La Government Accountability Office (GAO) calcula que los organismos federales podrían ahorrar al menos 100.000 millones de dólares en gasto federal en TI si eliminaran las compras redundantes de tecnología -especialmente las licencias de software de ingeniería de alto coste, como las suites CAD/CAE- y pusieran fin a las inversiones innecesarias.
Sin embargo, a pesar de años de mandatos, esfuerzos de modernización y marcos de supervisión como FITARAlas agencias siguen adquiriendo licencias que ya poseen, a menudo debido a una visibilidad limitada y a prácticas de gestión de activos de software gubernamentales fragmentadas. La oportunidad para una optimización integral de las licencias de software nunca ha sido mayor.
La redundancia está integrada en el sistema
El problema no es nuevo. La duplicación de licencias de software lleva mucho tiempo afectando a las agencias federales debido a ineficiencias estructurales que siguen sin resolverse. La mayoría de los organismos operan en entornos fragmentados en los que las decisiones de adquisición se toman de forma independiente en los distintos departamentos o regiones. Un laboratorio del DoD renovó 300 puestos de licencias XYZ mientras que otra división dejó 200 sin utilizar.
Incluso cuando existen herramientas de detección de software, normalmente informan de la instalación, no del uso real. Sin información sobre cómo se utilizan las licencias, los organismos renuevan por defecto los contratos existentes o adquieren nuevas licencias basándose en suposiciones y no en pruebas.
La duplicación no es sólo un problema presupuestario, es un multiplicador del riesgo
El despilfarro económico es obvio, pero las consecuencias son más profundas. Las licencias duplicadas inflan los presupuestos de TI sin retorno de la inversión. Además, generan costes adicionales en forma de mantenimiento, asistencia y formación innecesarios.
Los riesgos de seguridad aumentan a medida que las instancias no gestionadas u olvidadas se acumulan en los sistemas. Durante las negociaciones de contratos empresariales, las agencias se encuentran en desventaja sin una posición clara sobre las licencias. Esto impide a los responsables federales de TI optimizar tanto el gasto como la disponibilidad operativa.
Las herramientas actuales no son suficientes
Muchos organismos siguen dependiendo de herramientas de supervisión suministradas por proveedores, sistemas básicos de gestión de activos informáticos o plataformas de detección diseñadas principalmente para realizar inventarios e informes de cumplimiento. La ausencia de datos detallados sobre el uso de las funciones hace casi imposible prever con precisión las renovaciones, justificar las reducciones de licencias o racionalizar las herramientas que se solapan.
Por ejemplo, aunque proveedores como ANSYS o Petrel pueden ofrecer una valiosa visibilidad de las instalaciones de software, a menudo no incluyen los patrones de uso. Sin una visión detallada de quién utiliza qué licencias, con qué frecuencia y para qué, los organismos pueden mantener involuntariamente un exceso de capacidad o pasar por alto oportunidades para reasignar recursos, lo que con el tiempo se traduce en ineficiencias y costes más elevados.
En algunos casos, las métricas de "actividad" a nivel superficial, como los inicios de sesión de los usuarios, se confunden con un aumento de la demanda. Pero el inicio de sesión no equivale a cuatro horas de comprobación de funciones. Sin un análisis más profundo, estas señales pueden ocultar un uso redundante o paralelo y dar lugar a costosas interpretaciones erróneas.
Los datos de uso real ponen fin a las duplicaciones de licencias
Open iT LicenseAnalyzer ofrece una visibilidad granular del uso real de las licencias, haciendo un seguimiento de quién usa qué, durante cuánto tiempo y con qué nivel de funciones, tanto en los gestores de licencias basados en la nube como en los locales.
Open iTproveedor de gestión de licencias de software certificado por la GSA con amplia experiencia en entornos federales de TI, ofrece las capacidades necesarias para gestionar activamente, optimizar y racionalizar carteras de software complejas.
LicenseAnalyzer permite a las agencias:
- Recupere hasta un 25% de las licencias infrautilizadas mediante la recolección automatizada
- Identificar los derechos que se solapan y las compras redundantes.
- Alinee las renovaciones con los datos reales de uso, no con suposiciones.
- Centralice la información para TI, compras y dirección mediante paneles basados en funciones.
Además, nuestro equipo de servicios gestionados trabaja estrechamente con las agencias federales para revisar los contratos de los proveedores, analizar los derechos, identificar las licencias de software duplicadas y los solapamientos en su inventario de software. Este apoyo humano refuerza los esfuerzos para optimizar el gasto federal en software y mejorar las decisiones a largo plazo sobre el ciclo de vida del software.
Impacto demostrado en las agencias federales
LicenseAnalyzer ha ayudado a las organizaciones a reducir el gasto en software hasta un 30% en 18 meses, al tiempo que ha mejorado significativamente la previsión de la demanda y la precisión de las adquisiciones.
En entornos informáticos federales como la NASA, la plataforma permitió a los equipos identificar sus activos de software más valiosos y utilizados activamente, lo que les permitió eliminar duplicaciones, racionalizar derechos y negociar contratos basados en patrones de uso reales.
Con Open iT, cada decisión está respaldada por una pista de auditoría defendible y datos verificables, lo que garantiza tanto la responsabilidad fiscal como el cumplimiento de los requisitos de supervisión.
Convierta la duplicación en optimización
Se pueden eliminar las compras duplicadas de software. Los conocimientos existen. Las herramientas están disponibles. Lo que se necesita es un cambio en el enfoque de las renovaciones reactivas a la optimización basada en datos. Open iT está preparada para ayudar a las agencias federales a cerrar la brecha, detener la duplicación y desbloquear los ahorros que la GAO ha identificado.
Actúe a partir de los datos. Optimice con confianza. Detenga el despilfarro.
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