Die Synergien zwischen FinOps und SAM

Die meisten unserer Kunden sind in Branchen tätig, die in großem Umfang technische und Spezialsoftware einsetzen und in denen die Verwaltung von Softwarelizenzen und -berechtigungen nicht dem Zufall überlassen werden darf und genau überwacht werden muss. Folglich sind die meisten ihrer SAM-Richtlinien, -Prozesse und -Supportleistungen gut verwaltet und ausgereift.

Aus diesem Grund werden die sechs Prinzipien, die laut der Foundation eine FinOps-Praxis definieren, beim SAM-Produktverantwortlichen auf Resonanz stoßen; sie haben viel mit den Schritten gemeinsam, die zum Erreichen der SAM-Reife unternommen werden.

Schauen wir uns die sechs von der FinOps Foundation definierten Prinzipien und die Gemeinsamkeiten zwischen FinOps und SAM an. Wir haben die Prinzipien so geordnet, wie sie unserer Ansicht nach mit SAM übereinstimmen.

Ein zentrales Team treibt FinOps voran

In vielen Unternehmen wurde jede Geschäftseinheit zu einem eigenen Gesetz und baute ihre eigene Beziehung zur Cloud auf. Dies führte zu unnötigen Kosten, da das Unternehmen den Anbieter mehrfach bezahlte, ohne in den Genuss eines Rabatts zu kommen, der für einen einzigen Vertrag für das gesamte Unternehmen verfügbar war. Außerdem führte dies zu mehreren Verträgen mit dem Anbieter.

Beim Aufbau einer ausgereiften SAM-Umgebung besteht eine der ersten Maßnahmen darin, alle Softwarelizenzen und -verträge innerhalb des Unternehmens (in Gebrauch oder im Regal) zu identifizieren und das Eigentum in der IT-Domäne unter dem SAM-Team zu zentralisieren. Die Unterbrechung durch die Pandemie, die Remote-Arbeit und das Wachstum von Cloud-Lösungen haben jedoch dazu geführt, dass selbst die diszipliniertesten und am besten organisierten SAM-Umgebungen von wolkigen Flecken heimgesucht werden, insbesondere wenn die Hyperscaler (AWS, Google und Microsoft) beteiligt sind.

Auch die Kostenmodelle unterscheiden sich sowohl von der Preisgestaltung vor Ort als auch von den herkömmlichen SaaS-Modellen, und hier kann das FinOps-Team sein Fachwissen mit den SAM- und ITAM-Teams teilen. Es gibt mehrere Klassen von Rabatten, die Cloud-Nutzern angeboten werden, mit unterschiedlichen Nuancen und Vorteilen (oder Nachteilen), sowohl von den "Big 3" als auch von anderen Cloud-Anbietern.

Sobald alle Formen der Cloud-Nutzung identifiziert sind (IaaS, PaaS und SaaS, wobei wir uns hier auf SaaS beschränken), kann die für das Unternehmen günstigste und angemessenste Rabattvereinbarung ausgehandelt werden, wobei die Termine für die Vertragsverlängerung der bestehenden Verträge zu berücksichtigen sind. Wir werden hier nicht auf die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lizenztypen eingehen, möchten aber zwei Bereiche erwähnen, in denen das SAM-Team seine Erfahrung einbringen kann: Zum einen geht es um die Frage, ob eine SaaS-Lösung für einen Softwarebestand die beste Option für das Unternehmen ist, anstatt Lizenzen vor Ort zu erwerben. Unterstützt wird diese Entscheidung durch BYOL ("bring your own license"), bei dem es sehr kosteneffizient sein kann, Vor-Ort-Lizenzen in einem Container in der Cloud unterzubringen, für den keine zusätzlichen Kosten anfallen.

Wie bei SAM können die Cloud-Kosten, wenn sie nicht zentralisiert sind, nicht verwaltet und den Geschäftsbereichen und Mitarbeitern, die die Software tatsächlich nutzen, in Rechnung gestellt werden, was das nächste FinOps-Prinzip ist, das wir besprechen.

