Gestão de licenças de software: Melhores Práticas para Universidades

As universidades são grandes consumidoras de software licenciado, como o AutoCAD, MATLAB, Ansys e SOLIDWORKS. As aplicações de engenharia são predominantes nos laboratórios de investigação e algumas fazem mesmo parte do currículo escolar dos estudantes de ciências, matemática e engenharia. A gestão adequada das licenças de software é crucial, não só para reduzir os custos e garantir a conformidade, mas também para promover a inovação e a investigação sem obstáculos legais.  

Este conjunto diversificado de utilizadores finais indica níveis variáveis de utilização de licenças na instituição. Por conseguinte, um sistema abrangente de controlo de licenças de software deve ser um item não negociável na sua lista de verificação de aquisições. Aqui estão as cinco melhores práticas de gestão de licenças de software adaptadas às universidades: 

Aumentar a visibilidade com uma ferramenta abrangente de gestão de licenças de software

Com centenas de funcionários e milhares de estudantes a utilizarem várias aplicações para diferentes fins, pode ser um grande desafio consolidar toda a utilização de licenças de uma forma eficaz e eficiente. Isto aplica-se ainda mais às instituições académicas que utilizam uma combinação de servidores de licenças e diferentes modelos de licenciamento de software. 

Além disso, alguns utilizadores recorrem ao empréstimo de licenças, o que pode ser um ponto cego quando se analisam os padrões de utilização. Com a solução certa e informações fiáveis, pode desenvolver o seu programa de gestão de licenças de software (SLM) existente e obter uma maior visibilidade sobre quem está a utilizar que licença, quando, onde e como.  

O controlo de licenças de software torna-se fundamental, dado que o número de licenças e a utilização de software de engenharia varia em cada departamento. Também varia em função de quem as utiliza - pode ser um estudante, um investigador, um funcionário a tempo inteiro ou um funcionário a tempo parcial. Uma única fonte de verdade com dados granulares facilitará a identificação dos seus geradores de custos, centros de custos, relatórios de faturação e modelos de atribuição. 

Integrar a utilização de licenças para uma melhor otimização das licenças de software

A maioria das universidades tem os seus próprios sistemas ERP e BI preferidos. Uma solução adequada de gestão de licenças de software permitir-lhe-á exportar facilmente os dados para a aplicação da sua escolha. Isto facilita a qualquer utilizador a criação dos relatórios de que necessita no formato mais adequado aos seus objectivos. 

Controlar e reduzir os custos de licenças de software

Embora este seja um dos benefícios mais aparentes do controlo da utilização de licenças de software, pode ser fácil subestimar as poupanças que se podem gerar ao identificar módulos não utilizados, aplicações subutilizadas e licenças duplicadas. No entanto, a verdadeira magia acontece durante a análise e apresentação dos dados. Através de relatórios pré-definidos, em tempo real e personalizados, as universidades podem traduzir a otimização da sua utilização de licenças de software em valores monetários. 

Assegurar a conformidade das licenças de software

Uma solução completa de gestão de licenças de software ajuda as universidades a gerir melhor o software licenciado, garantindo que a utilização está em conformidade com os contratos de licença de software dos seus fornecedores. O sistema ajudará as instituições a manter um registo dos diferentes tipos de licenças de software e da respectiva data de expiração. Também permite configurações que permitem aos administradores dar prioridade a determinados grupos de utilizadores em detrimento de outros grupos. 

Melhorar os processos e a segurança

Através da otimização das licenças de software, as universidades podem também melhorar os seus processos internos e a sua segurança. O LicenseAnalyzer fornece uma visão da utilização de licenças numa base diária, mensal ou trimestral, facilitando a divisão dos dados por diferentes departamentos. Desta forma, as instituições podem identificar facilmente as licenças ou funcionalidades não utilizadas ou raramente utilizadas. Podem utilizar estes dados para introduzir alterações no currículo: talvez descubra que os alunos estão a utilizar intensamente uma aplicação quando já deveriam estar a estudar outro software. 

Open iT para Universidades

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