischen 2000 und 2022 über 170 Übernahmen getätigt hat. Ich habe hier einige davon aufgelistet, aber Sie können sich vorstellen, dass die Lizenzierung in dieser technischen Nische, in der wir tätig sind – das ist unser Spezialgebiet, unser Sweet Spot –, sehr komplex ist. Man kann sich jedoch vorstellen, dass die Integration all dieser unterschiedlichen Produkte und Softwaretitel die Sache noch schwieriger macht. Bei diesem speziellen Anbieter erfolgte die Lizenzierung ursprünglich über einen Dongle, eine HASP-Hardlock-Lizenz, und später wurde auf einen Lizenzmanager umgestellt, der den SPLM-Lizenzmanager nutzte. Heute sprechen wir jedoch über ihren neuen cloudbasierten Lizenzmanager, der als ISL bezeichnet wird.

[4:28] Das ISL-Portfolio umfasst also viele verschiedene Lizenztypen. CS, was für „Concurrent Standard“ steht, CX, das erweitert ist, serverbasiert, tokenbasiert, hostgebunden, benutzergebunden usw. Diese gibt es sowohl als unbefristete Lizenzen, und man kann einige unbefristete Lizenzen aus dem SPLM übernehmen, aber alle neuen Lizenzen werden als „Lease“ oder „Abonnement“ bezeichnet. Wir werden uns heute vor allem auf die Lizenztypen CS und CX konzentrieren. Und für diejenigen unter Ihnen, die es vielleicht nicht wissen: Die CS-Lizenz, also „Concurrent Standard“, ist eine 12-Stunden-Lizenz. Das bedeutet, dass Ihre Endbenutzer diese Anwendung innerhalb eines Zeitraums von 12 Stunden so oft öffnen und schließen können, wie sie möchten. Beachten Sie jedoch, dass die Lizenz nach Ablauf dieser 12 Stunden für die Ablaufphase – also weitere 12 Stunden – gesperrt ist. In der Analyse, die ich Ihnen heute vorstellen werde, werden wir daher die Nutzung von CX- und CS-Lizenzen vergleichen und gegenüberstellen. Sie werden also sehen, dass ein Kunde, der nur über CS-Lizenzen verfügte, letztendlich mehr davon verbraucht hat, da seine Endnutzer aufgrund ihrer Arbeitsweise mehr als 12 Stunden benötigten – im Gegensatz zur gleichzeitigen Nutzung, die einen Zeitraum von 24 Stunden abdeckt. Aber woher wissen Sie, welche Art von Lizenz Sie benötigen? Natürlich gibt es einen Kostenunterschied, und wahrscheinlich benötigen Sie eine Mischung aus beiden, aber jeder Kunde ist anders.

[6:11] Wenn wir uns also mit der Datenanalyse befassen, stellen wir fest, dass nicht nur jeder Kunde anders ist, sondern dass Sie alle Ihre eigene DNA, Ihre eigene Kultur und Ihr eigenes Geschäft haben – und dass sich die Art und Weise, wie Ihre Endnutzer diese verschiedenen Anwendungen nutzen, ebenfalls unterscheidet. Das müssen Sie also mit einbeziehen, aber Sie benötigen bestimmte Datenpunkte, um dies herauszufinden. Was ich nun empfehle, wenn Sie in eine Abrechnung oder Vertragsverhandlung gehen: Als allererstes sollten Sie herausfinden, wofür Sie bezahlen, obwohl es gar nicht genutzt wird. Hier benötigen Sie einfach einen Bericht, der aufzeigt – nun sind einige davon kostenlos, da sie beispielsweise im Rahmen eines CS-Vertrags enthalten sind, aber bei anderen fallen tatsächlich Kosten an. Das ist jedoch der allererste Ansatzpunkt, an dem Sie ansetzen sollten. Ich kann Ihnen versichern: Wenn Sie in diese Verhandlungen mit dem Anbieter gehen, sich mit ihm zusammensetzen und ihm einen Bericht vorlegen, der besagt: „Hier sind alle Anwendungen, für die ich bezahle, die ich aber nicht nutze“, verändert das die Gesprächsbasis wirklich. Denn natürlich wollen wir, dass er Geld verdient – wir sind alle im Geschäft, um Geld zu verdienen –, aber Sie wollen nicht für Dinge bezahlen, die Sie nicht mehr nutzen.

