Seien wir ehrlich. Die Budgetierung für IT ist sehr schwierig. Manche wissen nicht, wie man es richtig macht. Schlimmer noch, manche erkennen nicht einmal die Notwendigkeit einer IT-Budgetplanung.
Laut Gartner werden sich die weltweiten IT-Ausgaben im Jahr 2019 voraussichtlich auf 3,8 Billionen US-Dollar belaufen, was einem Anstieg von 3,2 % gegenüber den erwarteten Ausgaben von 3,7 Billionen US-Dollar im Jahr 2018 entspricht.
Dies zeigt nur, dass das jährliche IT-Budget als eine Gesamtinvestition in Fähigkeiten betrachtet werden sollte, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen und eine positive Kapitalrendite (ROI) für die Unternehmensbeteiligten bieten. Es handelt sich nicht um eine "einmalige" Aktivität.
Hier sind sieben Dinge, die Sie bei der Planung Ihres IT-Budgets für Software berücksichtigen sollten:
1. Einen Fahrplan erstellen
Überlegen Sie, welche Projekte die IT-Organisation im nächsten Jahr durchführen muss, um das Drei- oder Fünfjahresziel zu erreichen.
Verfügt die Organisation über die Infrastruktur, um die Projekte auf der Roadmap zu verwirklichen?
Welche Sorgen und Nöte gab es in diesem Jahr, die die Organisation daran gehindert haben, ihre Ziele zu erreichen? Erstellen Sie den Fahrplan unter Berücksichtigung dieser Fragen.
Ziehen Sie die Beauftragung von Auftragnehmern in Betracht, die hochspezialisierte Mitarbeiter für die richtigen Projekte zur Verfügung stellen sollten, ohne die langfristigen allgemeinen und administrativen Ausgaben erhöhen zu müssen.
2. Lizenzkosten berücksichtigen
Dies ist ein Budgetposten, der Unternehmen oft zu schaffen macht, wenn sie nicht vorausschauend genug planen.
Kein Unternehmen möchte die Überraschung und die extremen Kosten für den Kauf von 30 zusätzlichen Lizenzen auf einmal auf sich nehmen.
Durch ein effektives Software-Nutzungsmessungs-Tool können Sie zunächst feststellen, ob der aktuelle Bestand aktiv genutzt wird.
3. Neuverhandlung von Softwareverträgen
Die anfängliche Basisbewertung der Softwarelizenzen bietet Unternehmen die Möglichkeit, Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften zu vermeiden, indem sie Lücken zwischen den genutzten Anwendungen und den lizenzierten Produkten schließen.
Wenn die tatsächliche Nutzung aktiver Lizenzen bekannt ist, können unzureichend genutzte oder ungenutzte Lizenzen eliminiert werden.
Nutzen Sie die Vorteile von Vertragsverlängerungen.
Beantragen Sie zusätzliche Anreize.
Überprüfen Sie die Verträge, die eine feste Unternehmensgebühr vorsehen, und prüfen Sie, ob der Anbieter stattdessen nach der tatsächlichen Nutzung abrechnen kann.
Erzielen Sie mehr Einsparungen bei Verhandlungen mit Anbietern, indem Sie ein Tool zur Überwachung der Softwarenutzung einsetzen, das die tatsächliche globale Gleichzeitigkeit der Lizenznutzung misst und berechnet und genaue Berichte über die Softwarenutzung im gesamten Unternehmen erstellt.
4. Einleitung der Rechenschaftspflicht durch IT-Rückbuchung
Machen Sie die Abteilungen oder Projekteinheiten für ihre Nutzung verantwortlich, indem Sie eine konsequente Kommunikation mit einer Kontaktperson in der Buchhaltung aufrechterhalten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und zu prüfen, ob einige IT-Budgets in andere Abteilungsbudgets verschoben werden können.
Zur besseren Bewertung von IT-Diensten sollten Sie einen fairen und zuverlässigen Rückbuchungsmechanismus für die laufende Messung, Analyse und Berichterstattung einführen, um festzustellen, welche Ressourcen genutzt werden und wie viel sie kosten.
Ein wirksamer IT-Rückerstattungsmechanismus und ein geeignetes Zuteilungsmodell fördern die Fairness und helfen, kontraproduktives Verhalten der Nutzer zu vermeiden.
5. In Projekte investieren, die einen positiven ROI bringen
Das jährliche IT-Budget sollte insgesamt als eine Investition in Fähigkeiten betrachtet werden, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen und eine positive Kapitalrendite (ROI) für die Geschäftsinteressenten bieten. Die Projekte, die dies unterstützen können, sind:
a. Status-quo-Projekte - Sie umfassen Personal, Einrichtungen, IT-Infrastruktur, Dienstleistungen Dritter, Anwendungen sowie deren Unterstützung und Wartung.
b. Geschäftsprojekte - Diese Projekte bringen neue Kunden und Einnahmen, bringen Einzelpersonen oder Unternehmen dazu, Kunden zu werden und zu bleiben, und nutzen Technologie als digitales Rückgrat, das dem Unternehmen hilft, schneller, billiger und besser zu werden.
c. IT-Projekte - Ersatz von Geräten und Software für die persönliche Produktivität in einem vereinbarten Zyklus, Verbesserung des unternehmensweiten IT-Supports und der IT-Dienste sowie Nutzung neuer Technologien und geschäftsorientierter Konzeptnachweise.
d. Kostensparende Projekte - Ersetzen von On-Premise-Software durch Cloud-Alternativen oder Rationalisierung von Anwendungen vor einer Technologieaktualisierung.
6. Cybersicherheit berücksichtigen
Die Sicherheit kann über den Erfolg eines Produkts oder einer Dienstleistung entscheiden. Daher ist es wichtig, angemessene interne Ressourcen bereitzustellen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Sicherheit sollte ernst genommen werden.
Laut The Software Alliance (BSA) können Malware-Angriffe ein Unternehmen im Durchschnitt 2,4 Millionen Dollar kosten und bis zu 50 Tage dauern, um sie zu beheben.
IT-Teams müssen die besten verfügbaren Tools einsetzen, um sich vor den wachsenden Cyber-Bedrohungen zu schützen.
7. Prioritäten festlegen
Zu den IT-Prioritäten gehören in der Regel kundenorientierte Funktionen, interne betriebliche Verbesserungen und strategische Innovationsinitiativen.
Ihre Bedeutung hängt von den Kundenbedürfnissen, Kostenmanagementzielen oder neuen Marktchancen ab. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Prioritäten zu ermitteln, die einen kurzfristigen Kundennutzen schaffen, ohne die Zeit für längerfristige Initiativen zu opfern.
Einpacken
Übung macht den Meister. Versuchen Sie, Ihr IT-Budget jedes Jahr etwa zur gleichen Zeit zu erstellen.
Eine Senkung der IT-Kosten bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Ausgaben gekürzt werden. Letztlich sollte Ihr IT-Budget widerspiegeln, was Ihr Unternehmen von der IT benötigt, um seine Erwartungen zu erfüllen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie die Messung der Softwarenutzung Sie bei der effektiven Planung Ihres IT-Budgets unterstützen kann.
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