Unternehmen haben eine lange Liste von technischen Hilfsmitteln, die Teams bei der effizienten Arbeit unterstützen. Aufgrund dieser langen Liste kann es leicht passieren, dass man ein bestimmtes Tool übersieht, von dem man vielleicht nicht weiß, dass es für eine bestimmte Aufgabe viel besser geeignet ist als das, das man derzeit verwendet.
Es kann also sein, dass Sie einige Instrumente nicht ausreichend nutzen, was Ihrem Unternehmen schadet.
Ihre derzeitigen Tools könnten auch Sicherheitsrisiken oder Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften mit sich bringen, mehr kosten als sie für das Unternehmen wert sind und die Produktivität behindern, so dass sie sowohl eine Verschwendung von Ressourcen als auch ein Geschäftsrisiko darstellen.
Da es sehr mühsam sein kann, mit einer Vielzahl von Tools Schritt zu halten, müssen Sie IT Asset Management (ITAM) einführen.
ITAM kann die Art und Weise, wie Sie Ihre IT-Ressourcen verwalten, revolutionieren und ermöglicht Ihnen Folgendes:
- zusätzliche Kosten einsparen
- Effizienzsteigerung
- Lizenzen optimal nutzen
- die Sicherheitsrisiken zu verringern
- sich auf Prüfungen vorbereiten
- effektive Kaufentscheidungen zu treffen
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über ITAM wissen müssen - die Rolle, die es in Ihrem Unternehmen spielt, die Vorteile, die Sie daraus ziehen können, und wie Sie es erfolgreich teamübergreifend implementieren können.
Ein Überblick über das IT Asset Management
Unter IT Asset Management (ITAM) versteht man die Organisation aller Aspekte Ihrer IT-Umgebung.
Ein Teil des ITAM-Prozesses besteht darin, die Verträge mit Ihren Anbietern sowie die Finanz- und Inventardaten zu prüfen, um den Status und den Lebenszyklus Ihrer IT-Ressourcen zu ermitteln.
Wenn es richtig gemacht wird, ermöglicht ITAM ein umfassendes Verständnis Ihrer IT-Infrastruktur bei gleichzeitiger Maximierung des Geschäftswerts der darin enthaltenen Geräte und Programme.
Arten von IT Asset Management
Die IT-Asset-Verwaltung umfasst mehrere Kategorien, um bestimmte Vermögenswerte zu repräsentieren. Hier sind die verschiedenen Arten von IT-Assets, mit denen technische Teams normalerweise arbeiten.
Hardware
Dies bezieht sich auf die Ausrüstung, Maschinen oder Geräte, die zur gemeinsamen Nutzung von Informationen oder zur Verwaltung von Daten verwendet werden. Zur Hardware gehören Desktops, Laptops, Monitore, Router, Server, Drucker, Scanner, Kopierer, Prozessoren, Speichergeräte, Tastaturen, Mäuse, Netzteile und andere physische elektronische Geräte.
Software
Software ist das, was auf der Hardware installiert ist. Sie umfasst alle Programme, die auf Computern ausgeführt werden, damit die Benutzer Aufgaben ausführen können, von der Dateneingabe und Dokumentenverarbeitung bis hin zu Projektmanagement und kreativem Design und vielem mehr.
Sie können entweder proprietäre Software oder Software von Drittanbietern verwenden. Erstere wird von Ihrem unternehmenseigenen IT- oder Entwicklungsteam erstellt, während für letztere eine Lizenz des Anbieters erforderlich ist, die Ihnen die Nutzung der Software unter bestimmten Bedingungen erlaubt.
Digital
Digitale IT-Assets sind Teil des geistigen Eigentums Ihres Unternehmens. Zu dieser Kategorie gehören alle Geschäftsdaten, die Sie in Ihren IT-Systemen erfassen und speichern, z. B. Kundeninformationen, Website-Metriken, Text- und Bildinhalte sowie Daten Dritter.
Mobil
Smartphones, Tablets und andere internetfähige mobile Geräte gehören zu dieser Kategorie.
Mobile IT-Assets gelten als einzigartig, da das Konzept "Bring Your Own Device" (BYOD) es Mitarbeitern ermöglicht, persönliche mobile Geräte zu nutzen, indem sie das Unternehmensnetzwerk anzapfen.
Auf der anderen Seite können mobile Geräte ein Sicherheitsrisiko darstellen, da sie auch mit öffentlichem WLAN außerhalb Ihres Büros verbunden werden können, das anfällig für Cybersecurity-Angriffe ist.
Wolke
Die Nutzung von Cloud Computing oder Remote-Servern für das Hosting Ihrer IT-Infrastruktur, die Speicherung Ihrer Daten oder die Verwaltung Ihrer IT-Ressourcen definiert in erster Linie Ihre Cloud-Assets.
