Das Government Accountability Office (GAO) schätzt, dass Bundesbehörden mindestens 100 Milliarden Dollar an IT-Ausgaben einsparen könnten, wenn sie überflüssige Technologieanschaffungen - insbesondere kostenintensive Softwarelizenzen wie CAD/CAE-Suiten - eliminieren und unnötige Investitionen einstellen würden.
Doch trotz jahrelanger Mandate, Modernisierungsbemühungen und Überwachungsrahmen wie FITARAbeschaffen die Behörden nach wie vor Lizenzen, die sie bereits besitzen, was häufig auf eine eingeschränkte Sichtbarkeit und fragmentierte Praktiken bei der Verwaltung von Softwarebeständen zurückzuführen ist. Die Chance für eine umfassende Optimierung von Softwarelizenzen war noch nie so groß wie heute.
Redundanz ist im System eingebaut
Dieses Problem ist nicht neu. Die Verdoppelung von Softwarelizenzen plagt die Bundesbehörden schon seit langem aufgrund struktureller Ineffizienzen, die nach wie vor ungelöst sind. Die meisten Behörden arbeiten in fragmentierten Umgebungen, in denen Beschaffungsentscheidungen unabhängig von den Abteilungen oder Regionen getroffen werden. Ein DoD-Labor hat 300 Lizenzen von XYZ erneuert, während eine andere Abteilung 200 Lizenzen brach liegen ließ.
Selbst wenn Software-Erkennungstools vorhanden sind, melden sie in der Regel die Installation und nicht die tatsächliche Nutzung. Ohne Einblick in die Nutzung der Lizenzen verlängern die Behörden bestehende Verträge oder kaufen neue Lizenzen auf der Grundlage von Annahmen statt auf der Grundlage von Beweisen.
Doppelarbeit ist nicht nur ein Budgetproblem - sie ist ein Risikomultiplikator
Die finanzielle Verschwendung liegt auf der Hand, aber die Folgen sind weitreichender. Doppelte Lizenzen blähen die IT-Budgets auf, ohne dass sich die Investition lohnt. Außerdem verursachen sie zusätzliche Kosten in Form von unnötiger Wartung, Support und Schulung.
Die Sicherheitsrisiken nehmen zu, wenn sich nicht verwaltete oder vergessene Instanzen systemübergreifend ansammeln. Bei Vertragsverhandlungen mit Unternehmen sind die Behörden ohne eine klare Lizenzposition im Nachteil. Dies hindert IT-Verantwortliche auf Bundesebene daran, sowohl die Ausgaben als auch die Betriebsbereitschaft zu optimieren.
Aktuelle Tools gehen nicht weit genug
Viele Behörden verlassen sich immer noch auf Überwachungstools von Anbietern, einfache IT-Asset-Management-Systeme oder Discovery-Plattformen, die in erster Linie für Bestands- und Compliance-Berichte konzipiert sind. Das Fehlen von detaillierten Nutzungsdaten auf Funktionsebene macht es nahezu unmöglich, genaue Prognosen zu erstellen und Verlängerungen zu rechtfertigen, Lizenzreduzierungen zu rechtfertigen oder sich überschneidende Tools zu rationalisieren.
Anbieter wie ANSYS oder Petrel können zwar einen wertvollen Einblick in die Softwareinstallationen bieten, aber die Nutzungsmuster werden oft nicht berücksichtigt. Ohne einen detaillierten Einblick in die Frage, wer welche Lizenzen wie oft und zu welchem Zweck nutzt, können Behörden unbeabsichtigt Überkapazitäten aufrechterhalten oder Möglichkeiten zur Umverteilung von Ressourcen übersehen, was im Laufe der Zeit zu Ineffizienzen und höheren Kosten führt.
In manchen Fällen werden oberflächliche "Aktivitäts"-Metriken wie Benutzeranmeldungen fälschlicherweise für eine erhöhte Nachfrage gehalten. Aber eine Anmeldung ist nicht gleichbedeutend mit einem vierstündigen Feature-Checkout. Ohne tiefere Analyse können solche Signale redundante oder parallele Nutzung verschleiern und zu kostspieligen Fehlinterpretationen führen.
Tatsächliche Nutzungsdaten beenden Lizenzvervielfältigungen
Der Open iT LicenseAnalyzer liefert einen detaillierten Einblick in die tatsächliche Lizenznutzung, indem er verfolgt, wer was, wie lange und auf welcher Funktionsebene nutzt, und zwar sowohl für Cloud-basierte als auch für On-Premise-Lizenzmanager.
Open iT, ein GSA-zertifizierter Anbieter von Softwarelizenzmanagement mit umfassender Erfahrung in IT-Umgebungen von Bundesbehörden, bietet die erforderlichen Funktionen für die aktive Verwaltung, Optimierung und Rationalisierung komplexer Softwareportfolios.
LicenseAnalyzer ermöglicht es Agenturen,:
- Rückgewinnung von bis zu 25 % ungenutzter Lizenzen durch automatisches Harvesting
- Ermittlung von sich überschneidenden Ansprüchen und überflüssigen Käufen.
- Richten Sie Verlängerungen an realen Nutzungsdaten aus - nicht an Annahmen.
- Zentralisierung der Erkenntnisse für IT, Beschaffung und Geschäftsführung über rollenbasierte Dashboards.
Darüber hinaus arbeitet unser Managed-Services-Team eng mit Bundesbehörden zusammen, um Anbieterverträge zu prüfen, Berechtigungen zu analysieren, doppelte Softwarelizenzen und Überschneidungen im Softwarebestand zu identifizieren. Diese "Human-in-the-Loop"-Unterstützung stärkt die Bemühungen zur Optimierung der Softwareausgaben der Bundesbehörden und zur Verbesserung der langfristigen Software-Lebenszyklusentscheidungen.
Nachgewiesene Wirkung in Bundesagenturen
LicenseAnalyzer hat Unternehmen dabei geholfen, ihre Softwareausgaben innerhalb von 18 Monaten um bis zu 30 % zu senken und gleichzeitig die Bedarfsprognose und die Genauigkeit der Beschaffung deutlich zu verbessern.
In IT-Umgebungen von Bundesbehörden wie der NASA ermöglichte es die Plattform den Teams, ihre wertvollsten und aktiv genutzten Software-Assets zu identifizieren, so dass sie Doppelarbeit vermeiden, Berechtigungen rationalisieren und Verträge auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzungsmuster aushandeln konnten.
Mit Open iT wird jede Entscheidung durch einen nachvollziehbaren Prüfpfad und überprüfbare Daten gestützt, so dass sowohl steuerliche Verantwortung als auch die Einhaltung von Aufsichtsanforderungen gewährleistet sind.
Verwandeln Sie Duplikation in Optimierung
Doppelte Softwarekäufe können vermieden werden. Die Erkenntnisse sind vorhanden. Die Werkzeuge sind vorhanden. Was wir brauchen, ist eine Umstellung des Ansatzes von reaktiven Erneuerungen auf datengesteuerte Optimierung. Open iT ist bereit, den Bundesbehörden dabei zu helfen, die Lücke zu schließen, Doppelarbeit zu vermeiden und die vom GAO ermittelten Einsparungen zu erzielen.
Handeln Sie anhand der Daten. Optimieren Sie mit Zuversicht. Stoppen Sie die Verschwendung.
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