- Shadow-IT erschwert die Verwaltung von Softwarelizenzen, da nicht genehmigte Tools die Kosten sowie die Sicherheits- und Compliance-Risiken erhöhen können.
- Die Einführung von SaaS und Cloud-Lösungen kann es für IT-Teams schwieriger machen, die Nutzung nicht registrierter Software zu kontrollieren.
- Durch Lizenzmanagement und Transparenz bei der Nutzung können Unternehmen „Shadow-IT“ erkennen und unter Kontrolle bringen.
„Shadow-IT“ und die Verwaltung von Softwarelizenzen waren früher unterschiedliche Bereiche innerhalb des Unternehmens – der eine betraf Sicherheit und Governance, der andere Beschaffung und Compliance. Die Annäherung dieser Bereiche ist mittlerweile in vollem Gange, und die Auswirkungen sind erheblich: nicht nachverfolgte SaaS-Abonnements, unkontrollierte Lizenznutzung und Compliance-Risiken, die aus der Diskrepanz zwischen dem, was die IT für installiert hält, und dem, was das Unternehmen tatsächlich einsetzt, entstehen. Open iT positioniert „ LicenseAnalyzer “ als die Transparenzplattform, die diese Lücke schließt und Schatten-IT in dasselbe verwaltete Rahmenwerk einbindet, das auch den lizenzierten Softwarebestand abdeckt.
Der Anstieg der Schatten-IT wurde durch die Consumerization der Informationstechnologie vorangetrieben, bei der Benutzer zunehmend inoffizielle Anwendungen und Dienste zur Unterstützung ihrer Arbeit herunterladen und nutzen. In Branchen, die stark auf technische und spezialisierte Anwendungen angewiesen sind, umfasst dies auch die Verwendung von gecrackter Software und veralteten Anwendungen, die aus dem Lizenzportfolio gestrichen wurden. Diese wachsende Vertrautheit mit der Technologie hat zu einem Anstieg der nicht genehmigten Nutzung von nicht genehmigter Software und Anwendungen in Unternehmen geführt.
Die effektive Verwaltung von Softwarelizenzen wird heute als Schlüsselstrategie zur Minderung der mit der Schatten-IT verbundenen Risiken anerkannt. Dieser Ansatz gewährleistet nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern verbessert auch die allgemeine Sicherheitslage des Unternehmens angesichts dieser sich entwickelnden IT-Trends.
Was ist Schatten-IT?
Unter Schatten-IT versteht man die Nutzung von Hardware, Software oder anderen IT-Ressourcen innerhalb eines Unternehmens ohne ausdrückliche Genehmigung oder Wissen der IT-Abteilung des Unternehmens. Dieses Phänomen ist an modernen Arbeitsplätzen immer häufiger anzutreffen, da Mitarbeiter oft nach Tools und Anwendungen suchen, die sie benutzerfreundlicher oder effizienter finden als die offiziell von ihrem Unternehmen genehmigten.
Beispiele für Schatten-IT sind vielfältig und können relativ harmlose Aktivitäten umfassen, wie die Verwendung von Google Drive für die Zusammenarbeit anstelle eines vom Unternehmen genehmigten Tools wie Slack oder die Kommunikation über Skype, obwohl der offizielle, vom Management festgelegte Kanal Microsoft Teams ist.
7 Haupttreiber der Schatten-IT
A staggering 52% of businesses identifies Shadow IT as a significant issue impacting their operations. Furthermore, unauthorized software and SaaS (Software as a Service) applications are estimated to consume a substantial 30-40% of a company’s IT budget. This substantial expenditure is often attributed to the quick and easy acquisition and deployment of shadow applications, avoiding the usual procurement processes.
Um Schatten-IT effektiv einzudämmen und zu verwalten, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Ursachen zu erforschen, warum sie überhaupt auftritt.
- Enhanced Productivity and Efficiency: Shadow IT often emerges because employees and even senior managers seek more efficient or user-friendly tools than those provided by their organization. Workers often prioritize immediate productivity gains over potential long-term risks, especially if these tools seem to improve performance or streamline processes.
- Cost Reduction: In some cases, using unauthorized software or services can be seen as a cost-saving measure, especially if it avoids the lengthy and often expensive procurement processes associated with official IT channels.
- Bypassing Bureaucracy and Delays: Shadow IT can emerge as a response to the slow and cumbersome processes of traditional IT departments. Senior managers might support or turn a blind eye to Shadow IT practices to avoid bureaucratic delays, especially in high-pressure situations where time is a majorfactor.
- Employee Satisfaction and Autonomy: Allowing employees to choose their tools can boost morale and job satisfaction. Employers may believe that by giving their teams the freedom to select their software, they are empowering them and fostering a more dynamic and innovative work environment.
- Lack of Awareness: Sometimes, employers, even at senior levels, may not fully understand the potential risks associated with Shadow IT, such as security vulnerabilities, data breaches, and non-compliance issues. This lack of awareness can lead to a more permissive attitude towards these practices.6.
- Inadequate IT Resources: In organizations where the IT department is under-resourced or lacks expertise in newer technologies, employees and even senior managers might find Shadow IT a necessary means to fill the gaps in IT capabilities and meet specific departmental needs.
- Meeting Specific Needs: Certain specialized tasks or projects may require niche or advanced tools that are not part of the standard IT offering. In such cases, employers might resort to or endorse Shadow IT solutions that specifically cater to these unique requirements.
