Sie können beträchtliche Einsparungen bei den Lizenzen erzielen, indem Sie die durch das Softwarelizenzmanagement-Tool gewonnenen Tracking-Daten analysieren und auf dem Weg zur Lizenzoptimierung in Ihrem Unternehmen darauf reagieren. Es gibt viele Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, die der sorgfältige Lizenzverwalter für alle Produkte der verschiedenen Anbieter im Unternehmensportfolio untersuchen kann. Es ist jedoch auch wichtig, Prioritäten zu setzen, welche Produkte, Herausforderungen und Kosten zuerst angegangen werden sollen, und ein Projekt zur Verwaltung der Arbeit einzurichten. Die Vorgehensweise hängt von Ihrem Unternehmen, Ihrer Umgebung und der von Ihnen verwendeten Software ab. Er hängt auch von Ihrem SAM-Reifegrad ab und davon, wo Sie sich gerade befinden.
Wir denken, dass Sie sich bereits für unsere Software LicenseAnalyzer® entschieden haben, insbesondere wenn Sie Ingenieur- und Spezialsoftware einsetzen, oder dies zumindest in Erwägung ziehen. Mit LicenseAnalyzer®haben Sie Einblick in und Überblick über Tausende von spezialisierten Softwareprodukten, von Ansys bis Zuken.
Auch wenn die Nachverfolgung und die Berichterstattung über die Lizenznutzung für Sie alles abdecken sollten, sollten Sie nicht vergessen, dass es sich immer noch um ein Software-Tool handelt und dass Sie möglicherweise einige Vorarbeiten leisten müssen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Wir gehen davon aus, dass Sie einen oder mehrere Lizenzverwalter haben. Dabei sollte es sich um eine spezielle Aufgabe mit hoher Priorität handeln und nicht um eine Aufgabe, die jemand in seiner Freizeit übernimmt, der eine Vollzeitstelle in einem anderen Bereich hat, z. B. im Bereich der Cybersicherheit.
Überprüfen Sie, ob Sie alle Ihre Lizenzen im Blick haben
Selbst wenn Sie die Aufsicht über die meisten im Unternehmen genutzten Lizenzen haben, empfehlen wir eine kurze interne Prüfung, um sicherzugehen:
- dass in keinem der Geschäftsbereiche Verträge und Software schlummern. Mit dem Aufkommen von SaaS ist es möglich, dass die Verträge direkt vom Leiter des Geschäftsbereichs ausgehandelt wurden und nicht im Bestandsverzeichnis aufgeführt sind. Sie müssen sich die Verträge und Lizenzdetails besorgen und prüfen, wie sie mit anderen Verträgen, die Sie mit diesem Softwareanbieter haben, zusammenpassen. Zum Beispiel zusätzliche AutoCAD-Lizenzen und der Vertrag, der sie abdeckt.
- dass es keine Regalware gibt, d. h. Lizenzen, die zwar erworben wurden, aber nicht genutzt werden. Dies ist häufig bei Unternehmen der Fall, die Projekte außerhalb des Firmengeländes durchführen, z. B. im Tiefbau oder im Bauwesen. Als das Projekt ins Leben gerufen wurde, waren die erforderlichen Lizenzen im Vertragspreis inbegriffen, und nun, da das Projekt abgeschlossen ist, liegen die Lizenzen einfach herum, ohne dass jemand sie nutzt. Man kann dies auch noch weiter treiben, wenn es sich um ein vorrangiges Projekt handelt, bei dem Lizenzen verwendet werden, die für die Projektdauer erworben wurden. Vielleicht kann man auf sie verzichten und die Projektressourcen können stattdessen den allgemeinen Softwarepool nutzen. In jedem Fall muss die Software in das Bestandsregister aufgenommen werden, wobei die Vertragsbedingungen und das Verlängerungsdatum zu berücksichtigen sind.
Wenn Sie nicht alle Ihre technischen und speziellen Anlagen erfasst haben, können Sie nicht erwarten, dass Ihr Lizenzmanagement-Tool die richtigen Ergebnisse liefert. Sobald Sie alle Anlagen sehen, können Sie sich auf den Weg der Kosteneinsparung machen.
