Die meisten Unternehmen, die sich der Bedeutung der Lizenznutzungsmessung bewusst sind, verfügen in der Regel über eine Lösung, sei es eine interne Überwachungslösung oder eine von einem Anbieter wie Open iT. Aber wie wählt man eine Lösung für das technische Lizenzmanagement aus, von der man weiß, dass sie die richtige für einen ist?
Kaufen versus Bauen
Die Entscheidung beginnt damit, dass Sie Ihren Bedarf an Berichten über den Lizenzverbrauch ermitteln. Es gibt viele Softwarelizenzmanagement-Tools, die Lizenzen messen. Wenn Sie bereits über eine interne Überwachungslösung verfügen, sollten Sie Ihre Anforderungen nicht von Ihrem aktuellen Tool abhängig machen.
Fangen Sie stattdessen bei Null an und fragen Sie sich und Ihr Team: Wenn wir alles hätten, was wir wollen, was wäre es dann? Welche Anforderungen fehlen im aktuellen Tool, und was müssen Sie für Ihre Berichtsanforderungen tun? Lohnt sich die Investition in die Entwicklung, oder ist es besser, eine Lösung zu kaufen?
Sprechen Sie mit Ihren Stakeholdern
Der Prozess wird in diesem Buch detaillierter beschrieben, was Ihnen bei der Bewertung von Software hilfreich sein kann. Die Auswahl der optimalen Lösung für die Verwaltung von Softwarelizenzen hängt von einer umfassenden Zusammenarbeit mit allen Beteiligten im Unternehmen ab.
Von der oberen Führungsebene bis hin zu denjenigen, die sich mit der Lizenzverwaltung befassen, den Produktleitern, die bestimmte kundenorientierte Produkte unterstützen, und den Fachbereichsleitern, die für spezielle Tools zuständig sind, bietet jeder von ihnen entscheidende Einblicke in die besonderen Anforderungen seines jeweiligen Bereichs.
Dieser ganzheitliche Ansatz deckt nicht nur die unterschiedlichen Erwartungen und Bedürfnisse auf, sondern hebt auch die spezifischen Metriken und Funktionalitäten hervor, die für die verschiedenen Teams von entscheidender Bedeutung sind, wie z. B. Trends bei der Lizenznutzung und Verweigerungsraten, Ablaufdaten usw.
Durch die Einbeziehung des Feedbacks aller relevanten Parteien in den Auswahlprozess werden die Anforderungen an die Lösung maßgeblich beeinflusst. So wird sichergestellt, dass die Lösung den vielfältigen Aspekten des Lizenzmanagements gerecht wird und mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmt, wodurch die Abläufe rationalisiert und die Gesamteffizienz verbessert werden.
Welche Funktionen benötigen Sie?
In Gesprächen mit den Beteiligten wird deutlich, welche Funktionen in der Evaluierungsphase unbedingt erforderlich sind und welche nicht. Die Anforderungen variieren von Organisation zu Organisation, aber lassen Sie uns einige davon betrachten:
- Unterstützt sie die Software, die das Unternehmen verwendet? In der Regel unterstützen hausinterne Tools die Lizenzmanager und Server, die Anbieter zur Bereitstellung der Software verwenden, nicht in vollem Umfang. Daher ist es wichtig, dass die von Ihnen gewählte Lösung für das technische Lizenzmanagement diese unterstützt.
- Können Sie personalisierte Berichte erstellen? Die Nachfrage nach hochgradig anpassbaren Berichten ist hoch und hängt von der Anzahl der Beteiligten im Unternehmen ab. Verschiedene Interessengruppen betrachten die Daten auf viele verschiedene Arten, daher ist es wichtig, alle ihre Bedürfnisse zu erfüllen.
- Wird der Bericht in den Posteingang des Beteiligten geliefert? Nicht jeder ist scharf darauf, sich in ein System einzuloggen, um einen Bericht auszuführen. Entscheider wollen den Bericht in der Regel immer dann zur Verfügung haben, wenn sie ihn brauchen. Daher ist es besser, wenn die Berichte geplant und an ihren Posteingang geliefert werden.
