Open iT: Bessere und effizientere Software-Beschaffung ermöglichen 

Im Zuge der beschleunigten Modernisierung werden die Behörden, die datengesteuerte Softwarebeschaffungsstrategien anwenden, am besten positioniert sein, um sichere, effiziente und zukunftssichere Dienstleistungen zu erbringen.  

Die Bundesbehörden stehen unter wachsendem Druck, ihre Softwarebeschaffungsstrategien zu modernisieren. Die Bundesregierung hat im Haushaltsjahr 2024 rund 74 Milliarden US-Dollar für IT-Ausgaben bereitgestellt, was einem Anstieg von fast 13 % gegenüber dem Vorjahr entspricht. Dieser starke Anstieg spiegelt das Bestreben der Regierung wider, missionskritische Systeme zu modernisieren, die Cybersicherheit zu stärken und digitale Dienste zu fördern. Er verdeutlicht aber auch die Komplexität der Software-Beschaffung auf Bundesebene, wo die Behörden ein Gleichgewicht zwischen Innovation, Einhaltung von Vorschriften und finanzieller Rechenschaftspflicht herstellen müssen. 

Da mehrere Initiativen wie FedRAMP, SWFT und OneGov die Beschaffungsrichtlinien beeinflussen, müssen die Behörden die Lizenzierungsregeln, die Beziehungen zu den Anbietern und den Rahmen für die Einhaltung der Vorschriften sorgfältig steuern. Traditionelle Beschaffungsansätze können mit diesen sich entwickelnden Anforderungen oft nicht Schritt halten. Hier kommt ein Software Asset Managementwie Open iT einen messbaren Wert, indem es den Behörden hilft, einen umfassenden Einblick in die Softwarenutzung zu erhalten, Verschwendung zu reduzieren und die Beschaffung mit den vorgeschriebenen Programmen und Initiativen abzustimmen. 

DEMO: Wie Open iT Klarheit in die Software-Beschaffung bringt?

Vier große Herausforderungen bei der Software-Beschaffung 

Trotz erheblicher Haushaltsmittel ist die Beschaffung von Software auf Bundesebene nach wie vor mit Hindernissen behaftet: 

• Zersplitterte Beschaffung: Die Agenturen beschaffen Lizenzen oft unabhängig voneinander, was zu doppelten Kosten und nicht ausgelasteten Ressourcen führt. 

• Compliance-Risiken: Die Nichteinhaltung von Standards wie FedRAMP oder von Anforderungen im Zusammenhang mit SWFT und OneGov kann zu Strafen und Verzögerungen für die Behörden führen. 

• Schnelle technologische Veränderungen: Die Einführung von Cloud-basierten Plattformen und hybriden IT-Umgebungen erschwert die Nachverfolgung und Erneuerung von Lizenzen. 

• Haushaltsbeschränkungen: Selbst bei einer Aufstockung der IT-Mittel müssen die Behörden gegenüber den Aufsichtsbehörden nachweisen, dass sie ihre Ausgaben effizient und aufgabenorientiert einsetzen. 

Das Ergebnis ist ein System, in dem Lizenzen ungenutzt bleiben können, Nutzungsdaten verstreut sind und die Einhaltung behördenweiter Vorgaben uneinheitlich ist. Ohne eine robuste Lösung riskieren die Behörden, zu viel Geld auszugeben und die Modernisierungsziele nicht zu erreichen. 

FedRAMP, SWFT und OneGov: Wichtige Berührungspunkte bei der Beschaffung 

Jede Diskussion über die Softwarebeschaffung muss die Programme und Rahmenbedingungen berücksichtigen, die die Beschaffungsstrategien direkt beeinflussen: 

• FedRAMP (Federal Risk and Authorization Management Program) stellt sicher, dass Cloud-Produkte strenge Sicherheitsstandards erfüllen, bevor Behörden sie einsetzen können. Die Beschaffungsteams müssen sicherstellen, dass die Lösungen nicht nur zugelassen sind, sondern auch kontinuierlich auf ihre Einhaltung überwacht werden. 

• SWFT (Secure Web Fingerprint Transmission) ist zwar operativ mit der Personalsicherheit verknüpft, wirkt sich aber auch auf die Softwarebeschaffung aus, indem es strenge Standards für die sichere Systemintegration vorschreibt. Lösungen, die mit sensiblen Daten umgehen, müssen mit SWFT-bezogenen Mandaten in Einklang gebracht werden, um Interoperabilität zu gewährleisten und klassifizierte oder persönlich identifizierbare Informationen zu schützen. 

• OneGov spiegelt den breit angelegten Vorstoß der Regierung in Richtung konsolidierter IT-Systeme und gemeinsamer Dienste wider. Bei der Beschaffung im Rahmen von OneGov stehen Interoperabilität, Standardisierung und behördenübergreifende Effizienz im Vordergrund, was Beschaffungsstrategien erfordert, die Redundanzen minimieren. 

Die Einhaltung dieser Vorschriften erfordert eine genaue Nachverfolgung der Software-Assets, überprüfbare Nachweise für die Einhaltung der Vorschriften und die Fähigkeit, Beschaffungsentscheidungen auf der Grundlage der Erfordernisse des Auftrags und der gesetzlichen Normen zu begründen. 