[7:26] Schauen wir uns das also zunächst einmal an und sprechen wir kurz über die „Key Stores“. Im Hexagon ISL – einem cloudbasierten Anbieterportal für das Lizenzmanagement – gibt es sogenannte „Key Stores“, wie Hexagon sie nennt. Meine erste Analyse dazu liegt nun schon etwa fünf oder sechs Jahre zurück, und der Kunde, mit dem ich damals zusammenarbeitete, nutzte die Key Stores, um sein Unternehmen zu segmentieren. Das fand man dort fantastisch, weshalb man für alle verschiedenen Gruppen oder Abteilungen jeweils einen eigenen Key Store einrichtete. Das Problem dabei ist jedoch: Wenn man mehrere Key Stores hat, besteht die Tendenz, dass die Nutzung nicht optimal ist. So kann es passieren, dass in einem Key Store mehr Schlüssel ausgegeben werden, als benötigt werden, während in einem anderen zu wenige vorhanden sind. Was wir uns heute also ansehen, ist die Zusammenlegung dieser Schlüsseldepots. Auch hier bei Open iT haben wir mit unserer Lösung die Möglichkeit, verschiedene Kombinationen zu simulieren. Und genau das können wir uns ansehen. Hier ist also ein Beispiel für ein sozusagen kombiniertes Schlüsseldepot für eine Handvoll Anwendungen, und wir haben die Kosten dazu.

[8:38] Was Ihnen bei den Lizenzen außerdem auffallen wird, ist, dass es ganz unterschiedliche Arten gibt. Wenn man sich die Verträge ansieht, gibt es einige, die – wenn man so will – eine Art „Pay-per-Use“-Modell darstellen, bei dem man für jede Nutzung bezahlt. Manche sehen eine Kombination aus einer Pauschalgebühr vor, und wenn man diese überschreitet – oder über das festgelegte Limit hinausgeht, was auch immer als Pauschalgebühr festgelegt war –, wird das zusätzlich in Rechnung gestellt, und es gibt jede erdenkliche Kombination davon. Wir betrachten hier also – auch wenn es sich wieder nur um einen Teil eines Portfolios handelt – wie viele Lizenzen wir besitzen im Vergleich dazu, wie viele wir tatsächlich nutzen. Ein weiterer wichtiger Punkt, den ich ansprechen möchte: Wenn Ihr Vertrag eine Pauschalgebühr enthält, habe ich sowohl Verträge gesehen, in denen Mengen festgelegt sind, als auch solche mit unbegrenztem Umfang sowie verschiedene Kombinationen usw. Aber unabhängig davon gilt: Wenn Sie Ihre Lizenzdatei erhalten, ist diese nicht unbegrenzt, wie es bei manchen anderen Anbietern der Fall ist, sondern enthält tatsächlich konkrete Zahlen. Damit die Anbieter also einen Preis für Ihr Pauschalpaket festlegen können, gehen sie wohl davon aus, dass Sie eine bestimmte Menge des Produkts nutzen, wenn man so will. Es ist also wirklich wichtig: Die Anbieter werden sagen: „Oh, wir machen es Ihnen einfacher, es ist unbegrenzt, es ist eine Pauschale, Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen.“ Aber auch hier gilt: Sie sollten wirklich wissen, was Sie nutzen, damit Sie einen besseren Preis aushandeln können. Niemand möchte für Dinge bezahlen, die er gar nicht nutzt.

