Software-Lizenzverwaltung (SLM) 101

Vorteile, Risiken und bewährte Praktiken

Bei einer Softwarelizenz handelt es sich um einen Vertrag, der den Nutzern die Richtlinien für die Nutzung verschiedener Anwendungen in einer Weise vorgibt, die nach Vereinbarung rechtsverbindlich ist.

In diesen Bedingungen werden den Nutzern Bedingungen für die faire Nutzung und Vereinbarungen über geistiges Eigentum vorgegeben. 

Die Hauptfunktion einer Softwarelizenz besteht darin, die Rechte sowohl des Entwicklers/Anbieters als auch des Nutzers an der Nutzung einer bestimmten Softwareanwendung darzustellen.

Dies wird durch einen Vertrag ausgedrückt, der als Endbenutzer-Lizenzvertrag (EULA) bekannt ist.

In diesem Dokument sind die Bedingungen enthalten, u. a. der Grad des Zugriffs der Benutzer auf den Quellcode, die Anzahl der Benutzer, die die Lizenz nutzen können, die Anzahl der Rechner, auf denen die Anwendung installiert werden kann, der Zeitraum, in dem sie genutzt werden kann, der technische Support und die Wartung, geografische Einschränkungen usw.

Wenn das Unternehmen sein Softwareportfolio erweitert, kann die schiere Anzahl und Vielfalt der Softwarelizenzen, die es besitzt, die Lizenzverwaltung sehr anstrengend und kompliziert machen.

Manche Unternehmen beschäftigen ganze Teams, nur um ihr Softwarelizenzportfolio ordnungsgemäß zu verwalten.

Daher ist ein effektives Softwarelizenzmanagement für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung.

Was ist Software-Lizenzmanagement?

Das Softwarelizenzmanagement (SLM) ist einer der wichtigsten Bereiche im breiteren IT Asset Management (ITAM).

Dabei handelt es sich um den Prozess der Dokumentation, Verfolgung, Kontrolle und Größenanpassung der Softwarelizenzen eines Unternehmens.

SLM wird von Unternehmen mit einem wachsenden Softwareportfolio eingesetzt, um die verschiedenen Lizenzen und Berechtigungen, die sie besitzen, zu überwachen und zu pflegen.

Es bietet einen Überblick über die wichtigsten Lizenzinformationen des Unternehmens, einschließlich Berechtigungen, Einschränkungen, Verfügbarkeit, Nutzung, Versionen und Ablaufdatum.

Sie trägt dazu bei, die Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften bei Softwareanbietern zu mindern und die hohen Strafen zu vermeiden, die mit einem Verstoß gegen die Vorschriften verbunden sind.

Sie kann auch die digitale Flexibilität erhöhen und die Erfahrung der Endnutzer verbessern.

Um ein effektives Softwarelizenzmanagement zu implementieren, ist ein tiefes Verständnis der verschiedenen Lizenzmodelle, die das Unternehmen besitzt, erforderlich.

Arten von Software-Lizenzen

Im Allgemeinen gibt es 5 Arten von Softwarelizenzen, die sich nach ihrer Beschränkung richten: Public Domain, Less General Public License (LGPL), permissive, Copyleft und proprietär.

Die meisten Endnutzer sind mit proprietären Lizenzen vertraut, die es ihnen erlauben, die Softwareanwendungen auf der Grundlage der in der EULA festgelegten Bedingungen zu nutzen.

Um ihre proprietären Softwareprodukte zu schützen, bieten Entwickler und Anbieter eine Reihe von Lizenzierungsmodellen an.

Im Allgemeinen werden diese Lizenzen auf 3 Arten eingesetzt:

Eigenständig

Lizenzen sind an die Anwendung gebunden und erfordern keinen zusätzlichen Auslöser, um die Anwendung zu aktivieren.

Netzwerkbasiert

Lizenzen werden von einem Lizenzserver bereitgestellt, der das Ein- und Auschecken von Lizenzen aus dem verfügbaren Lizenzpool verwaltet.

Wolke

Die Lizenzen werden über das Internet bereitgestellt. In einigen Fällen erfolgt der Zugriff auf die Anwendung selbst über das Internet durch Software-as-a-Service (SaaS), ein Software-Vertriebsmodell, bei dem die Anwendungen in einer Cloud-Umgebung gehostet werden.