Shadow Engineering Apps: Selten, aber es kommt vor
Branchen mit einem umfangreichen Lizenzportfolio für Ingenieure, wie z. B. die Fertigungsindustrie, die Energiewirtschaft, das Baugewerbe, die Luft- und Raumfahrt und die Verteidigungsindustrie, setzen in der Regel strenge Richtlinien für die Softwarenutzung durch. Trotzdem können Fälle von Schatten-IT auftreten, auch unter Ingenieuren:
- Die Verwendung von gecrackter Software, die nicht nur unautorisiert ist, sondern auch illegal sein kann.
- Die Verwendung veralteter Softwareversionen, die von der IT-Abteilung des Unternehmens offiziell ausgemustert wurden.
In beiden Fällen wird die Nutzung der Software unbefugt, was erhebliche Risiken mit sich bringt.
Wenn es Unternehmen in diesen Sektoren nicht gelingt, Shadow-Engineering-Anwendungen zu entschärfen, kann dies erhebliche Folgen haben. Dazu gehören der Verlust der Kontrolle über IT-Ressourcen, erhöhte Sicherheitsrisiken aufgrund der Verwendung anfälliger und ungesicherter Anwendungen, Fehlkonfigurationen, Verstöße gegen Lizenzvereinbarungen und Compliance-Probleme.
Die unbefugte Verwendung von technischer Software stellt nicht nur eine Bedrohung für die Integrität der IT-Systeme dar, sondern auch für den rechtlichen und betrieblichen Rahmen des Unternehmens.
Software-Lizenzmanagement vs. Shadow Engineering Software
Das Softwarelizenzmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Strategie gegen Schatten-IT-Anwendungen. Auch wenn diese Lösungen nicht direkt unautorisierte Anwendungen aufspüren, können sie potenzielle Schatten-IT-Szenarien durch die Analyse von Diskrepanzen zwischen verschiedenen Datensätzen identifizieren. Dieser Prozess beinhaltet oft eine anspruchsvolle Datenanalyse, die das Fachwissen externer Spezialisten erfordern kann, um Schattenanwendungen effektiv zu lokalisieren und zu bekämpfen.
Anbieter von Softwarelizenzmanagement-Lösungen wie Open iT bieten einen umfassenden Überblick, indem sie die Softwarenutzung sowohl auf der Ebene des Lizenzmanagers als auch auf der Ebene der Arbeitsstationen überwachen. Diese zweistufige Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Nutzungsmuster, Benutzerverhalten und andere wichtige Metriken in Bezug auf die Nutzung von Softwarelizenzen zu erkennen.
Eine solche detaillierte Überwachung ist von entscheidender Bedeutung, um potenzielle Schatten-IT-Instanzen zu identifizieren und zu entschärfen und sicherzustellen, dass die gesamte verwendete Software autorisiert und auf dem neuesten Stand ist und den Lizenzvereinbarungen entspricht; so wird die Integrität und Sicherheit des IT-Betriebs aufrechterhalten.
Entschärfen Sie die Schatten-IT mit Software-Lizenzmanagement
Verbesserte Übersicht: Die verbesserte Sichtbarkeit ermöglicht die Identifizierung und Analyse von Nutzungstrends. Dies hilft Unternehmen zu verstehen, wie verschiedene Softwareanwendungen genutzt werden, und diese Tools zu optimieren, um einen maximalen Nutzen zu erzielen.
Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien: Die Festlegung und Durchsetzung klarer Richtlinien für die Softwarenutzung und -beschaffung kann das Wachstum der Schatten-IT eindämmen. Diese Richtlinien müssen durch strenge Softwarelizenzverwaltungspraktiken unterstützt werden, um ihre Einhaltung und die Einhaltung von Gesetzen zu gewährleisten.
Regelmäßige Audits und Compliance-Kontrollen: Die Durchführung systematischer Audits und Konformitätsprüfungen hilft bei der Verhinderung der unerlaubten Softwarenutzung. Audits ermöglichen es Unternehmen, die Verwendung von autorisierten Lizenzen im gesamten Unternehmen zu fördern.
Bereitstellung von geeigneten Tools: Um zu verhindern, dass Mitarbeiter auf Schatten-IT zurückgreifen, müssen Organisationen die Verfügbarkeit geeigneter und offiziell genehmigter Software-Tools sicherstellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen.
Umgang mit Schatten-IT durch verbesserte Benutzerfreundlichkeit
Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Risiken der Schatten-IT, vor allem in Bezug auf Sicherheit, Compliance und Datenintegrität, in der Regel größer sind als ihre vermeintlichen Vorteile. Oft entsteht Schatten-IT aus der Frustration der Mitarbeiter mit offiziellen Anwendungen. Um dem entgegenzuwirken, müssen Unternehmen Anwendungen auswählen, die mit ihren Zielen übereinstimmen und die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz verbessern.
Haben Sie Probleme mit der Nutzung von Softwarelizenzen und den Herausforderungen der Schatten-IT? Unser Expertenteam bietet professionelle Dienstleistungen zur Vereinfachung dieser Probleme. Wir bieten Lösungen für ein effektives Softwarelizenzmanagement und Strategien zur Eindämmung von Schatten-IT.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um eine konforme und effiziente IT-Umgebung für Ihr Unternehmen zu schaffen.
