Was ist Software-Shelfware?

„Shelfware“ bezeichnet Software, die zwar gekauft, aber nie in Betrieb genommen wurde, sodass die Lizenzen völlig ungenutzt bleiben. Dies ist die am leichtesten zu erkennende Form von Softwareverschwendung und wird bei einer Kostenüberprüfung in der Regel als Erstes bereinigt. Ein schwierigeres Problem sind ungenutzte Lizenzen: Lizenzen, die zwar aktiviert wurden und daher als aktiv erscheinen, aber weit weniger tatsächlich genutzt werden, als ihre Kosten vermuten lassen.

Wie lässt sich feststellen, ob eine ausgecheckte Lizenz tatsächlich genutzt wird?

Die Checkout-Daten allein können diese Frage nicht beantworten. Eine Lizenz wird vom Moment des Öffnens einer Anwendung bis zu deren Schließen als „in Gebrauch“ angezeigt, unabhängig davon, wie viel Zeit in diesem Zeitraum tatsächlich für die eigentliche Arbeit aufgewendet wurde. Nur eine Messung auf Aktivitätsebene, die die tatsächliche Interaktion mit der Anwendung erfasst, kann einen neunstündigen Checkout mit drei Stunden tatsächlicher Nutzung von einer Lizenz unterscheiden, die den ganzen Tag über tatsächlich ausgelastet ist.

Warum überschreiten KI-Erweiterungen im ersten Jahr oft das Budget?

Die meisten Unternehmen erwerben im Voraus KI-Lizenzen für ihre gesamte Nutzerbasis, während die tatsächliche Nutzung nur schrittweise zunimmt und im ersten Jahr oft nur 15 bis 35 Prozent erreicht. In Verbindung mit einer nutzungsbasierten Preisgestaltung, bei der die Abrechnung pro Token oder Credit erfolgt und täglich aktualisiert wird, entsteht aus der Diskrepanz zwischen lizenzierten und tatsächlich genutzten Ressourcen sowie zwischen veranschlagten und tatsächlich in Rechnung gestellten Beträgen die Ursache für Kostenüberschreitungen im KI-Bereich.

Inwiefern beeinflussen Nutzungsdaten die Verhandlungen über eine Software-Verlängerung?

Ohne eigene Verbrauchsdaten wird eine Vertragsverlängerung zu den Bedingungen des Anbieters ausgehandelt, da nur dieser über detaillierte Aufzeichnungen darüber verfügt, wie das Produkt tatsächlich genutzt wurde. Anhand von Nutzungsdaten können Sie eigene Belege für den tatsächlichen Verbrauch vorlegen und so die Nutzungsrechte genau auf den Bedarf abstimmen, anstatt die bisherige Basismenge zuzüglich eines Standardaufschlags zu verlängern, was die Überschreitung jedes Jahr weiter verstärkt.

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