Modelle

Die Zahl der Lizenzierungsmodelle nimmt ständig zu, da die Softwarehersteller auf der Grundlage aktueller Trends und Marktanforderungen neue Möglichkeiten für den Verkauf von Lizenzen einführen. Hier sind einige der gängigsten Lizenzierungsmodelle: 

Ewige

Die Software wird einmal gekauft und der Nutzer kann sie unbegrenzt nutzen. Der Support und die Wartung der Softwareanwendung haben jedoch ein Ablaufdatum und müssen möglicherweise gegen zusätzliche Gebühren erneuert werden.

Gleichzeitige

Concurrent-Lizenzen, die in großen Mengen erworben werden, um mehrere Benutzer unter einem einzigen Lizenzcode zuzulassen, ebnen den Weg für ein einfacheres Software-Lizenzmanagement.

Schwimmend

Bei Floating-Lizenzen, die von einer Gruppe von Nutzern gemeinsam genutzt werden, gibt es Beschränkungen für die Nutzung der Lizenzen, einschließlich der Gesamtzahl der Lizenzen, des Nutzerzugriffs usw.

Gemessen

In der Regel sind sie auf kostenlose Testphasen beschränkt und schränken den Zugriff der Nutzer auf bestimmte Funktionen und die Gesamtnutzungszeit ein.

Abonnement-basiert

Hierbei handelt es sich um eine befristete Lizenz, bei der der Zugang zur Softwareanwendung nach einem bestimmten Zeitraum endet, sofern das Abonnement nicht verlängert wird.

Named-User

Diese ist an einen bestimmten Benutzer gebunden, kann aber auf einer begrenzten Anzahl von Geräten installiert werden.

Node-Locked

Diese auch als maschinenbasierte Lizenz bezeichnete Art von Lizenz ist an ein oder mehrere Hardware-Geräte gebunden. Jeder Nutzer des Geräts kann sie verwenden.

Dongle

Dabei werden USB-Anschlüsse zur Aktivierung von Softwareanwendungen verwendet, was die Mobilität erhöht und die gemeinsame Nutzung durch verschiedene Benutzer erleichtert.

Pay-per-Use

Pay-per-Use- oder nutzungsbasierte Lizenzen werden in der Regel zusätzlich zu Concurrent-Lizenzen verwendet und vom Anbieter auf der Grundlage der Produkte und/oder Funktionen abgerechnet, die der Benutzer in einem bestimmten Zeitraum tatsächlich genutzt hat.

Token-basiert

Dabei handelt es sich um eine Art von im Voraus bezahlter, nutzungsbasierter Lizenz, bei der der Nutzer eine Anzahl von Token kauft, die dann für den Zugang zu bestimmten Produkten und/oder Funktionen verwendet werden können. Jedem Produkt oder jeder Funktion wird eine Anzahl von Token zugewiesen, die in regelmäßigen Abständen mit dem Token-Pool verrechnet werden.

Vorteile des Software-Lizenzmanagements

Sicherstellung der Einhaltung von Softwarelizenzen

Mit der Verwaltung von Softwarelizenzen behalten Unternehmen den Überblick über ihre Lizenzansprüche und Verfallsdaten.

Durch den Einsatz von Software Asset Management-Tools können Administratoren überwachen, ob die Lizenznutzung des Unternehmens über die festgelegten Bedingungen der Software hinausgeht.

Dies kann dazu beitragen, hohe Strafen und eine Schädigung des Rufs des Unternehmens zu vermeiden.

Verschaffen Sie sich einen Vorteil bei Lieferantenverhandlungen

Mit dem Softwarelizenzmanagement verfügt das Unternehmen über Daten, Analysen, Berichte und Rohdaten zur Nutzung, die bei Verhandlungen als Vorteil genutzt werden können.

Unnötige Kosten einsparen

Viele Faktoren können zu unnötigen Softwarekosten beitragen - Projekte mit unterschiedlichem Bedarf an bestimmten Anwendungen, Fusionen und Übernahmen, zusätzliche oder verringerte Mitarbeiterzahl usw.

Mit dem richtigen Tool können Administratoren die Nutzungsdaten auseinandernehmen und Berichte erstellen, die Möglichkeiten zur Kostensenkung aufzeigen.

Verringerung der Sicherheitsrisiken

Die Verwaltung von Softwarelizenzen dient nicht nur der Kostensenkung.

Durch die Nachverfolgung, wer, wann und wo die Software verwendet wird, kann jede unberechtigte Nutzung von Softwarelizenzen sofort erkannt werden.

Die Aufzeichnung der Entwicklung der Softwarenutzung im Unternehmen kann auch dabei helfen, plötzliche und unerwartete Schwankungen in der Lizenznutzung des Unternehmens zu erkennen.

Verbesserung der Arbeitseffizienz

IT Chargeback oder Showback ist eine der Strategien im Rahmen des Softwarelizenzmanagements.