Kosteneinsparungen - keine Compliance-Risiken mehr
Dies ist eine große Veränderung in Ihrem Lieferantenmanagement. Früher haben Sie sich vielleicht auf die Lizenzverwaltungssoftware des Anbieters verlassen, um zu wissen, wie viel Sie bei der Erneuerung oder bei einem unerwarteten und unangenehmen Software-Audit zahlen müssen. Jetzt haben Sie die Kontrolle: Das Softwarelizenzmanagement-Tool liefert umfassende Berichte über die tatsächliche Nutzung im gesamten Unternehmen. Wahrscheinlich haben Sie immer noch überschüssige Lizenzen und eine unzureichende Nutzung, aber Sie wissen genau, wie viel Sie schulden und wo Optimierungsbedarf besteht.
Außerdem sollte das Audit keine Probleme aufdecken, vor allem wenn die Mitarbeiter keine eigenen Lizenzen mitbringen und nutzen dürfen. Dies muss in Ihrer Lizenznutzungsrichtlinie festgelegt sein. Sie sollten sich keine Sorgen über Strafen und Nachbesserungen machen müssen, aber Ihr Lizenzverwalter muss ständig auf mögliche Verstöße achten. Sogar große Unternehmen wurden schon mit Strafen belegt, aber die Untersuchung ergab, dass dies auf Lücken im aktiven Management zurückzuführen war, selbst wenn sie über SLM-Tools verfügten.
Verringerung der überschüssigen Lizenzen
All diese ungenutzten Lizenzen können entsorgt werden, es sei denn, Ihre Planungen für die nächsten Jahre lassen einen Bedarf für sie erkennen. Wahrscheinlich könnten Sie auch Ihren bestehenden Pool an gleichzeitigen Nutzern verkleinern, aber wir raten Ihnen, erst einmal zu gehen, bevor Sie sich auf die Suche machen. Unser Software-Lizenzmanagement-Tool hilft Ihnen dabei, die benötigten Lizenzen mit der Anzahl der Benutzer abzugleichen. Wenn Sie bereit sind, die Effizienz Ihrer Lizenzen zu maximieren, erläutern wir in anderen Blogs die Optimierung von Lizenzen und Concurrent Pools.
Wenn Sie die überflüssigen Lizenzen identifiziert haben, können Sie eine Liste für Ihre Verhandlungen über die nächste Lieferantenerneuerung vorbereiten und darauf hinweisen, dass diese Lizenzen und/oder Verträge wegfallen können.
Benutzer glücklich machen
Es gibt einen Kostenfaktor, der ohne ein SLM-Tool nur sehr schwer zu ermitteln ist - Ablehnungen und Dienstqualität (QoS). Wir können über die Häufigkeit von Ablehnungen berichten und darüber, wann Nachfragespitzen auftreten. Es gibt versteckte Kosten und unzufriedene Nutzer, die abgesehen von der Tatsache, dass sie nicht produktiv sind, weil sie keinen Zugang zu einer Lizenz haben, so verärgert sein können, dass sie sich anderswo Arbeit suchen.
Das Mittel zur Optimierung der QoS ist ein eigenes Thema, und wir haben Blogs und Webinare, die erklären, wie man Ablehnungen verwaltet, die Sie sich ansehen können. Vor kurzem haben wir über das Sammeln von Lizenzen geschrieben, aber Sie müssen Ihre Prozesse und Richtlinien überprüfen und ein Änderungsmanagement und Schulungen einrichten, bevor Sie diese supereffiziente Art der Lizenzverwaltung in Angriff nehmen.
Warum nicht heute beginnen?
Wir haben kaum die Oberfläche der Kosteneinsparungen berührt, aber wir gehen davon aus, dass Sie, wenn Sie diesen Blog lesen, immer noch dabei sind, sich mit SAM vertraut zu machen. Rufen Sie uns an, wenden Sie sich an Ihren Open iT-Vertreter oder senden Sie eine E-Mail an sales@openit.com, wenn Sie Beratung in einem Bereich der Lizenzoptimierung benötigen.