- Kann es mit Personalinformationen verknüpft werden? Viele Anbieter stellen Nutzungsdaten zur Verfügung, die aber nur bedingt nützlich sind, wenn sie nicht mit echten Personen innerhalb des Unternehmens verknüpft sind. Ein kryptischer Benutzername bietet viel weniger Informationen als der Name und die Abteilungsinformationen des Benutzers, der eine Lizenz im Wert von 20.000 $ auslöst. Dies sind nur die grundlegenden Funktionen, die Sie benötigen, aber wenn Sie diese Liste mit Ihren spezifischen Anforderungen vervollständigen, können Sie in die Evaluierungsphase eintreten.
Voraussetzungen für die Analyse von Lizenzmanagementlösungen
Nachdem Sie die Anforderungen klar definiert haben, ist es an der Zeit, die Anbieter zu bewerten, die technische Lizenzüberwachungsdienste anbieten. Diejenigen, die über ein firmeninternes Zählungstool verfügen, können die Anbieter anhand ihrer eigenen Daten bewerten, da die Lizenzüberwachung von Drittanbietern den Einsatz Ihres Tools nicht verhindert. Das Hauptaugenmerk der gesamten Evaluierung liegt auf der Frage: Kaufen oder Erstellen.
Wenn Sie die Anforderungen festgelegt haben, gewichten Sie sie auf einer Skala von eins bis fünf oder eins bis zehn, je nachdem, wie Sie vorgehen. Die Gewichtung auf einer Skala von eins bis zehn bietet eine größere Bandbreite als die traditionelle Skala von eins bis fünf.
Diese Methode unterstreicht die Bedeutung der Erfüllung von Anforderungen mit hoher Priorität, die als Achter und Zehner gekennzeichnet sind, und stellt sicher, dass sie die Gesamtpunktzahl erheblich beeinflussen. Umgekehrt würden Punkte mit geringerer Priorität, die als Zweier und Vierer bewertet werden, die Punktzahl verringern, wenn sie nicht erfüllt werden.
Das Hauptziel besteht darin, ein Bewertungssystem zu erstellen, das nicht nur die Kritikalität jeder Anforderung genau widerspiegelt, sondern auch ein aussagekräftiges Endergebnis liefert, das dem oberen Management und den Interessengruppen vorgelegt werden kann.
Anwendung der Matrix zur Ermittlung der Endnote
Nun ist es an der Zeit, die von den einzelnen Anbietern angebotenen Funktionen zu bewerten, zu testen und die Ergebnisse zu analysieren. Vergeben Sie für jede Anforderung eine Punktzahl auf der von Ihnen festgelegten Skala und schaffen Sie so die Voraussetzungen für die Endnote, die jeder Anbieter erhalten wird.
Um die Bewertung der Anbieter zu verfeinern, multiplizieren Sie die Punktzahl jeder Anforderung mit der entsprechenden Gewichtung, was zu einer Endnote für jeden Anbieter auf der Grundlage dieser Kriterien führt. Dieser berechnete Ansatz bietet einen detaillierten und fairen Vergleich, der die unterschiedliche Bedeutung der einzelnen Anforderungen berücksichtigt.
Die Anwendung dieser Technik verbessert den Evaluierungsprozess, indem sie die Anbieter ausfindig macht, die die wesentlichen Projektanforderungen am besten erfüllen, und den Entscheidungsprozess vereinfacht.
Open iT bietet eine ausgefeilte Lösung für das Lizenzmanagement, die speziell auf Unternehmen zugeschnitten ist, die ihre Software-Investitionen maximieren wollen. Sie unterstützt eine breite Palette von Lizenzmanagern und Servern, um ein umfassendes Metering und ein vielseitiges Reporting zu ermöglichen. Dies gewährleistet nicht nur eine optimale Lizenzauslastung, sondern auch einen tiefen Einblick in Nutzungstrends und Effizienzsteigerungen.
Durch die Entscheidung für Open iT erhalten Unternehmen eine Lösung, die die Entscheidungsfindung verbessert, die Abläufe rationalisiert, die Softwarekosten erheblich senkt, zeitraubende Aufgaben beschleunigt und gleichzeitig die spezifischen Berichtsanforderungen der verschiedenen Interessengruppen unterstützt.
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