Dies schafft Verantwortlichkeit und verbessert die Produktivität der Endnutzer, da sie sich bewusst werden, wie sie ihre Zeit während der Arbeitszeit nutzen.

Risiken eines fehlenden Software-Lizenzmanagementplans

Der Wert des Softwarelizenzmanagements kann in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens beobachtet werden.

Er ist nicht nur auf Lizenzverwalter oder IT-Manager beschränkt, sondern zeigt auf, warum SLM eine wichtige Geschäftsstrategie ist.

IT

Ein effektiver Plan zur Verwaltung von Softwarelizenzen ermöglicht es der IT-Abteilung, ihre Ressourcen zu rationalisieren, und erleichtert es ihr, sicherzustellen, dass die Organisation ihre Lizenzrechte einhält.

Außerdem erhalten Administratoren einen Überblick über den gesamten IT-Bestand und können so Strategien zur Optimierung ihrer Software- und Hardware-Assets entwickeln.

Finanzen

Engineering-Lizenzen von Anbietern wie Autodesk, MathWorks und Dassault Systemes sind kostspielig.

Multipliziert man den Preis für eine Lizenz mit Tausenden von Endnutzern, so ergibt sich eine auffällige Zahlenreihe im Software-Budgetplan.

Ohne Softwarelizenzmanagement wäre es schwierig, die entstandenen Kosten nachzuvollziehen und den zuständigen Abteilungen zuzuordnen.

Beschaffung und Versorgung

Ohne historische und Echtzeit-Berichte wäre es für die Verantwortlichen für die Beschaffung und Bereitstellung von Softwarelizenzen und anderen IT-Ressourcen schwierig, die richtige Anzahl der für einen bestimmten Zeitraum zu beschaffenden Lizenzen vorherzusagen.

Produktion & Gestaltung

Die Mitarbeiter in der Produktions- und Konstruktionsabteilung schätzen den nahtlosen Zugriff auf die Anwendungen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Ohne Softwarelizenzmanagement kann es bei den Endnutzern zu Lizenzverweigerungen kommen, die ihre Produktivität beeinträchtigen können.

Verzögerungen in einem Bereich können sich nachteilig auf die gesamte Produktionslinie auswirken.

Exekutive

Führungskräfte, die keinen Überblick über ihre Software-Assets haben, unterschätzen oder überschätzen möglicherweise den Wert der Projekte, in die sie gerade investieren.

Es gibt einen Fall, in dem der Kunde beschloss, eines seiner Projekte neu zu bewerten, nachdem er die Nutzung seiner Softwarelizenzen verfolgt hatte.

Bewährte Praktiken im Software-Lizenzmanagement

Die Verwaltung von Softwarelizenzen kann eine mühsame Aufgabe sein. Der richtige Prozess und die richtigen Tools können jedoch bei der effektiven und reibungslosen Verwaltung von Softwarelizenzen immens helfen.

Ziele setzen

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Ziele zu definieren, bevor irgendetwas umgesetzt wird, da jede nachfolgende Aktion auf den gesetzten Zielen basiert.

Verstehen Sie die Lizenzvereinbarung

Die EULA würde die korrekten Metriken für die Berichterstattung definieren. Die Kenntnis der Lizenzvereinbarung und ihrer Feinheiten würde es den Administratoren ermöglichen, zu wissen, was sie tun können und was nicht, und welche Maßnahmen sie im Rahmen der Lizenzvereinbarung durchführen können.

Daten sammeln

Es ist von entscheidender Bedeutung, korrekte und genaue Nutzungsdaten aus einer Vielzahl von Quellen auf den Lizenzservern und Workstations zu erfassen. Aktuelle Herausforderungen bei der Datenerfassung, wie z. B. abgetrennte Netzwerke und Remote-Arbeitsplätze, können mit den richtigen Tools entschärft werden.

Daten konsolidieren

Um die Integrität der Daten zu schützen, kann es notwendig sein, alle Nutzungsdaten von verschiedenen Lizenzservern, einschließlich getrennter Netzwerke, und Arbeitsplätzen in einem einzigen sicheren Datenspeicher zu konsolidieren. Dies würde auch die Datenaggregation und -verarbeitung erleichtern und die Erstellung von Berichten beschleunigen. Es wäre auch viel einfacher, Echtzeit- und historische Daten verschiedener Lizenzen auf einem zentralen Dashboard anzuzeigen.