[10:01] Hier sehen wir also die maximal verfügbare Anzahl – das entspricht den Angaben aus der Lizenzdatei, also wie viele Lizenzen Sie besitzen – im Vergleich zur maximal genutzten Anzahl. Wir haben hier gerade eine Berechnung durchgeführt und verwenden den Begriff „Business as usual“, was bedeutet: Wenn Sie Ihre Lizenzierung ändern und einfach für den betrachteten Zeitraum Lizenzen entsprechend der maximal genutzten Anzahl erwerben würden, wäre dies die Einsparung. Das ist zwar ziemlich erheblich, aber nicht ungewöhnlich – wir sehen das ständig. In diesem Fall beträgt die Einsparung 57 %. Gartner, Forrester, IDC – wenn man beginnt, die Nutzungsanalysen genauer zu untersuchen, um die Lizenzsituation zu optimieren, liegt die Einsparung bei mindestens 30 %. Und wir haben Kunden – wir sind seit über 20 Jahren im Geschäft –, bei denen diese Frage immer wieder auftaucht: „Na gut, vielleicht kann ich die ersten paar Jahre optimieren, aber wie sieht es danach aus?“ Wir haben Kunden, die schon seit 20 Jahren bei uns sind, und der Grund dafür ist, dass sich die Anbieter ständig ändern – und das mittlerweile sogar noch schneller. Sie ändern also ihre Nutzungsrechte, ihre Lizenztypen usw. Daher ist es wirklich wichtig, über ein Nutzungsanalyse-Tool und eine Lösung zu verfügen – vor allem über eine Komplettlösung, die Ihnen hilft.

[11:13] Wir führen also eine sogenannte Lizenzauslastung durch. Dabei berechnen wir den tatsächlichen Verbrauch: Wir schauen uns an, wie lange jede Lizenz in dem von Ihnen betrachteten Zeitraum genutzt wurde. Wir berechnen also – wobei im Normalfall Ihr Maximalwert gilt –, wie viele Lizenzen wir in 99 % der Zeit tatsächlich benötigt haben. Genau das sehen Sie hier in dieser Berechnung, und daraus ergibt sich die Reduzierung. Nun möchte ich anmerken, dass Sie niemals – und das gilt auch für den 95-Prozent-Fall – sagen werden: „Oh, wir wollen pauschal 99 % oder eine 95-Prozent-Quote.“ Normalerweise wird man sich das anschauen und es für jede der verschiedenen Funktionen oder Anwendungen in Ihrem Portfolio bewerten. Aber Sie müssen über diese Datenpunkte verfügen, um eine fundiertere Entscheidung treffen zu können.

[12:12] Schauen wir uns also diese Teilmenge an, die ich heute vor mir habe. Bei dieser speziellen Lizenz handelt es sich um eine CX-Lizenz, also die 24-Stunden-Lizenz. Und hier sehen wir, dass wir zwar wieder 35 Lizenzen besitzen, aber höchstens sechs davon jemals genutzt haben. Oben sehen wir die Anzahl der einzelnen Nutzer: 28 Nutzer teilen sich also 35 Lizenzen. Wenn man also nur diese beiden Datenpunkte hätte, könnte man wahrscheinlich sagen: Da die Anzahl der einzelnen Nutzer geringer ist, könnte ich die Anzahl der Lizenzen wahrscheinlich reduzieren. Aber würde man sie auf sechs reduzieren, oder wo liegt der optimale Wert? Hier sehen wir, dass sie in 99 % der Fälle bei vier liegt. Man sieht, dass die vierte Lizenz – in diesem Beispiel liegen nur Daten für drei Monate vor – 23 Stunden beträgt. Wir stellen Ihnen also alle verschiedenen Datenpunkte konkret zur Verfügung. Aber wir können noch einen Schritt weitergehen und fragen: Okay, wie sah die Nutzung der einzelnen Benutzer aus? Wir können uns also die Zeitachsen und die einzelnen Benutzer ansehen und feststellen: Wow, okay, dieser Benutzer hat fast 24 Stunden erreicht, also braucht er vielleicht doch eine CX-Lizenz.

[13:23] In dieser speziellen Analyse haben wir den Schwellenwert auf vier festgelegt. Das bedeutet: Wenn die Nutzungsdauer viermal mehr als 12 Stunden betrug – und genau das haben wir hier berechnet –, würden wir eine CX-Lizenz empfehlen, andernfalls nicht. Wir sehen hier die ersten Nutzer; viele von ihnen haben die Lizenz nie länger als 12 Stunden genutzt, daher empfehlen wir eine CS-Lizenz, und genau das sehen Sie hier oben. Es gibt also eine Empfehlung, wie die optimierte Position aussehen sollte und wie hoch der Prozentsatz ist. Ich werde nun einige dieser Beispiele durchgehen, um es Ihnen zu veranschaulichen, da wir bei verschiedenen Anwendungen unterschiedliche Ergebnisse sehen können.