Jeder übernimmt die Verantwortung für seine Cloud-Nutzung

Hier wird SAM den Weg weisen. Die Ironie der Softwarelizenzierung, insbesondere bei Spezialsoftware, besteht darin, dass die Vertragsverhandlungen normalerweise auf den Schultern von IT- und SAM-Spezialisten lasten, von denen die meisten die Software nie wirklich nutzen oder wissen, wie sie funktioniert oder was sie erreichen soll. Traditionell waren die Lizenzkosten auch Teil des IT-Investitionsbudgets.

In Organisationen mit einer ausgereiften SAM-Umgebung wurde die Praxis der Rückverrechnung dieser Kosten auf der Grundlage der Nutzung eingeführt. Natürlich gibt es einen gewissen Widerstand von den Nutzern dieser Lizenzen, insbesondere von den Managern, die nun neue Kosten zu ihrem Budget hinzufügen müssen. Allerdings wird den Managern dadurch auch bewusst, wie hoch die Kosten für die Nutzung ihrer Software-Tools sind, und es entsteht sehr schnell eine neue Disziplin zur Verwaltung unnötiger Nutzung.

Natürlich müssen die Benutzer geschult werden, damit sie verstehen, dass die Anmeldung bei Software, die sie eigentlich nicht benutzen, z. B. wenn sie an einer Besprechung teilnehmen, die Abteilungskosten in die Höhe treibt und dass solche Lizenzen von den SAM-Administratoren "abgegriffen" werden können. Es sollte auch dokumentierte Richtlinien und Verfahren in Bezug auf die Softwareberechtigung und -nutzung geben. Natürlich muss die Umstellung auf ein Chargeback-Modell mit Fingerspitzengefühl und Geduld erfolgen.

Es wird nicht schwierig sein, die Verantwortlichkeit für die Cloud-Nutzung in einem solchen Umfeld zuzuweisen. Auch hier muss aufgeklärt werden, wie und wann die Kosten entstehen, damit der Nutzer seine Nutzung optimieren kann, da sie sich von den herkömmlichen SAM-Kosten unterscheiden. Auch dies kann nur mit einer detaillierten, genauen und zeitnahen Berichterstattung auf Abteilungs- und Benutzerebene erreicht werden. Hier ist die Cloud-Kostenmanagement-Software unverzichtbar; mit manuellen Prozessen und Tabellenkalkulationen lässt sich dies nicht erreichen.

Berichte sollten zugänglich und zeitnah sein

Wie bereits erwähnt, unterscheiden sich die Cloud-Kostenmodelle von den traditionellen SAM-Kosten, da sie sowohl Hardware- als auch Firmware-Kosten beinhalten. Unsere Software LicenseAnalyzer wurde entwickelt, um die Komplexität und all die verschiedenen Lizenzmodelle zu bewältigen, die die Anbieter von technischer und wissenschaftlicher Software anbieten. Wir sind dem Ruf unserer Kunden gefolgt, die zusätzliche Funktionen zur Ermittlung von Cloud-Kosten benötigten, die wir noch nicht berücksichtigt hatten. Infolgedessen entwickeln wir den LicenseAnalyzer kontinuierlich weiter, um sie auf ihrem Weg zur SAM-Reife zu unterstützen. Die Möglichkeit, die Nutzung auf Abteilungsebene nach Benutzer, Tageszeit, Software und genutzten Funktionen in einem Bericht zu identifizieren, ist für jeden im Unternehmen von unschätzbarem Wert, vom CFO bis zu jedem Benutzer und natürlich den Abteilungsleitern und SAM-Administratoren.

Teams müssen zusammenarbeiten

Mit präzisen und genauen Berichten und einer angemessenen Ausbildung im gesamten Unternehmen und der Übernahme der Verantwortung für die Kosten durch jeden Einzelnen lässt sich die Zusammenarbeit leicht steuern. Die effiziente und optimierte Nutzung von Software sollte Teil der Unternehmenskultur werden, was ein Vorteil von FinOps ist.