Daten auswerten

Analysieren Sie die Daten in Bezug auf die Lizenzvereinbarung und die gesetzten Ziele. Wenn es zum Beispiel Lizenzen für benannte Benutzer gibt, dann analysieren Sie den Bericht über die einzelnen Benutzer. Und wenn es Lizenzen für gleichzeitige Benutzer gibt, dann analysieren Sie den Bericht über die maximale Anzahl gleichzeitiger Benutzer und die Effizienz der Lizenz. Unterschiedliche Lizenzierungsmodelle erfordern unterschiedliche Berichte.

Aktionspunkte umsetzen

Eine der größten Herausforderungen bei der effektiven Umsetzung von SLM ist die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen auf der Grundlage der durchgeführten Analysen.

Einige Unternehmen wissen bereits, was zu tun ist, weil die Datenanalyse bereits die Antworten geliefert hat, aber sie versäumen es, diesen wichtigen Teil des Prozesses zu nutzen.

Es ist auch wichtig, die Zustimmung der Benutzer und anderer Interessengruppen im Unternehmen zu erhalten.

Transparenz ist der Schlüssel. Es wäre viel einfacher, die notwendigen Maßnahmen umzusetzen, wenn die Nutzer und andere Beteiligte in den Prozess einbezogen werden.

Wie kann Open iT Sie bei Ihrem Software-Lizenzmanagement unterstützen?

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen gerade erst anfängt oder ob Sie nach neuen Wegen suchen, um Ihre derzeitigen Softwarelizenzmanagement-Initiativen zu optimieren, Open iT kann Ihrem Team helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Open iT-Produkte und -Lösungen ermöglichen es Unternehmen, die Kontrolle über ihre Software-Assets durch unternehmensweite Überwachung, IT-Chargeback, ROI-Analyse und Optimierung der Software-Lizenznutzung zu übernehmen.

Durch ein fortschrittliches Analyse- und Berichtssystem gibt Open iT den Kunden die Daten an die Hand, die sie benötigen, um bei Verhandlungen mit Lieferanten besser gerüstet zu sein.

Open iT LicenseAnalyzer2022, das Flaggschiffprodukt, bietet Lizenzadministratoren drei Funktionsebenen.

Es unterstützt über 6000 Anwendungen (eigenständig, netzwerkbasiert oder in der Cloud gehostet) und über 35 Lizenzmanager.

Stufe 1 - In dieser Stufe können Sie Laufzeitnutzungsdaten aus einer Vielzahl von Quellen sammeln, um eingecheckte und ausgecheckte Lizenzen zu verfolgen.

Außerdem haben Sie Zugriff auf Echtzeit- und historische Nutzungsberichte sowie auf proaktive Warnmeldungen, die Ihnen helfen, Bereiche aufzudecken, in denen Sie Kosteneinsparungen erzielen können, indem Sie den übermäßigen Erwerb von Lizenzen reduzieren.

Stufe 2 - Diese Stufe bietet einen genaueren Einblick in den Trend Ihrer Lizenznutzung, indem die tatsächliche aktive Nutzung Ihrer laufenden Anwendungen gemessen wird. 

Mit Stufe 2 können Sie verfolgen, ob Ihre Lizenzen aktiv genutzt werden, indem Sie CPU-, E/A-, Tastatur- und Mausaktivitäten messen und mit den festgelegten Richtlinien und Schwellenwerten vergleichen.

Stufe 3 - Die dritte Stufe bringt das Softwarelizenzmanagement mit Managed Usage auf die nächste Ebene.

Es automatisiert den Prozess der Lizenzoptimierung durch die Erkennung und Sperrung/Kündigung von inaktiv genutzten Anwendungen.

Dadurch werden ungenutzte Lizenzen wieder für den Pool freigegeben, so dass andere die Anwendung nutzen können.

Open iT bietet auch Punktlösungen an, die auf die Optimierung spezifischer technischer und geschäftlicher Anwendungen ausgerichtet sind.

  • Analyzer für Autodesk®
  • Analysator für Ansys®
  • Analyzer für MathWorks®
  • Analyzer für SOLIDWORKS®
  • Analysator für Siemens NX®
  • Analysator für Materialise®
  • Analyzer für Bentley®
  • Optimizer for SAP® Licensing

Neben diesen leistungsstarken Werkzeugen verfügt Open iT über fundiertes Wissen und jahrelange Erfahrung bei der Entwicklung datenbasierter Strategien, die den Wert der Software-Investitionen ihrer Kunden optimieren und dabei Themen ansprechen und Erkenntnisse liefern, die perfekt auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind. 

Sind Sie bereit für ein optimiertes Software-Lizenzmanagement? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit einem Open iT Business Solutions Consultant auf.

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