[14:10] Hier haben wir also „Smart Instrumentation“ – wieder 35 Lizenzen, aber 22 verschiedene Benutzer und eine Obergrenze von neun. Wenn wir uns das hier ansehen, ist es ein wenig anders, denn jetzt können wir hier unten den Benutzer „Israel“ betrachten und feststellen: Wow, was ist hier los? Wie kommt es, dass an einem einzigen Tag mehr als 24 Stunden Nutzung verzeichnet sind? Das liegt daran, dass er mehrere – wir nennen das „License Hogging“ – Lizenzen gleichzeitig ausgecheckt hat. Diese Zeiten summieren sich also. Daher empfehle ich auch hier wieder eine CX-Lizenz für diesen bestimmten Benutzer. Das ist jedoch sehr kundenspezifisch. Manche Kunden erlauben ihren Benutzern nicht, mehr als eine Lizenz auszuleihen, andere schränken dies ein; es gibt bestimmte Personen, die dies aufgrund ihrer Tätigkeit und Stellenbeschreibung tun dürfen. Manchmal ist dies bei Anwendungsservern jedoch gar nicht beabsichtigt: Ein Benutzer loggt sich in einen Anwendungs- oder Terminalserver ein, arbeitet dort, und wenn er dann das Fenster mit dem „X“ schließt, anstatt sich abzumelden, entsteht diese Situation. Das ist hier nicht unbedingt der Fall; ich sage nur, man sollte die Daten einsehen können, um genauer zu untersuchen, was hier aus Sicht des Nutzerverhaltens vor sich geht. Und so sehen wir hier, dass einige Nutzer die Lizenz monopolisieren. Wenn wir die Empfehlung jedoch auf die Nutzer aufschlüsseln – das ist also die Nutzerzahl –, können wir das überprüfen und feststellen: Hey, vielleicht benötigen hier nur 9 % diese Art von Lizenz.

[15:53] Hier sehen wir also „Smart Review“. Wir betrachten wieder dieselben Daten: Die maximale Auslastung liegt deutlich unter der maximalen Verfügbarkeit, und die Anzahl der eindeutigen Nutzer ist geringer. Aber auch hier sehen wir wieder dasselbe Phänomen: Einige Nutzer verwenden mehrere Lizenzen, wodurch die Zahlen in die Höhe getrieben werden. Aber hier oben sehen wir auch, dass es durchgehende 24-Stunden-Zeiträume gibt, in denen die Auslastung hier absinkt und dann wieder ansteigt. Das bezeichnen wir als „Camping“. Das könnte daran liegen, dass dieser Nutzer einen Job ausführt, oder es könnte sein, dass er die Anwendung einfach geöffnet und offen gelassen hat, richtig? Wir wollen das also verstehen, damit wir diese Nutzer schulen und sie sozusagen zu verantwortungsbewussteren Nutzern machen können – indem wir ihnen sagen: „Hey, wenn du die Anwendung nicht nutzt, gib die Lizenz bitte wieder zurück.“ Dieser Wert hat also einen viel höheren Prozentsatz im Hinblick auf die Empfehlung, aber auch hier gilt: Man muss sich das bis hinunter auf die einzelne Anwendung genau ansehen.

[16:56] Auch das war Teil eines festen Pakets, nicht besonders teuer, aber bei 425 Lizenzen hatten wir bisher nur 44 verschiedene Nutzer, die diese genutzt haben, und von diesen wurden jeweils nur fünf genutzt. Selbst wenn das Teil Ihres Pakets ist, können Sie dem Anbieter also sagen: „Hey, ich brauche nicht so viele Lizenzen in meinem Portfolio – ich denke, wir können eine bessere oder optimiertere Lösung finden.“

