Las empresas tienen una larga lista de herramientas tecnológicas que ayudan a los equipos a trabajar de forma eficiente. Debido a esta larga lista, es fácil pasar por alto una herramienta en particular, que puede no darse cuenta de que es mucho mejor para una tarea específica que la que está utilizando actualmente.
Así, puede estar infrautilizando algunas herramientas en detrimento de su empresa.
Su línea actual de herramientas también podría presentar riesgos de seguridad o problemas de cumplimiento, costar más que su valor para la empresa y obstaculizar la productividad, lo que las convierte en un desperdicio de recursos y en un riesgo para el negocio.
Dado que mantenerse al día con una miríada de herramientas puede ser una tarea extremadamente tediosa, es necesario implementar la gestión de activos de TI (ITAM).
ITAM puede ayudar a revolucionar la forma de gestionar sus activos de TI, permitiéndole:
- reducir los costes adicionales
- aumentar la eficiencia
- utilizar las licencias de forma óptima
- reducir los riesgos de seguridad
- prepárese para las auditorías
- tomar decisiones de compra eficaces
Este artículo abordará todo lo que necesita saber sobre ITAM: su papel en su organización, los beneficios que puede obtener de él y cómo puede implementarlo con éxito en todos los equipos.
Resumen de la gestión de activos de TI
La gestión de activos de TI (ITAM) es la práctica de organizar todos los aspectos de su entorno de TI.
Parte del proceso de ITAM consiste en examinar los contratos con sus proveedores y los datos financieros y de inventario para determinar el estado y los ciclos de vida de sus activos informáticos.
Si se hace correctamente, ITAM le permite comprender plenamente su infraestructura de TI al tiempo que maximiza el valor empresarial de los equipos y programas que la componen.
Tipos de gestión de activos informáticos
Como disciplina, la gestión de activos de TI incluye varias categorías para representar activos específicos bajo ellas. A continuación se presentan los diferentes tipos de activos de TI que suelen manejar los equipos técnicos.
Hardware
Se refiere a los equipos, máquinas o dispositivos utilizados para compartir información o gestionar datos. El hardware incluye ordenadores de sobremesa, portátiles, monitores, routers, servidores, impresoras, escáneres, fotocopiadoras, procesadores, dispositivos de memoria, teclados, ratones, fuentes de alimentación y otros dispositivos electrónicos físicos.
Software
El software es lo que se instala en el hardware. Incluye todos los programas que los ordenadores ejecutan para que los usuarios realicen tareas, desde la introducción de datos y el procesamiento de documentos hasta la gestión de proyectos y el diseño creativo, entre otras muchas.
Puedes tener software propietario o de terceros. El primero lo construye el propio equipo de TI o de desarrollo de su empresa, mientras que el segundo requiere una licencia del proveedor que le permita utilizar el software bajo términos y condiciones específicos.
Digital
Los activos informáticos digitales forman parte de la propiedad intelectual de su empresa. Esta categoría incluye todos los datos empresariales que recopila y almacena en sus sistemas informáticos, como la información de los clientes, las métricas del sitio web, el contenido textual y visual y los datos de terceros.
Móviles
Los teléfonos inteligentes, las tabletas y otros dispositivos móviles con acceso a Internet pertenecen a esta categoría.
Los activos informáticos móviles se consideran únicos, dado que el concepto de Bring Your Own Device (BYOD) permite a los empleados utilizar gadgets móviles personales accediendo a la red corporativa.
En el lado negativo, los activos móviles pueden plantear riesgos de seguridad, ya que estos también pueden conectarse a la Wi-Fi pública fuera de las instalaciones de su oficina, que puede ser vulnerable a los ataques de ciberseguridad.
Nube
El uso de la computación en nube o de servidores remotos para alojar su infraestructura informática, almacenar sus datos o gestionar sus recursos informáticos define principalmente sus activos en la nube.
La computación en nube puede implementarse a través de los siguientes métodos:
- Nube pública, donde los servicios informáticos se prestan a través de Internet para múltiples organizaciones
- Nube privada, donde usted utiliza exclusivamente el servicio
- Nube híbrida, que utiliza soluciones de computación en nube tanto públicas como privadas
Las ventajas de ITAM
La gestión de activos de TI es vital para todas las organizaciones, independientemente de la naturaleza, el tipo o la escala de las operaciones.
La aplicación del uso estratégico de las prácticas y herramientas de TI de ITAM puede ayudarle a alcanzar sus objetivos empresariales.
Aumento de la eficiencia
Las empresas evolucionan constantemente, lo que exige actualizar su infraestructura informática y hacerla más ágil.
Dado que parte de ITAM implica el seguimiento de su inventario de TI, le resulta fácil ver si tiene la última versión de software o si las especificaciones de su hardware están al día.
Cualquier laguna puede ser fácilmente identificada y resuelta para mejorar sus procesos.
Gracias a ITAM, también puede determinar mejor la pertinencia o la calidad de los datos recogidos por sus sistemas informáticos.
Al reunir estos datos, puede obtener una imagen clara de lo bien que está construido su entorno de TI o de cómo diseñarlo mejor para apoyar las actividades clave de su empresa.
Reducción de costes
A medida que vaya haciendo un inventario de sus activos informáticos, naturalmente también manejará el inventario financiero. ITAM le proporciona información clave sobre la rentabilidad de sus activos.
En este caso, el objetivo es garantizar que la compra, la creación o la propiedad de un activo ofrezca un gran valor financiero para su empresa. Eso significa que puede producir un retorno de la inversión más rápidamente de lo que llega a su ciclo de vida.