Selbst die besten SAM- und ITAM-Abteilungen in den Ingenieur-, Bau- und Wissenschaftsbranchen tun sich oft schwer, die Botschaft an die Finanzabteilung und die C-Suite weiterzugeben, die keine enge Beziehung zu der spezialisierten Software haben, obwohl der CFO sehr wohl weiß, was SAP kostet, und möglicherweise unsere SAP-Punktlösung verwendet. Ein Umdenken sollte sich bald einstellen, wenn sich die erwarteten Einsparungen durch die Migration in die Cloud als alles andere als ein Vorteil erweisen. Mit dem unternehmensweiten Verständnis kommt die Zusammenarbeit.

Entscheidungen werden durch den Geschäftswert der Cloud getrieben

Es ist zwar ein Grundsatz von FinOps, dass der geschäftliche Nutzen der Cloud eine wichtige Determinante dafür ist, ob ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt gebracht wird, doch sind andere Faktoren wie der Wettbewerb und die Marktnachfrage die wichtigsten Triebfedern für jede Entscheidung über eine Innovation. Die Fähigkeit zur Vorhersage der Softwarekosten sowie die Fähigkeit, diese Kosten zu verfolgen und unter Kontrolle zu halten, ist jedoch eine neue Dimension, die die Projektplanung und -verwaltung nur verbessern kann.

Früher berechneten die Projektmanager, welche Softwarelizenzen für ein Projekt benötigt wurden, und rechneten diese als neue Investitionskosten in das Projekt ein, um dann neue Lizenzen zu beschaffen, die nach Abschluss des Projekts oft in den Regalen landeten. Die Cloud bietet die Möglichkeit, neue Lizenzen hinzuzufügen (wenn sie die Kapazität des aktuellen Portfolios des Unternehmens übersteigen) und nach Abschluss des Projekts auf sie zu verzichten. Auch dies sind Opex-Kosten, die dem Kunden geringere Projektkosten und einen besseren Wettbewerb bei den Ausschreibungen bescheren dürften.

Nutzen Sie die Vorteile des variablen Kostenmodells der Cloud

Es gibt bestimmte Kosten- und Größenmodelle, bei denen die Nutzung von Cloud-Diensten für das Unternehmen von Vorteil ist, nicht nur für einmalige Projekte. Es gibt viele verschiedene Preismodelle, die zu jeder Situation passen, vom Abschluss eines Dreijahresvertrags mit einem hohen Rabatt bis hin zu kurzfristigen Verträgen, die eher für einen kurzfristigen Nutzungsschub (z. B. bei der Entwicklung neuer Produkte) geeignet sind.

Hier können die SAM- und FinOps-Teams ihre Köpfe zusammenstecken und die besten Optionen in Bezug auf Lizenzierung und Berechtigungen ermitteln. Das SAM-Team verfügt über ein umfangreiches Wissen über Softwareoptimierung, während das FinOps-Team weiß, wo die Cloud-Kosten auf unerwartete Weise eskalieren können, z. B. beim Einsatz von Containern und den unterschiedlichen Ansätzen der verschiedenen Cloud-Anbieter.

Die Foundation hat ein sehr einfaches dreistufiges Reifegradmodell: "Crawl, Walk, Run". Wir sind zuversichtlich, dass sich die meisten oder alle unsere Kunden zumindest im "Walk"-Modus befinden, da ihre SAM-Teams Zentralisierung und Eigenverantwortung erreicht haben. Die ersten beiden Prinzipien, die wir besprochen haben, müssen sie möglicherweise noch in FinOps integrieren. Die Berichterstattung ist von entscheidender Bedeutung (Grundsatz 3) und erfordert möglicherweise ein Überdenken, ob Ihr derzeitiger Lizenzmanager alle Bereiche abdeckt.

Die letzten 3 Grundsätze sind eine Reise, kein Ziel. Sobald eine Organisation diese jedoch einigermaßen beherrscht, kann man sagen, dass sie die "Run"-Reife erreicht hat und die SAM- und FinOps-Teams vollständig aufeinander abgestimmt sind.

Dies ist ein recht langer Artikel, aber das Thema ist sehr breit gefächert und es gibt noch viel mehr zu besprechen, wenn es darum geht, SAM und FinOps aufeinander abzustimmen (nicht zu vergessen ITAM und ITSM). Wenn Sie Fragen zu Ihrer FinOps-Roadmap und -Reise haben, können Sie sich gerne an uns wenden: sales@openit.com.

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