Contratos de licença de software
Para algumas pessoas, o Ano Novo encerra uma promessa de nova esperança e outra oportunidade de acertar as coisas. É o início de um novo ciclo. E embora nos mostre novos potenciais, também pode estar cheio de preocupações e frustrações. É o mesmo em qualquer língua, em qualquer tipo de ambiente que se possa encontrar. Os inícios podem ser bastante preocupantes, especialmente para empresas altamente organizadas, onde uma grande quantidade de dinheiro está em risco.
Para as empresas, a compra de software é uma das que necessita de muita atenção no início de um novo ano fiscal. Após cuidadoso planeamento e preparação durante o último trimestre do ano fiscal anterior, o primeiro trimestre do novo ano fiscal é quando a execução desses planos tem lugar. As tarefas mais desafiantes incluem manter-se a par e tirar o máximo partido de todos os Contratos de Licença de Software. Aqui estão algumas coisas importantes a ter em mente para facilitar o processo e para ajudar a alcançar um melhor SLA dentro da organização.
1. Actualizar a equipa com o objectivo da organização
É importante começar o ano com um novo conjunto de ideias e um objectivo claro em mente. Certificar-se de que a equipa está bem ciente dos objectivos da organização e de que toda a equipa está a bordo para atingir esses objectivos. Quer se trate de apoiar e manter auditorias de software saudáveis ou redução de custos, é vital que a mentalidade da equipa esteja alinhada com os objectivos empresariais.
2. Conheça a sua posição actual
Ter um conhecimento profundo de todos os contratos de software da organização é crucial para assumir completamente o controlo dos mesmos. Certifique-se de que a equipa analisa todos os contratos de software e está bem ciente da posição actual da empresa para cada fornecedor de software. Para além de saber o que a organização tem, é também importante ter um conhecimento profundo dos objectivos e operações internas do fornecedor.
3. Avaliar as licenças que são para renovação
A avaliação de licenças para renovações é uma tarefa completamente diferente e deve ter o seu próprio processo e delegações. A organização deve ter um método de análise do que realmente necessita para renovar durante o ano. É importante identificar todas as despesas e prestações associadas ao novo acordo ou à renovação para cada licença específica. Avaliar a necessidade da empresa para cada licença, verificando os custos reais para cada uma e comparando o custo com o quanto a empresa necessita da licença. Pode também ser uma boa altura para considerar outras opções no mercado. Avaliar se existe algum requisito que o fornecedor actual não tenha cumprido ou certas características que a organização necessita mas que estão em falta no software existente.
4. Fortaleça a sua carteira
Para tirar o máximo partido dos seus acordos de licença de software, é essencial ter uma base de informação precisa para construir requisitos futuros, que servirão de base para compras futuras. Reúna informações relevantes de cada unidade de negócio para obter informações sobre o que realmente necessitam para requisitos futuros, que servirão como ponto de referência para os actuais direitos da empresa.
- a. Conheça a utilização efectiva das suas licenças
- Uma das informações mais essenciais é a verdadeira utilização activa do software dentro da organização. É crucial para decisões futuras relativas ao número de licenças a adquirir e instalar dentro da empresa. Esta informação é uma das principais bases sobre as quais os acordos de licença de software são construídos. Por conseguinte, é vital ter uma ferramenta de informação precisa que forneça uma visão precisa sobre a verdadeira utilização activa das licenças de software.
b. Investigar o padrão do utilizador final- A fim de reforçar qualquer acordo de licença de software com fornecedores e de obter mais informações sobre o tipo de acordo mais adequado para a organização, chegou o momento de prestar atenção à forma como os utilizadores finais utilizam diferentes licenças. Encontrar uma ferramenta de elaboração de relatórios que possa fornecer esta informação com precisão ajudaria realmente no processo de tomada de decisão para os acordos de licença de software ao longo do ano.
5. Analisar o fosso entre os actuais possuidores e as necessidades
Pensar no futuro é importante. Custa menos do que um improviso de compra de software. É importante ter em mente as licenças que podem ser necessárias para os próximos anos. Assim, após a acumulação de informação das diferentes unidades de negócio e de cada utilizador final, é agora o momento de analisar a lacuna entre os direitos actuais da organização e o que poderá vir a precisar no futuro.
6. Pare de negligenciar as pequenas coisas
O início deste ano é o momento para desaprender o hábito de se esquecer das pequenas coisas. Tenha sempre em mente o rastreio de todas as documentações. É uma grande ajuda ter uma ferramenta de informação precisa para acompanhar toda a informação importante. A base de um bom acordo de licença de software é um bom conjunto de provas para apoiar todas as decisões e negociações futuras com os fornecedores de software.
