Cuando se trata de licencias de software de Autodesk®, nadie se rasca más la cabeza que los responsables de TI, que deben hacer malabarismos con muchas tareas para estar en el "lado bueno" de varias personas, desde ejecutivos hasta usuarios finales.
Por un lado, el responsable informático debe ser frugal y ser un cazador de oportunidades para reducir los costes del software de alto coste.
Sin embargo, si el profesional de la gestión informática no suministra la cantidad exacta de inventario disponible, puede enfrentarse a una avalancha de quejas por correo electrónico de ingenieros y otros usuarios finales que le señalan como la causa de los retrasos del proyecto.
Para atender las necesidades de muchos, el administrador de aplicaciones informáticas trabaja duro, muchas horas, para llevar un registro de qué aplicaciones se utilizan, quién las utiliza y durante cuánto tiempo.
Algunos lo harían extrayendo informes de las herramientas proporcionadas por el proveedor.
Pero estas herramientas no bastan para obtener una imagen clara del verdadero uso activo de una aplicación informática.
Por otro lado, hay un gran número de responsables de TI que piensan: "Oye, tengo acceso a los datos... así que lo haré yo mismo a través de hojas de cálculo".
Desgraciadamente, concentrarse en esta tarea, que lleva mucho tiempo, puede llevar a perder de vista otras prioridades.
Sin embargo, no se trata de una situación desesperada. Al fin y al cabo, el director de informática que tiene éxito (y es admirado) es el que encuentra soluciones viables a los retos más difíciles.
Para inspirarse, o simplemente orientarse, ante este reto, aquí tiene una lista de cinco razones diferentes por las que necesita una herramienta eficaz para medir el verdadero uso activo de su software Autodesk.
1. Visión completa
Una herramienta de medición eficaz para las licencias de uso de software de Autodesk puede proporcionar una visión completa del uso de licencias en toda la empresa.
Esta capacidad proporciona información desde el nivel global de la empresa hasta el punto de usuario individual.
Con esta información, los datos vitales sobre el uso de licencias pueden mostrarse en tiempo real o históricamente a través de los navegadores web preferidos para una visualización rápida o informes impresos para las reuniones presupuestarias.
También puede exportarse a hojas de cálculo de uso habitual o integrarse con las herramientas de BI preferidas para su posterior análisis.
Estos datos sobre el uso de licencias se completan con detalles clave de cada usuario del entorno, mostrando sus fechas, horas, ubicación e incluso el correo electrónico de contacto para agilizar la comunicación.
2. Comunicación y alertas completas
Una herramienta diseñada específicamente para la medición de las aplicaciones de Autodesk debería ser capaz de distinguir los diferentes acuerdos de licencia, como los de red o concurrentes, de usuario único o de usuario con nombre, y el emergente modelo de licencia de token.
Dado que cada acuerdo de licencia requiere diferentes pautas de gestión, es importante que el administrador comunique de forma eficaz (y rápida) a los usuarios y a otros gestores el estado actual y la disponibilidad del inventario de software de Autodesk.
La herramienta debe permitir al administrador establecer configuraciones especiales que ayuden a detectar y alertar a los usuarios, así como a los administradores, de un número excesivo de licencias utilizadas por un solo usuario o de licencias retiradas que permanecen inactivas durante demasiado tiempo.
La función de comunicación también puede utilizarse para compartir informes periódicos de uso que la dirección querrá ver.
3. Informes de análisis completos
Además de producir informes sobre los datos en tiempo real o los datos históricos, esta herramienta debería ir un paso más allá permitiendo a los administradores personalizar completamente una interfaz avanzada basada en la web.
Si una de las herramientas de BI más populares se utiliza regularmente hasta el punto de que el administrador tiene preferencia por ella, entonces el administrador debería poder exportar los datos a la herramienta de BI preferida.
Tener acceso a informes personalizables, o a informes de la biblioteca de plantillas, es importante para los administradores de TI principales que quieren estar preparados para trabajar con su director financiero o gerente de finanzas para validar el inventario actual y especialmente para preparar el presupuesto del próximo año para su gasto en software de TI.
4. Datos completos para la devolución de cargos
Supongamos que un responsable de finanzas se dirige al responsable de TI para pedirle información sobre la asignación de costes a departamentos o divisiones específicas en todo el entorno de la empresa.
¿Cómo se supone que el responsable de TI va a preparar toda esta información para Finanzas utilizando métodos manuales? Puede ser una tarea tediosa y difícil; ¡sin contar con que Finanzas solicita este informe al final del día!
Afortunadamente, una potente herramienta de medición permite generar de forma rápida y sencilla informes personalizables de estas aplicaciones de Autodesk que deberían mostrar datos importantes sobre el uso de productos específicos, aplicaciones, funciones, incluso hasta el nombre de host o el nombre de usuario.
Una vez agregados los datos, el responsable de TI puede utilizar esta herramienta para crear gráficos y tablas fáciles de entender para compartir esta misma tarde. ¡A la siguiente tarea!
5. Análisis completo para la presupuestación anual
No es exactamente una bola de cristal, pero una herramienta avanzada de medición de software de Autodesk tiene la capacidad de ayudar a los administradores de aplicaciones de software a conseguir una mejor posición en las negociaciones con los proveedores basándose en datos reales de uso activo, simular diferentes acuerdos de licencia e incluso prever el uso.
Reducir el gasto innecesario es importante para cualquier empresa, por lo que esta herramienta debe permitir al administrador proporcionar datos precisos y fiables sobre el número de licencias de software necesarias para ejecutar los proyectos sin problemas y sin sacrificar la productividad debido a la falta de inventario.
Dado que los modelos de licencia de Autodesk cambian constantemente, es importante tener la capacidad atemporal de simular diferentes acuerdos de licencia para descubrir áreas de oportunidades de ahorro.
Tanto si una empresa utiliza licencias simbólicas como si se pasa a la nube, el gestor de activos informáticos puede elaborar los datos en informes que se utilizarán en las negociaciones y para prever el uso futuro.
Tal vez esa misma empresa esté experimentando un crecimiento y necesite asegurarse de que sus nuevos ingenieros contratados tendrán el número adecuado de inventario de software de Autodesk.
Con una potente herramienta de medición de Autodesk, el gestor de activos de software podrá manejar esta tarea con facilidad.
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