Cloud Computing kann mit den folgenden Methoden umgesetzt werden:
- Öffentliche Cloud, bei der die Computerdienste über das Internet für mehrere Organisationen bereitgestellt werden
- Private Cloud, bei der Sie den Dienst exklusiv nutzen
- Hybride Cloud, die sowohl öffentliche als auch private Cloud-Computing-Lösungen nutzt
Die Vorteile von ITAM
Die Verwaltung von IT-Ressourcen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, unabhängig von der Art, dem Typ oder dem Umfang des Betriebs.
Der strategische Einsatz von ITAM-Praktiken und -Tools kann Ihnen helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Gesteigerte Effizienz
Die Unternehmen entwickeln sich ständig weiter, so dass Sie Ihre IT-Infrastruktur aktualisieren und flexibler gestalten müssen.
Da ein Teil von ITAM die Verfolgung Ihres IT-Bestands ist, können Sie leicht feststellen, ob Sie die neueste Softwareversion haben oder ob Ihre Hardwarespezifikationen auf dem neuesten Stand sind.
Etwaige Lücken lassen sich leicht ermitteln und beheben, um Ihre Prozesse zu verbessern.
Mit ITAM können Sie auch die Relevanz oder Qualität der von Ihren IT-Systemen erfassten Daten besser beurteilen.
Wenn Sie diese Erkenntnisse zusammenführen, können Sie sich ein klares Bild davon machen, wie gut Ihre IT-Umgebung aufgebaut ist oder wie Sie sie besser gestalten können, um die wichtigsten Aktivitäten Ihres Unternehmens zu unterstützen.
Geringere Kosten
Wenn Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer IT-Ressourcen durchführen, werden Sie natürlich auch die finanzielle Bestandsaufnahme vornehmen. ITAM liefert Ihnen wichtige Informationen über die Kosteneffizienz Ihrer Anlagen.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass der Kauf, die Erstellung oder der Besitz einer Anlage einen hohen finanziellen Wert für Ihr Unternehmen hat. Das bedeutet, dass es sich schneller amortisiert, als es das Ende seines Lebenszyklus erreicht.
Umsichtige Nutzung der Ressourcen
ITAM fördert auch die Auswahl und den sinnvollen Einsatz von IT-Ressourcen. Dies ist möglich, da ITAM ein regelmäßiges Audit aller Arten von IT-Ressourcen umfasst, die Sie derzeit besitzen und wie sie in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden.
Vielleicht gibt es doppelte Exemplare eines bestimmten Software- oder Hardwaretyps, was Ihnen bis zur Durchführung der IT-Bestandsaufnahme nicht bewusst war. Von dort aus können Sie entscheiden, ob dieser Vermögenswert anderweitig verwendet oder auf die eine oder andere Weise zu Geld gemacht werden kann.
Auf jeden Fall können Sie es von Ihrer Liste zukünftiger Anschaffungen streichen, was Ihre Kosteneinsparungen weiter erhöht.
Hohe Produktivität
Technologie spielt in modernen Unternehmen eine wichtige Rolle, insbesondere IT-Assets mit Merkmalen und Funktionen, die für Ihr Tagesgeschäft relevant sind.
ITAM-Verantwortliche setzen daher in der Regel vorrangig IT-Assets ein, die die Kommunikation zwischen den Teams, die gemeinsame Planung, das Kundenbeziehungsmanagement, die Bestandsverfolgung, die Verteilung in der Lieferkette und Ähnliches fördern.
Außerdem haben die meisten IT-Ressourcen einen Lebenszyklus, der mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen kann, so dass Sie mit den Tools ausgestattet sind, die Sie für wichtige Projekte benötigen.
Einhaltung von Vorschriften
Die Einhaltung von Vorschriften ist nicht verhandelbar, da sie darauf abzielt, die Art und Weise, wie Unternehmen Kundendaten verwalten, zu standardisieren, faire und gesunde Beziehungen zu Wettbewerbern und Anbietern zu unterhalten und die allgemeinen Geschäftsrisiken zu verringern.
ITAM ermöglicht es Ihrem Team, die verschiedenen Aspekte der Einhaltung von Vorschriften zu berücksichtigen.
Dazu kann es gehören, die erforderlichen Softwarelizenzen zu sichern oder zu erneuern, Systemaktualisierungen für die Benutzer bereitzustellen oder die Abwehrmaßnahmen Ihres Unternehmens gegen Cyberangriffe zu überprüfen.
ITAM-Best-Practices
Laut Gartner hängt eine erfolgreiche ITAM-Implementierung von robusten Prozessen und den richtigen Tools zur Durchsetzung dieser Praktiken ab. Hier finden Sie wertvolle Empfehlungen für ein effektives ITAM-Programm.