[17:25] Dieses Beispiel ist wesentlich häufiger anzutreffen und unterscheidet sich daher ein wenig, da wir hier mehr einzelne Nutzer als Lizenzen haben. Das ist großartig, genau darum geht es ja: Wir wollen diese teuren Lizenzen gemeinsam nutzen können. Wir sehen jedoch, dass die maximale Auslastung größer ist als die maximale Verfügbarkeit. Das passiert, wenn man eine feste Komponente mit einer bestimmten Anzahl hat und diese Grenze vorübergehend überschreiten darf. Die tatsächlichen Kosten werden sich also ändern. Die ersten 100, für die eine feste Gebühr gilt, haben einen bestimmten Preis, aber die 10, um die man diese Grenze überschreitet, verursachen andere Kosten. Auch hier muss man die eigene Organisation betrachten, um zu entscheiden, ob man diese Art von Flexibilität haben möchte. Wir sehen hier jedoch, dass wir in 99 % der Fälle nur 93 benötigen – es ist also eine geschäftliche Entscheidung. Ich hatte tatsächlich schon einen Kunden, der sagte: „Es ist mir egal, was es kostet.“ Bei ihm ging es nicht um Kostenoptimierung, sondern er meinte: „Es ist uns egal, was es kostet – wir wollen auf keinen Fall, dass es jemals zu einer Ablehnung kommt oder dass jemand nicht in der Lage ist, eine Anwendung zu öffnen, wenn er sie braucht.“ Es handelt sich also wiederum um eine unternehmerische Entscheidung für jedes einzelne Unternehmen. Aber hier sehen wir, dass es einige Nutzer gibt, die das System sehr intensiv nutzen. Auch hier muss man sich die Daten genauer ansehen, um festzustellen, ob sie gleichzeitige Aufträge ausführen, ob das der gewünschten Konfiguration entspricht und dergleichen.

[19:03] Und dann habe ich hier, glaube ich, noch ein weiteres Beispiel bei Smart Electrical, wo wir wiederum eine große Anzahl von Lizenzen und eine kleine Anzahl einzelner Nutzer haben, aber hier kommt es zum „Camping“ und „Hogging“ von Lizenzen. In diesem speziellen Fall bleibt ein Nutzer kontinuierlich auf der Lizenz, während ein anderer Nutzer diese „monopolisiert“, was bedeutet, dass er mehrere Lizenzen gleichzeitig auscheckt. Mit der Open iT-Lösung verfügen wir über all diese Datenpunkte, um festzustellen, wie viele Lizenzen gleichzeitig genutzt werden. Das sehen wir hier unten in diesem Diagramm. Sie können sich wiederum ansehen, wie sich die Nutzung jeder einzelnen Lizenz über die verstrichene Zeit hinweg darstellt. Sie können dies sehr detailliert betrachten – hier wird die Betrachtung auf Tagesebene vorgenommen, aber Sie können bis auf die Stundenebene herunterzoomen. Die Fähigkeit, diese Daten zu analysieren, wird also wirklich wichtig sein.

[20:02] Das ist also genau dasselbe, was wir uns bereits angesehen haben, aber ich habe hier die Prozentsätze hinzugefügt. Wenn Sie also nur einen kurzen Überblick haben möchten: Wenn wir uns diese Zahlen ansehen – die „Business as usual“-Werte von 99 und 95 in diesen Prozentsätzen –, dann beziehen sich diese lediglich auf die reinen Zahlen hier. Wenn wir also von einer CX-Lizenz auf eine CS-Lizenz umsteigen würden, könnten wir das ausrechnen. Wenn Sie die Preise für beide kennen, ergibt sich sogar ein noch größeres Einsparpotenzial. Diese Zahl kann also sowohl als prozentualer Einsparungsanteil als auch als Einsparungsbetrag in Dollar steigen. Vielleicht möchten Sie diese Einsparungen in eine andere Anwendung oder bei einem anderen Anbieter investieren, vielleicht möchten Sie sie direkt in den Gewinn einfließen lassen – oder eine Kombination aus beidem. Aber es ist wichtig, dies zu erkennen, denn schließlich möchten Sie, dass jedes Ihrer Geldmittel für Sie arbeitet.

