Software-Lizenzvereinbarungen
Für manche Menschen ist das neue Jahr ein Versprechen für neue Hoffnung und eine neue Chance, die Dinge richtig zu machen. Es ist der Beginn eines neuen Zyklus. Und obwohl es uns neue Möglichkeiten aufzeigt, kann es auch voller Sorgen und Frustrationen sein. Das ist in jeder Sprache und in jeder Art von Umgebung so, der man begegnen kann. Anfänge können sehr besorgniserregend sein, vor allem für hoch organisierte Unternehmen, bei denen große Geldbeträge auf dem Spiel stehen.
Für Unternehmen ist die Beschaffung von Software eines der Themen, die zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres viel Aufmerksamkeit erfordern. Nach sorgfältiger Planung und Vorbereitung im letzten Quartal des vorangegangenen Geschäftsjahres geht es im ersten Quartal des neuen Geschäftsjahres an die Umsetzung dieser Pläne. Zu den schwierigsten Aufgaben gehört es, den Überblick zu behalten und das Beste aus allen Softwarelizenzverträgen herauszuholen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, um den Prozess zu erleichtern und bessere SLAs im Unternehmen zu erreichen.
1. Auffrischung des Teams im Hinblick auf das Ziel der Organisation
Es ist wichtig, das neue Jahr mit neuen Ideen und einem klaren Ziel vor Augen zu beginnen. Stellen Sie sicher, dass sich das Team über die Ziele des Unternehmens im Klaren ist und dass das gesamte Team an Bord ist, um diese Ziele zu erreichen. Ganz gleich, ob es um die Unterstützung und Aufrechterhaltung gesunder Software-Audits oder um Kostensenkungen geht, es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Denkweise des Teams auf die Unternehmensziele abgestimmt ist.
2. Kennen Sie Ihren aktuellen Stand
Eine gründliche Kenntnis aller Softwareverträge des Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung, um sie vollständig unter Kontrolle zu haben. Stellen Sie sicher, dass das Team alle Software-Verträge überprüft und sich über den aktuellen Stand des Unternehmens bei jedem Software-Anbieter im Klaren ist. Es ist nicht nur wichtig zu wissen, was das Unternehmen hat, sondern auch, die internen Ziele und Abläufe des Anbieters genau zu kennen.
3. Bewertung von Lizenzen, die zur Erneuerung anstehen
Die Bewertung von Lizenzen für die Erneuerung ist eine völlig andere Aufgabe und sollte einen eigenen Prozess und eigene Delegationen haben. Die Organisation sollte über eine Methode verfügen, um zu analysieren, welche Lizenzen für das laufende Jahr wirklich erneuert werden müssen. Es ist wichtig, alle Kosten und Leistungen zu ermitteln, die mit dem neuen Vertrag oder der Erneuerung für jede einzelne Lizenz verbunden sind. Bewerten Sie den Bedarf des Unternehmens an jeder einzelnen Lizenz, indem Sie die tatsächlichen Kosten für jede Lizenz überprüfen und die Kosten damit vergleichen, wie dringend das Unternehmen die Lizenz benötigt. Dies kann auch ein guter Zeitpunkt sein, um andere Optionen auf dem Markt zu prüfen. Prüfen Sie, ob es Anforderungen gibt, die der derzeitige Anbieter nicht erfüllt hat, oder bestimmte Funktionen, die das Unternehmen benötigt, die aber in der vorhandenen Software fehlen.
4. Stärken Sie Ihr Portfolio
Um Ihre Softwarelizenzvereinbarungen optimal nutzen zu können, ist es wichtig, über eine genaue Informationsbasis zu verfügen, die als Grundlage für künftige Käufe dient. Sammeln Sie relevante Informationen von jeder Geschäftseinheit, um Einblicke in den tatsächlichen Bedarf für zukünftige Anforderungen zu erhalten, die als Referenzpunkt für die aktuellen Ansprüche des Unternehmens dienen werden.
- a. Kennen Sie die tatsächliche Nutzung Ihrer Lizenzen
- Eine der wichtigsten Informationen ist die tatsächliche aktive Nutzung der Software innerhalb des Unternehmens. Sie ist entscheidend für künftige Entscheidungen darüber, wie viele Lizenzen im Unternehmen gekauft und installiert werden sollen. Diese Informationen sind eine der wichtigsten Grundlagen, auf denen Softwarelizenzvereinbarungen aufgebaut sind. Daher ist ein genaues Berichtstool, das einen präzisen Einblick in die tatsächliche aktive Nutzung von Softwarelizenzen bietet, unerlässlich.
b. Untersuchung des Endbenutzermusters- Um die Softwarelizenzvereinbarungen mit den Anbietern zu stärken und mehr Erkenntnisse darüber zu gewinnen, welche Art von Vereinbarung für die Organisation am besten geeignet ist, ist es jetzt an der Zeit, darauf zu achten, wie die Endnutzer die verschiedenen Lizenzen nutzen. Die Suche nach einem Berichtstool, das diese Informationen genau liefern kann, würde den Entscheidungsfindungsprozess für Softwarelizenzvereinbarungen im Laufe des Jahres erheblich erleichtern.
5. Analyse der Diskrepanz zwischen vorhandenem Besitz und Bedarf
Vorausschauendes Denken ist wichtig. Es kostet weniger als ein spontaner Software-Kauf auf Pump. Es ist wichtig, an die Lizenzen zu denken, die in den kommenden Jahren benötigt werden könnten. Nach der Sammlung von Informationen aus den verschiedenen Geschäftsbereichen und von jedem Endbenutzer ist es nun an der Zeit, die Lücke zwischen den aktuellen Berechtigungen des Unternehmens und dem künftigen Bedarf zu analysieren.
6. Hören Sie auf, die kleinen Dinge zu vernachlässigen
Der Jahresbeginn ist der richtige Zeitpunkt, um sich die Gewohnheit abzugewöhnen, auf die kleinen Dinge nicht zu achten. Denken Sie immer daran, alle Dokumentationen zu verfolgen. Es ist eine große Hilfe, ein genaues Berichtswerkzeug zu haben, um alle wichtigen Informationen im Auge zu behalten. Die Grundlage eines guten Softwarelizenzvertrags ist eine gute Beweisführung, die alle künftigen Entscheidungen und Verhandlungen mit Softwareanbietern unterstützt.
