Software-Lizenzmanagement: Bewährte Praktiken für Universitäten

Universitäten sind große Abnehmer von lizenzierter Software wie AutoCAD, MATLAB, Ansys und SOLIDWORKS. Technische Anwendungen sind in Forschungslabors weit verbreitet, und einige sind sogar Teil des Lehrplans für Studenten der Naturwissenschaften, Mathematik und Ingenieurwissenschaften. Eine ordnungsgemäße Verwaltung von Softwarelizenzen ist nicht nur aus Gründen der Kosteneinsparung und der Einhaltung von Vorschriften wichtig, sondern auch, um Innovation und Forschung ohne rechtliche Hindernisse zu fördern.  

Dieser vielfältige Pool von Endnutzern zeigt, dass die Lizenzen innerhalb der Einrichtung unterschiedlich stark genutzt werden. Daher sollte ein umfassendes System zur Nachverfolgung von Softwarelizenzen ein nicht verhandelbarer Punkt auf Ihrer Beschaffungs-Checkliste sein. Hier sind die fünf besten Praktiken für die Verwaltung von Softwarelizenzen, die auf Hochschulen zugeschnitten sind: 

Erhöhen Sie die Transparenz mit einem umfassenden Softwarelizenzmanagement-Tool

Bei Hunderten von Mitarbeitern und Tausenden von Studenten, die mehrere Anwendungen für unterschiedliche Zwecke nutzen, kann es eine ziemliche Herausforderung sein, die gesamte Lizenznutzung auf effektive und effiziente Weise zu konsolidieren. Dies gilt umso mehr für akademische Einrichtungen, die eine Kombination aus Lizenzservern und verschiedenen Softwarelizenzierungsmodellen betreiben. 

Darüber hinaus greifen einige Benutzer auf das Ausleihen von Lizenzen zurück, was bei der Überprüfung der Nutzungsmuster ein blinder Fleck sein kann. Mit der richtigen Lösung und zuverlässigen Erkenntnissen können Sie auf Ihr bestehendes Softwarelizenzmanagement-Programm (SLM) aufbauen und einen besseren Überblick darüber gewinnen, wer welche Lizenz wann, wo und wie nutzt.  

Die Nachverfolgung von Softwarelizenzen ist von entscheidender Bedeutung, da die Anzahl der Lizenzen und die Nutzung von technischer Software in jeder Abteilung unterschiedlich ist. Sie variiert auch je nachdem, wer sie nutzt - es könnte ein Student, ein Forscher, ein Vollzeit- oder ein Teilzeitmitarbeiter sein. Eine einzige Quelle der Wahrheit mit granularen Daten wird Ihnen das Leben erleichtern, wenn Sie Ihre Kostenverursacher, Kostenstellen, Rechnungsberichte und Zuweisungsmodelle identifizieren. 

Integrieren Sie die Lizenznutzung für eine bessere Softwarelizenzoptimierung

Die meisten Universitäten haben ihre eigenen bevorzugten ERP- und BI-Systeme. Mit einer geeigneten Softwarelizenzmanagementlösung können Sie die Daten nahtlos in die Anwendung Ihrer Wahl exportieren. Das macht es für jeden Benutzer einfacher, die benötigten Berichte in dem für seine Ziele am besten geeigneten Format zu erstellen. 

Verfolgung und Reduzierung der Softwarelizenzkosten

Dies ist zwar einer der offensichtlichsten Vorteile der Nachverfolgung der Nutzung von Softwarelizenzen, aber man unterschätzt leicht die Einsparungen, die sich aus der Identifizierung nicht genutzter Module, nicht ausgelasteter Anwendungen und doppelter Lizenzen ergeben. Die eigentliche Magie liegt jedoch in der Analyse und Präsentation der Daten. Mit Hilfe von Standard-, Echtzeit- und benutzerdefinierten Berichten können Universitäten die Optimierung ihrer Softwarelizenznutzung in Geldwerte umsetzen. 

Sicherstellung der Einhaltung von Softwarelizenzen

Eine vollständige Lösung für das Softwarelizenzmanagement hilft Hochschulen, lizenzierte Software besser zu verwalten, indem sie sicherstellt, dass die Nutzung mit den Softwarelizenzvereinbarungen ihrer Anbieter übereinstimmt. Das System hilft den Einrichtungen dabei, den Überblick über die verschiedenen Arten von Softwarelizenzen und deren Ablaufdatum zu behalten. Es ermöglicht auch Konfigurationen, die es den Administratoren erlauben, bestimmten Benutzergruppen Vorrang vor anderen Gruppen einzuräumen. 

Verbesserung von Prozessen und Sicherheit

Durch die Optimierung von Softwarelizenzen können Universitäten auch ihre internen Prozesse und ihre Sicherheit verbessern. LicenseAnalyzer bietet einen Überblick über die Lizenznutzung auf täglicher, monatlicher oder vierteljährlicher Basis, so dass sich die Daten leicht auf verschiedene Abteilungen aufschlüsseln lassen. Auf diese Weise können Institutionen ungenutzte oder selten genutzte Lizenzen oder Funktionen leicht identifizieren. Sie können diese Daten nutzen, um Änderungen am Lehrplan vorzunehmen: Vielleicht stellen Sie fest, dass die Studenten eine Anwendung intensiv nutzen, obwohl sie eigentlich eine andere Software lernen sollten. 

Open iT für Hochschulen

Open iT ist ein zuverlässiger Partner verschiedener Organisationen, einschließlich Universitäten, um ihre Software-, Cloud- und SaaS-Nutzung zu verfolgen, zu analysieren und zu optimieren. Das Unternehmen bietet eine Komplettlösung: Neben einem umfassenden Software-Lizenzmanagement-Tool bieten wir einen zuverlässigen 24/5-Kundensupport für unsere Kunden auf der ganzen Welt und Dienstleistungen, die von Branchenexperten unterstützt werden. Wir haben auch ein spezielles Preispaket für Universitäten. 

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