[20:49] Ein weiteres Beispiel – hier handelt es sich um einen anderen Fall, bei dem es sich um eine ganz andere Gruppe von Lizenzen handelt. Aber lassen Sie mich das kurz überspringen. Sie möchten sich die Null-Nutzung ansehen, aber ich möchte mir speziell diese beiden Lizenzen vom Typ CS ansehen, also „Smart Construction“ und „P&ID“, die sehr unterschiedliche Kosten verursachen. Wir haben hier jedoch dieselbe Situation, dieselbe Art von Analyse, bei der wir den „Business-as-usual“-Zustand betrachten – hier haben wir die 30 % im Vergleich zu den 99 und 95. Wenn wir uns nun diese Nutzung ansehen – oh, Entschuldigung, hier ist eine andere Möglichkeit, wie Sie das betrachten können. Wir haben zwar Power-BI-Dashboards usw., aber die Leute sehen sich gerne alles an. Wir haben also Nutzungstrends – das entspricht jener Lizenzeffizienz, bei der wir die 99 und 95 berechnen, also die eindeutigen Nutzer; hier haben wir uns auf „Smart Construction“ konzentriert. Wir können die Nutzung stundenweise, wochenweise usw. einsehen und sie dann nach Gruppen, Abteilungen, Kostenstellen usw. aufschlüsseln. Aber wenn wir das hier genauer unter die Lupe nehmen, sieht es etwas anders aus: Wir haben eine sehr große Anzahl eindeutiger Nutzer, die sich eine geringere Anzahl von Lizenzen teilen. Das ist normalerweise genau das, was man will, oder? Denn man möchte die bestmögliche Auslastung erreichen. Doch selbst in dieser Situation sind maximal 175 Lizenzen im Einsatz, und in 99 % der Zeit haben wir nur 148 genutzt. Das ist doch interessant, oder? Sollten also einige dieser Nutzer eine CX-Lizenz haben? Nun, bei diesem speziellen Kunden wird, wie ich bereits erwähnt habe, eine CS-Lizenz nach 12 Stunden gesperrt. Wenn sie sie also länger als 12 Stunden nutzen müssen, verwenden sie mehrere Lizenzen. Ich hätte hier wahrscheinlich weiter nach unten scrollen sollen, um den Screenshot zu machen, aber es handelt sich um eine sehr große Anzahl von Nutzern. Was wir jedoch in den Daten sehen, ist, dass es eine große Anzahl von Nutzern gibt, die mehrere Lizenzen verwenden. Das ist ein anderes Verhalten als das, was wir bei Nutzern mit einer CX-Lizenz beobachtet haben. Es ist also durchaus interessant, die Daten aus dieser Perspektive zu betrachten und herauszufinden: „Hey, brauche ich eine Kombination?“, oder man muss nachrechnen, wie hoch die Kosten für eine CS-Lizenz im Vergleich zu einer CX-Lizenz sind.

[23:25] Und hier bei Smart P&ID haben wir wiederum eine größere Anzahl individueller Nutzer, und in dieser speziellen Ansicht lässt sich das viel leichter erkennen. Wir haben also diesen Nutzer, der einen höheren Prozentsatz oder eine längere Nutzungsdauer aufweist, aber Sie können sehen, dass er zu einem bestimmten Zeitpunkt 70 Lizenzen genutzt hat, richtig? Wow. Wenn das also wirklich die Art und Weise ist, wie dieser Nutzer arbeiten muss, würden wir empfehlen, ihm eine CX-Lizenz zuzuweisen. Es gibt hier noch ein paar weitere Beispiele. Ich hoffe, dieser Vergleich ist hilfreich, aber ich möchte Ihnen noch eine weitere Perspektive aufzeigen. Wir haben uns einen bestimmten Nutzer genauer angesehen, der Lizenzen in großem Umfang beanspruchte – vielleicht führte er Jobs aus oder Ähnliches –, denn wir können erkennen, dass er verschiedene Hosts nutzte, wenn er diese Anwendungen laufen hatte. Auf einigen Hosts wurden also mehrere Instanzen gleichzeitig genutzt, aber insgesamt lässt sich erkennen, dass er im Laufe der Zeit mehrere Hosts für diese einzelne Anwendung genutzt hat. Wir können also erneut tief in diese Daten einsteigen und die maximale Auslastung, die verstrichene Zeit sowie die Aufschlüsselung bis hin zum Tag und zur Stunde betrachten. Das ist also einfach eine weitere Möglichkeit, die Daten zu betrachten und sie genauer zu untersuchen, um herauszufinden, was vor sich geht.

