Gestão de Bens IT (ITAM): O que precisa de saber

As empresas têm uma longa lista de ferramentas técnicas que ajudam as equipas a trabalhar eficientemente. Devido a esta longa lista, é fácil ignorar uma ferramenta específica, que pode não se aperceber que é muito melhor para uma tarefa específica do que a que está a utilizar actualmente.

Assim, pode estar a subutilizar algumas ferramentas em detrimento da sua empresa.

A sua actual linha de ferramentas poderia também apresentar riscos de segurança ou questões de conformidade, custar mais do que o seu valor para o negócio, e prejudicar a produtividade, tornando-os tanto um desperdício de recursos como um risco para o negócio.

Uma vez que manter-se a par de uma miríade de ferramentas pode ser uma tarefa extremamente enfadonha, é necessário implementar a gestão de activos TI (ITAM).

ITAM pode ajudar a revolucionar a forma como gere os seus activos informáticos, permitindo-lhe fazê-lo:

  • reduzir os custos adicionais
  • aumentar a eficiência
  • utilizar de forma óptima as licenças
  • reduzir os riscos de segurança
  • preparem-se para auditorias
  • tomar decisões de compra eficazes

Este artigo abordará tudo o que precisa de saber sobre a ITAM - o seu papel na sua organização, os benefícios que pode obter com ela, e como a pode implementar com sucesso através de equipas.

Um Rundown sobre gestão de activos de TI

A gestão de activos informáticos (ITAM) é a prática de organizar todos os aspectos do seu ambiente informático.

Parte do processo ITAM envolve a análise dos contratos com os seus fornecedores e dos dados financeiros e de inventário para determinar o estado e os ciclos de vida dos seus activos informáticos.

Se feito correctamente, ITAM permite-lhe compreender plenamente a sua infra-estrutura informática, maximizando ao mesmo tempo o valor comercial dos equipamentos e programas que a compõem.

Tipos de gestão de activos de TI

Como disciplina, a gestão de activos de TI inclui várias categorias para representar activos específicos sob as mesmas. Aqui estão os diferentes tipos de activos de TI que as equipas técnicas normalmente lidam.

Hardware

Isto refere-se ao equipamento, máquinas, ou dispositivos utilizados para partilhar informação ou gerir dados. O hardware inclui desktops, computadores portáteis, monitores, routers, servidores, impressoras, scanners, copiadoras, processadores, dispositivos de memória, teclados, ratos, unidades de alimentação, e outros dispositivos electrónicos físicos.

Software

O software é o que está instalado no hardware. Inclui todos os programas que os computadores executam para permitir aos utilizadores executar tarefas, desde a entrada de dados e processamento de documentos até à gestão de projectos e concepção criativa, entre muitos outros.

Pode ter software proprietário ou software de terceiros. O primeiro é construído pela própria equipa de TI ou de desenvolvimento da sua empresa, enquanto que o segundo requer uma licença do fornecedor que lhe permita utilizar o software sob termos e condições específicos.

Digital

Os activos informáticos digitais fazem parte da propriedade intelectual da sua empresa. Esta categoria inclui todos os dados comerciais que recolhe e armazena nos seus sistemas informáticos, tais como informações sobre clientes, métricas do website, conteúdo de texto e visual, e dados de terceiros.

Móvel

Os smartphones, comprimidos, e outros dispositivos móveis com acesso à Internet pertencem a esta categoria.

Os activos de TI móveis são considerados únicos, dado como o conceito de Bring Your Own Device (BYOD) permite aos empregados utilizar gadgets móveis pessoais através de uma ligação à rede da empresa.

Do lado negativo, os bens móveis podem representar riscos de segurança, uma vez que estes podem também ligar-se a Wi-Fi pública fora das instalações do seu escritório, que podem ser vulneráveis a ataques de cibersegurança.

Nuvem

A utilização de cloud computing ou servidores remotos para alojar a sua infra-estrutura informática, armazenar os seus dados, ou gerir os seus recursos informáticos define em primeiro lugar os seus activos na nuvem.

A computação em nuvem pode ser implementada através dos seguintes métodos:

  • Nuvem pública, onde os serviços informáticos são fornecidos através da Internet para múltiplas organizações
  • Nuvem privada, onde se utiliza exclusivamente o serviço
  • Nuvem híbrida, que utiliza soluções de computação em nuvem, tanto públicas como privadas

Os benefícios da ITAM

A gestão de activos informáticos é vital para qualquer organização, independentemente da natureza, tipo ou escala de operações.

A implementação da utilização estratégica da ITAM das práticas e ferramentas informáticas pode ajudá-lo a atingir os seus objectivos comerciais.

Aumento da eficiência

As empresas estão em constante evolução, o que exige que actualize a sua infra-estrutura informática e a torne mais ágil.

Uma vez que parte da ITAM envolve o acompanhamento do seu inventário informático, é fácil para si ver se tem a versão mais recente do software ou se as suas especificações de hardware estão ao nível do par.

Quaisquer lacunas podem ser facilmente identificadas e resolvidas para melhorar os seus processos.
Através da ITAM, pode também verificar melhor a relevância ou a qualidade dos dados recolhidos pelos seus sistemas informáticos.

Ao reunir estes conhecimentos, poderá obter uma imagem clara da forma como o seu ambiente informático é construído ou como projectá-lo melhor para apoiar as actividades chave da sua empresa.

Redução de custos

Ao manter um stock do seu património informático, naturalmente que também tratará do inventário financeiro. ITAM fornece-lhe informações-chave sobre a relação custo-eficácia dos seus activos.