FedRAMP, SWFT und OneGov bieten wichtige Leitplanken, aber das wahre Unterscheidungsmerkmal liegt darin, wie effektiv die Behörden die Beschaffung von Bundessoftware mit diesen Rahmenwerken abstimmen können. 

Wie Open iT die Software-Beschaffung stärkt 

Open iT bietet analytikgestützte Lösungen für das Softwarelizenzmanagement, die es Bundesbehörden ermöglichen, Beschaffungsprozesse zu modernisieren und gleichzeitig die Compliance-Anforderungen einzuhalten. 

1. Datenbasierte Transparenz
   Open iT sammelt detaillierte Nutzungsdaten in Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Umgebungen. Durch die Identifizierung, wer bestimmte Anwendungen wie lange und unter welchen Bedingungen nutzt, erhalten Behörden die nötigen Einblicke, um Verschwendung zu vermeiden und Lizenzen dort einzusetzen, wo sie am effektivsten sind. 

2. Anpassung an FedRAMP, SWFT und OneGov
   Open iT unterstützt Behörden bei der Einhaltung der geltenden Programme, indem es die Softwarenutzung dokumentiert und sicherstellt, dass Beschaffungen autorisierte und sichere Lösungen unterstützen. Detaillierte Berichte helfen den Beschaffungsbeauftragten, die Einhaltung der Vorschriften bei Audits und Beschaffungsprüfungen nachzuweisen. 

3. Optimierte Budgetnutzung
   Da die zivilen IT-Ausgaben in die Höhe schießen, müssen die Behörden den Wert jedes ausgegebenen Dollars nachweisen. Open iT hebt nicht ausreichend genutzte oder ungenutzte Lizenzen hervor und leitet Beschaffungsteams dazu an, Verträge neu zu verhandeln oder Ressourcen so umzuverteilen, dass sie mit unternehmenskritischen Prioritäten übereinstimmen. 

4. Zukunftssichere Beschaffung
   Da sich die IT des Bundes zunehmend auf Cloud- und abonnementbasierte Modelle verlagert, stattet Open iT die Behörden mit Prognosefunktionen aus, die den künftigen Bedarf vorhersagen. Dieser proaktive Ansatz verhindert sowohl überhöhte Ausgaben als auch Engpässe und stellt sicher, dass die Beschaffung mit den sich entwickelnden digitalen Strategien in Einklang steht. 

Vertrauen schaffen durch Transparenz 

Transparenz ist ein Eckpfeiler der Softwarebeschaffung. Aufsichtsbehörden, Rechnungsprüfer und die Öffentlichkeit erwarten von den Behörden, dass sie nachweisen, wie die Mittel ausgegeben werden und ob die Anschaffungen den Standards entsprechen. Open iT ermöglicht es den Behörden,: 

• Erstellen Sie klare, überprüfbare Berichte, die die Lizenznutzung detailliert auflisten. 

• Erbringen Sie den Nachweis, dass Sie die von der Regierung vorgeschriebenen Programme einhalten. 

• Begründen Sie Akquisitionsentscheidungen mit genauen Nutzungs- und Nachfragedaten. 

Eine solche Transparenz gewährleistet nicht nur die Rechenschaftspflicht, sondern schafft auch das Vertrauen, dass die Steuergelder sinnvoll und im Einklang mit den bundesstaatlichen Vorgaben verwendet werden. 

Gründe für die Modernisierung über die Einhaltung von Vorschriften hinaus 

Auch wenn die Einhaltung von FedRAMP, SWFT und OneGov von entscheidender Bedeutung ist, sollten die Modernisierungsbemühungen nicht dabei stehen bleiben. Behörden brauchen Beschaffungssysteme, die flexibel, skalierbar und anpassungsfähig an neue Technologien sind. Die Tools der Open iT unterstützen die kontinuierliche Verbesserung durch Ermöglichung: 

• Skalierbare Lizenzverfolgung über verschiedene Plattformen hinweg. 

• Prädiktive Analysen, die den Beschaffungsbedarf vorhersehen. 

• Kontinuierliche Optimierung der Verträge zur Maximierung des ROI. 

Durch die Nutzung dieser Funktionen können die Behörden von einer auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichteten Denkweise zu einer Denkweise übergehen, bei der Effizienz und Zukunftsfähigkeit im Vordergrund stehen. 

Unterstützung der Einsatzbereitschaft durch intelligentere Beschaffung 

Im Mittelpunkt der Softwarebeschaffung steht die Aufgabe, Behörden bei der effektiven Erbringung von Dienstleistungen zu unterstützen. Open iT stellt sicher, dass die Behörden über die richtigen Tools zur richtigen Zeit verfügen, indem die Beschaffung auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt wird. Dieser Ansatz spart nicht nur Geld, sondern erhöht auch die Einsatzbereitschaft, indem er die Verfügbarkeit der Software sicherstellt. 

In Bereichen, in denen Verzögerungen oder Ineffizienzen die Ergebnisse gefährden könnten, sorgt Open iT für die nötige Klarheit und Flexibilität, um die Kontinuität zu wahren. Indem Open iT eine intelligentere und effizientere Beschaffung ermöglicht, trägt es direkt zur Leistung der Behörde und zur Erbringung öffentlicher Dienstleistungen bei. 

Nehmen Sie Kontakt mit Open iT auf, um mehr zu erfahren.

Wie Open iT Klarheit in die Software-Beschaffung bringt!