[24:52] Zusammenfassend möchte ich heute also Folgendes sagen: Unabhängig davon, welchen Anbieter Sie in Betracht ziehen, sollten Sie zunächst ermitteln, was Sie nicht nutzen. Schauen wir uns diese Nullnutzung einmal an. Und speziell bei Hexagon sollten Sie, wenn Sie noch ältere unbefristete Lizenzen haben, sicherstellen, dass Sie diese voll ausschöpfen, bevor Sie auf Ihre Leasing-Lizenzen zurückgreifen. Das Gleiche gilt auch hier: Sie sollten darauf achten, dass – sofern Sie eine Kombination aus Festpreis und Überschreitungsgebühr haben, bei der Sie das Kontingent überschreiten können – eine Abrechnung erfolgt; die meisten Fälle, die ich gesehen habe, laufen vierteljährlich. Aber Sie sollten Ihre Lizenzen mit Festpreis nutzen, bevor Sie die Obergrenze überschreiten. Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Schlüssel-Speicher zusammenzufassen – wie ich bereits erwähnt habe, habe ich das erste Mal vor etwa fünf oder sechs Jahren gemacht und ein weiteres Mal erst letztes Jahr –, gab es dort aufgrund von Übernahmen mehrere Schlüssel-Speicher, da verschiedene Unternehmen übernommen worden waren, und man dachte: „Oh, das ist toll, wir können sie getrennt halten.“ Aber sobald sie diese Schlüsselverzeichnisse zusammengeführt hatten, konnten sie ihre Lizenzkosten deutlich senken. Und dasselbe gilt auch für Veräußerungen, richtig? Wenn sich etwas tut, kann man das nutzen. Ich sage also nicht, dass man immer nur ein Schlüsselverzeichnis haben sollte, sondern dass man bewusste Entscheidungen über seine Schlüsselverzeichnisse treffen sollte, um eine optimierte Position zu erreichen.

[26:30] Entscheiden Sie dann, welche Art von Lizenz für Sie am besten geeignet ist. Das hängt natürlich von Ihrer Organisation ab – davon, wie Ihre Nutzer arbeiten und an welchen Arten von Projekten sie arbeiten. Aber Sie sollten in der Lage sein, diese Daten zu analysieren, um zu entscheiden, ob das machbar ist. Das ist natürlich wiederum sehr kundenspezifisch, aber möchten Sie die Nutzung auf eine Lizenz pro Person beschränken? Oder möchten Sie den Großteil der Organisation, also die meisten Nutzer, auf eine Lizenz beschränken, während es vielleicht eine kleine Untergruppe gibt, die aufgrund der Projekte, an denen sie arbeiten, mehr nutzen könnte? Das sollten Sie also differenziert betrachten. Man kann das wirklich feinabstimmen – ich denke, das ist die Kernaussage hier: die Konfiguration der Nutzungsrechte Ihrer Nutzer genau anzupassen. Möchten Sie Zeitfenster für Lizenzen vom Typ „CS“ festlegen? Das bedeutet – entschuldigen Sie bitte –, dass Sie festlegen können, dass diese Lizenzen nur von 6:00 Uhr bis 18:00 Uhr oder von 7:00 Uhr bis 19:00 Uhr verfügbar sind? Aber wenn Sie ein globales Unternehmen sind, funktioniert das vielleicht nicht; dann benötigen Sie möglicherweise eine andere Lösung. Und dann sollten Sie sich tatsächlich die Pauschalpakete genauer ansehen, denn auch hier muss irgendwo ein Preis festgelegt werden – dieser Preis kommt von irgendwoher –, also nehmen sie eine Schätzung oder Einschätzung vor, wie viel Sie ihrer Meinung nach nutzen werden, um berechnen zu können, wie hoch dieser Preis sein sollte.

[28:00] Damit sind wir am Ende angelangt. Ich habe nur noch ein paar Minuten Zeit, aber bevor wir zum Abschluss kommen, möchte ich das Wort noch einmal an Dorcas weitergeben, damit sie Fragen beantworten kann. Ich freue mich sehr, dass heute alle hier sind.

[28:18] Dorcas: Ja, vielen Dank, Linda, für deinen Vortrag. Ich habe hier einige Fragen von unseren Teilnehmern. Okay, die erste Frage lautet: Wie sieht es mit den anderen Lizenzarten aus, die du im Webinar erwähnt hast? Hast du dazu auch Analysen?