Uso prudente de los recursos
ITAM también promueve la selección y utilización de los recursos de TI de forma inteligente. Esto es posible ya que ITAM incluye una auditoría periódica de todos los tipos de activos de TI que tiene actualmente y cómo se utilizan en su organización.
Tal vez tenga elementos duplicados de un determinado tipo de software o hardware, de los que no era consciente hasta que realizó el inventario de activos informáticos. A partir de ahí, puede decidir si ese activo puede utilizarse en otro lugar o monetizarse de una forma u otra.
En cualquier caso, debería poder tacharlo de su lista de futuras compras, aumentando aún más su ahorro de costes.
Altos niveles de productividad
La tecnología desempeña un papel importante en las empresas modernas, especialmente los activos informáticos con características y funcionalidades relevantes para sus operaciones diarias.
Por ello, los responsables de ITAM suelen dar prioridad al despliegue de activos informáticos que promuevan las comunicaciones entre equipos, la planificación colaborativa, la gestión de las relaciones con los clientes, el seguimiento de inventarios, la distribución de la cadena de suministro, etc.
Además, la mayoría de los activos de TI tienen ciclos de vida que pueden escalar junto con el crecimiento de su negocio, asegurando que está equipado con las herramientas que necesita para completar proyectos importantes.
Cumplimiento de la normativa
El cumplimiento de la normativa no es negociable, ya que pretende normalizar el modo en que las empresas gestionan los datos de los clientes, entablan relaciones justas y saludables con los competidores y proveedores, y reducen los riesgos empresariales generales.
ITAM hace posible que su equipo aborde los distintos aspectos del cumplimiento de la normativa.
Esto puede incluir la obtención o renovación de las licencias de software necesarias, el despliegue de actualizaciones del sistema a los usuarios o la revisión de la defensa de su empresa contra los ciberataques.
Mejores prácticas de ITAM
Según Gartner, el éxito de la implantación de ITAM depende de la existencia de procesos sólidos y de las herramientas adecuadas para aplicar esas prácticas. He aquí valiosas recomendaciones para un programa ITAM eficaz.
Identificar los activos críticos
Un buen entorno informático no significa que esté lleno de todo tipo de hardware, software o dispositivos informáticos cuando sólo se necesitan los de misión crítica.
Por ejemplo, las organizaciones de servicios médicos utilizan más los programas informáticos que les permiten organizar los historiales electrónicos de los pacientes que los sistemas de punto de venta, que las empresas minoristas utilizan para procesar las compras o transacciones de los clientes.
Gestione el software y las licencias en un solo lugar
Si se depende de software de terceros, puede ser fácil perder la pista de cuántos se desplegaron en cada unidad de negocio, cuáles deben renovarse o qué dice el contrato que se puede o no hacer con ellos.
La complejidad de este aspecto de ITAM hace que sea imprescindible invertir en un software de gestión de licencias, ya que lo último que quiere es salir mal parado en las auditorías de proveedores y enfrentarse a cuantiosas multas.
Open iTLa solución Enterprise-wide Monitoring le proporciona una visión completa de sus activos de TI desde un único sistema, incluyendo su ubicación, casos de uso, requisitos computacionales, etc.
Con datos precisos a mano, puede tomar mejores decisiones de compra en cuanto a sus necesidades de software y licencias.
Automatice
Las mejores prácticas de ITAM incluyen la automatización de procesos repetitivos, como la entrada de datos de los contratos de TI y el inventario de hardware o software.
Mediante el uso de herramientas de automatización, puede configurar su sistema para que envíe notificaciones o alertas oportunas sobre las renovaciones y los pagos de licencias pendientes, de modo que pueda evitar problemas legales o de seguridad.
Implantar la devolución de gastos de TI
La devolución de los gastos de TI es un componente vital de la ITAM, que consiste en responsabilizar a los departamentos de las necesidades de activos o servicios de sus miembros.
Puede implantar el programa IT Chargeback de Open iTpara asegurarse de que el gasto en TI de su empresa se gestiona bien, a la vez que se refuerza la perspectiva de ahorro de sus empleados.
Dado que el coste de cada activo se imputa al departamento correspondiente a través de soluciones de facturación avanzadas, es fácil auditar si la asignación del presupuesto de TI de una unidad concreta es justificable en función de las funciones que realiza.
Explota tus datos
En este caso, el objetivo es hacer que sus datos de ITAM estén fácilmente disponibles para los miembros de su organización, como los de la mesa de servicio, a través de las capacidades de integración de datos.
Los agentes del servicio de atención al cliente deben tener acceso a servidores remotos, lo que les permite obtener los datos necesarios para procesar las solicitudes de servicio de los usuarios de la empresa.
Recoger las opiniones de los usuarios finales
Establecer canales de retroalimentación apropiados es la única forma en que los desarrolladores y diseñadores de sistemas pueden aprender lo que funciona y lo que no dentro de su entorno de TI.
Realice encuestas o entrevistas con los usuarios finales de ITAM sobre las adiciones, modificaciones o eliminaciones de activos que necesitan para mejorar sus sistemas y procesos.
Prepare su empresa para el éxito mediante ITAM
La tecnología es el motor de las empresas de hoy en día, por lo que es esencial hacer un seguimiento y gestionar todos sus activos de hardware, software, virtuales y no informáticos desde un solo lugar.
Puede crear un plan sólido y un proceso racionalizado para lograr este objetivo mediante la gestión de activos de TI.
Si busca soluciones expertas sobre cómo ser eficiente en la gestión de licencias de software de ingeniería, Open iT puede ayudarle. Programe una demostración para obtener más información.