Identifizieren Sie kritische Vermögenswerte
Eine gute IT-Umgebung bedeutet nicht, dass sie mit allen möglichen Arten von Hardware-, Software- oder Computergeräten gefüllt ist, wenn Sie nur geschäftskritische Geräte benötigen.
Organisationen im medizinischen Bereich nutzen beispielsweise eher eine Software, mit der sie elektronische Patientenakten organisieren können, als ein Kassensystem, das Einzelhandelsunternehmen für die Abwicklung von Kundeneinkäufen oder -transaktionen verwenden.
Verwalten Sie Software und Lizenzen an einem Ort
Wenn Sie auf Software von Drittanbietern angewiesen sind, kann es leicht passieren, dass Sie den Überblick darüber verlieren, wie viele davon in welcher Geschäftseinheit eingesetzt wurden, welche erneuert werden müssen oder was Sie laut Vertrag damit tun dürfen und was nicht.
Die Komplexität dieses Aspekts von ITAM macht die Investition in eine Lizenzverwaltungssoftware unumgänglich, denn das Letzte, was Sie wollen, ist ein schlechtes Abschneiden bei Hersteller-Audits und saftige Geldstrafen.
Die unternehmensweite Monitoring-Lösung der Open iT liefert Ihnen aus einem einzigen System heraus einen vollständigen Überblick über Ihre IT-Assets, einschließlich deren Standort, Anwendungsfälle, Rechenanforderungen usw.
Wenn Sie über genaue Daten verfügen, können Sie bessere Kaufentscheidungen in Bezug auf Ihre Software- und Lizenzierungsanforderungen treffen.
Automatisieren Sie
Zu den bewährten ITAM-Verfahren gehört die Automatisierung sich wiederholender Prozesse, einschließlich der Dateneingabe von IT-Verträgen und Hardware- oder Softwarebeständen.
Durch den Einsatz von Automatisierungswerkzeugen können Sie Ihr System so einrichten, dass es rechtzeitig Benachrichtigungen oder Warnungen über ausstehende Lizenzverlängerungen und Zahlungen sendet, so dass Sie rechtliche oder sicherheitsrelevante Probleme vermeiden können.
Implementierung von IT-Rückbuchungen
IT-Chargeback ist eine wichtige Komponente von ITAM, bei der die Abteilungen für die Anlagen oder Serviceanforderungen ihrer Mitglieder verantwortlich gemacht werden.
Mit dem IT-Chargeback-Programm der Open iT können Sie sicherstellen, dass die IT-Ausgaben Ihres Unternehmens gut verwaltet werden, und gleichzeitig den Blick Ihrer Mitarbeiter für Kosteneinsparungen schärfen.
Da die Kosten für jede Anlage über fortschrittliche Fakturierungslösungen der betreffenden Abteilung in Rechnung gestellt werden, ist es einfach zu prüfen, ob die Zuweisung des IT-Budgets einer bestimmten Einheit auf der Grundlage der von ihr ausgeführten Funktionen gerechtfertigt ist.
Nutzen Sie Ihre Daten
Das Ziel besteht darin, Ihre ITAM-Daten durch Datenintegrationsfunktionen den Mitgliedern Ihrer Organisation, z. B. den Mitarbeitern des Service Desks, zur Verfügung zu stellen.
Service-Desk-Mitarbeiter sollten Zugang zu Remote-Servern haben, damit sie Daten abrufen können, die für die Bearbeitung von Serviceanfragen von Geschäftskunden benötigt werden.
Feedback von Endnutzern einholen
Die Einrichtung geeigneter Feedback-Kanäle ist die einzige Möglichkeit für Systementwickler und -designer zu erfahren, was in Ihrer IT-Umgebung funktioniert und was nicht.
Führen Sie Umfragen oder Interviews mit ITAM-Endbenutzern durch, um herauszufinden, welche Anlagen hinzugefügt, geändert oder entsorgt werden müssen, um Ihre Systeme und Prozesse zu verbessern.
Rüsten Sie Ihr Unternehmen mit ITAM für den Erfolg
Technologie ist die treibende Kraft in den Unternehmen von heute. Daher ist es unerlässlich, alle Hardware-, Software-, virtuellen und Nicht-IT-Ressourcen an einem Ort zu verfolgen und zu verwalten.
Sie können einen soliden Plan und einen rationalisierten Prozess erstellen, um dieses Ziel durch IT Asset Management zu erreichen.
Wenn Sie auf der Suche nach Lösungen sind, wie Sie Ihre Softwarelizenzen effizient verwalten können, kann Open iT Ihnen helfen. Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr zu erfahren.