[28:32] Linda: Klar, wir helfen Ihnen auf jeden Fall gerne weiter. Aber wie Sie sehen, hatte ich heute kaum genug Zeit, um all diese verschiedenen Szenarien allein in Bezug auf CS und CX durchzugehen. Aber lassen Sie mich hier kurz einhaken: Wir haben die Möglichkeit – oder besser gesagt, Sie haben die Möglichkeit –, uns zu kontaktieren, um eine kostenlose 30-minütige Beratung mit einem unserer Berater zu vereinbaren. Sie können diesen QR-Code scannen oder einfach auf openit.com gehen. Wie ich bereits erwähnt habe, ist jeder Kunde anders. Wenden Sie sich also bitte einfach an uns – wir würden uns sehr über ein Gespräch mit Ihnen freuen, um Ihre Situation zu besprechen und Beispiele anzuschauen.

[29:12] Dorcas: Okay, danke. Noch eine Frage. Er fragt: „Was ist, wenn ich noch SPLM- und Hexagon-ISL-Lizenzen habe – wie wird das ausgewertet?“

[29:19] Linda: Ja, das ist eine tolle Frage. Wir haben bereits zahlreiche Analysen für Kunden durchgeführt, die über beide Lizenztypen verfügen, und wir sind in der Lage, diese zu kombinieren. Wie ich, glaube ich, bereits erwähnt habe, sehe ich auf Funktionsebene kaum Überschneidungen, aber man sollte dennoch das gesamte Portfolio betrachten. Und ohne Änderungen vornehmen zu müssen, können wir diese Daten zusammenführen, sodass wir das gesamte Portfolio betrachten und die gleiche Art von Analyse durchführen können. Was die aktuelle Lizenzierung angeht, ist das zwar anders – bei SPLM handelt es sich um eine Concurrent-Lizenz, im Gegensatz zu CS und CX –, aber wir können die Analyse auf jeden Fall durchführen und das gesamte Portfolio zusammenfassen. Das ist eine tolle Frage, denn ich sehe das sehr oft, ich sehe solche Kombinationen sehr häufig. Normalerweise zwingen einen neue Feature-Versionen dazu, auf ISL umzusteigen, aber ich sehe immer noch eine große Anzahl von Kunden, die beides haben.

[30:26] Dorcas: Okay, alles klar, vielen Dank. Noch einmal vielen Dank an Linda für diese Einblicke und die Beantwortung der Fragen. Aber bevor wir dieses Webinar beenden, hast du vielleicht noch ein paar abschließende Worte an unsere Teilnehmer?

[30:35] Linda: Ich möchte mich einfach bei allen bedanken. Ihr merkt sicher, dass es meine Leidenschaft ist, mich intensiv mit diesen Daten auseinanderzusetzen und sie zu analysieren. Wir lieben es wirklich, unseren Kunden dabei zu helfen, zu verstehen, was bei ihren Lizenzen vor sich geht. Das Thema ist so komplex, dass es sehr schwierig ist – man braucht sozusagen ein ganzes Dorf, um das zu bewältigen. Deshalb bin ich euch allen sehr dankbar, dass ihr heute hier seid. Ich hoffe, ihr habt etwas gelernt, und bitte meldet euch bei uns – wir würden uns sehr über ein ausführlicheres Gespräch mit euch freuen.

[31:06] Dorcas: In Ordnung, vielen Dank, Linda. Zur Erinnerung: Dieses Webinar wird aufgezeichnet, und die Aufzeichnung wird an Ihre bei der Anmeldung angegebene Unternehmens-E-Mail-Adresse gesendet. Nehmen Sie auch unbedingt wieder an unserem nächsten Webinar teil, in dem wir uns eingehend mit Nutzungsanalysen befassen werden. Besucht uns in den sozialen Netzwerken, vergesst nicht, Open iT, Inc. zu folgen und zu abonnieren. Schickt uns eine E-Mail an getstarted@openit.com, um noch heute mit der Optimierung eurer Software zu beginnen. Hier ist noch einmal Dorcas, eure Moderatorin. Vielen Dank und bleibt gesund. Vielen Dank an alle.