Aqui, o objectivo é assegurar que comprar, criar, ou possuir um activo oferece um grande valor financeiro para o seu negócio. Isto significa que pode gerar ROI mais rapidamente do que se atingir o seu ciclo de vida.

Utilização prudente dos recursos

A ITAM também promove a selecção e utilização sensata de recursos informáticos. Isto é possível uma vez que a ITAM inclui uma auditoria regular de todos os tipos de recursos TI que possui actualmente e como são utilizados na sua organização.

Talvez tenha duplicados itens de um determinado tipo de software ou hardware, dos quais não tinha conhecimento até ter realizado o inventário de bens informáticos. A partir daí, pode decidir se esse activo pode ser utilizado noutro local ou monetizado de uma forma ou de outra.

Independentemente disso, deverá poder verificá-lo na sua lista de compras futuras, aumentando ainda mais a sua poupança de custos.

Níveis de produtividade elevados

A tecnologia desempenha um papel significativo nas empresas modernas, especialmente nos activos informáticos com características e funcionalidades relevantes para as suas operações quotidianas.

Como tal, os funcionários da ITAM tipicamente dão prioridade à implementação de activos de TI que promovem comunicações entre equipas, planeamento colaborativo, gestão de relações com clientes, rastreio de inventário, distribuição da cadeia de fornecimento, e afins.

Além disso, a maioria dos activos informáticos têm ciclos de vida que podem ser dimensionados a par do crescimento do seu negócio, assegurando que está equipado com as ferramentas de que necessita para completar projectos importantes.

Cumprimento dos regulamentos

O cumprimento da regulamentação não é negociável, uma vez que visa normalizar a forma como as empresas gerem os dados dos clientes, estabelecer relações justas e saudáveis com concorrentes e fornecedores, e reduzir os riscos comerciais globais.

ITAM torna possível à sua equipa abordar os vários aspectos da conformidade regulamentar.

Isto pode incluir a obtenção ou renovação das licenças de software necessárias, a actualização do sistema para os utilizadores, ou a revisão da defesa da sua empresa contra ciberataques.

Melhores Práticas ITAM

Segundo Gartner, uma implementação bem sucedida do ITAM depende de processos robustos e das ferramentas certas para fazer cumprir essas práticas. Aqui estão recomendações valiosas para um programa ITAM eficaz.

Identificar bens críticos

Um bom ambiente informático não significa que esteja repleto de todo o tipo de hardware, software, ou dispositivos informáticos quando apenas são necessários dispositivos de missão crítica.

Por exemplo, as organizações de serviços médicos têm mais utilização para software que lhes permite organizar registos electrónicos de pacientes através de um sistema de ponto de venda, que as empresas retalhistas utilizam para processar as compras ou transacções dos clientes.

Gerir software e licenças num só local

Se depender de software de terceiros, pode ser fácil perder a noção de quantos foram implantados em que unidade de negócio, quais os que precisam de ser renovados, ou o que o contrato diz que pode ou não fazer com eles.

A complexidade deste aspecto da ITAM torna obrigatório o investimento em software de gestão de licenças, uma vez que a última coisa que se pretende é sair-se mal nas auditorias de fornecedores e enfrentar pesadas multas.

A solução de Monitorização Empresarial da Open iT fornece-lhe uma visão completa dos seus activos de TI a partir de um único sistema, incluindo a sua localização, casos de utilização, requisitos computacionais, e assim por diante.

Com dados precisos em mãos, pode tomar melhores decisões de compra relativamente ao seu software e requisitos de licenciamento.

Automatizar

As melhores práticas da ITAM incluem a automatização de processos repetitivos, incluindo a introdução de dados de contratos de TI e inventário de hardware ou software.

Ao utilizar ferramentas de automação, pode configurar o seu sistema para enviar atempadamente notificações ou alertas para renovações de licenças e pagamentos pendentes, para que possa evitar problemas legais ou de segurança.

Implementar o chargeback de TI

O chargeback de TI é uma componente vital da ITAM, que envolve tornar os departamentos responsáveis pelos bens ou requisitos de serviço dos seus membros.

Pode implementar o programa Open iT's IT Chargeback para assegurar que as despesas de TI da sua empresa são bem geridas enquanto constrói a perspectiva de poupança de custos dos seus empregados.

Uma vez que o custo de cada activo é cobrado ao departamento em questão através de soluções de facturação avançadas, é fácil de auditar se a afectação orçamental de TI de uma determinada unidade é justificável com base nas funções que desempenham.

Explorar os seus dados

Aqui, o objectivo é tornar os seus dados ITAM prontamente disponíveis aos membros da sua organização, tais como os que se encontram no balcão de serviço, através de capacidades de integração de dados.

Os agentes de balcão de serviço devem ter acesso a servidores remotos, permitindo-lhes obter os dados necessários para processar os pedidos de serviço dos utilizadores empresariais.

Obter feedback dos utilizadores finais

Estabelecer canais de feedback apropriados é a única forma de os criadores e designers de sistemas poderem aprender o que funciona e o que não funciona no seu ambiente informático.

Conduzir inquéritos ou entrevistas com os utilizadores finais da ITAM relativamente a quaisquer adições, modificações, ou descargas de bens que necessitem para melhorar os seus sistemas e processos.

Configure o seu negócio para o sucesso através da ITAM

A tecnologia impulsiona os negócios actuais, tornando essencial rastrear e gerir todo o seu hardware, software, virtual, e bens não informáticos a partir de um único local.

Pode criar um plano sólido e um processo racionalizado para atingir este objectivo através da gestão de activos de TI.

Se procura soluções especializadas sobre como ser eficiente na gestão de licenças de software de engenharia, o Open iT pode ajudar. Agende uma demonstração para saber mais.

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