La mayoría de nuestros clientes pertenecen a sectores que hacen un uso intensivo de software de ingeniería y especializado, en los que la gestión de licencias y derechos de software no puede dejarse al azar y debe supervisarse de cerca. Como resultado, la mayoría de sus políticas de gestión de activos de software (SAM), procesos y soporte están bien gestionados y maduros.
Por eso, al examinar los seis principios que definen una práctica FinOps según la Fundación, resonarán con el propietario del producto SAM; tienen mucho en común con los pasos dados para alcanzar la madurez de SAM.
Veamos los Seis Principios definidos por la Fundación FinOps y los puntos en común entre FinOps y SAM. Hemos ordenado los Principios según nuestra opinión de cómo se alinean con SAM.
Un equipo centralizado impulsa las FinOps
Lo que ocurrió en muchas organizaciones es que cada unidad de negocio se convirtió en una ley en sí misma y estableció su propia relación con la nube. Esto generaba costes innecesarios porque la empresa pagaba varias veces al proveedor sin obtener el beneficio de un descuento disponible para un único acuerdo para la organización en su conjunto. También dio lugar a múltiples contratos con el proveedor.
Cuando se construye un entorno SAM maduro, una de las primeras acciones es identificar cada licencia y contrato de software dentro de la organización (en uso o en la estantería) y centralizar la propiedad en el dominio de TI bajo el equipo SAM. Sin embargo, la disrupción de la pandemia, el trabajo remoto y el crecimiento de las soluciones en la nube han provocado que los parches nubosos se ciernan incluso sobre los entornos SAM más disciplinados y organizados, especialmente cuando se trata de los hiperescaladores (AWS, Google y Microsoft).
Los modelos de cálculo de costes también son diferentes de los precios de SaaS in situ y heredados, y aquí es donde el equipo de FinOps puede compartir su experiencia con los equipos de SAM e ITAM. Hay varias clases de descuentos ofrecidos a los usuarios de la nube, con diferentes matices y ventajas (o desventajas) tanto por las "3 grandes" como por otros proveedores de la nube.
Una vez identificados todos los casos de uso de la nube (IaaS, PaaS y SaaS, aunque nos limitaremos al SaaS), será posible negociar el acuerdo de descuento más sólido y adecuado para la empresa, teniendo en cuenta las fechas de renovación de los contratos existentes. Aunque no vamos a explorar aquí los pros y los contras de los diferentes tipos de licencia, nos gustaría mencionar dos áreas en las que el equipo de SAM puede aportar su experiencia; una es si una solución SaaS para un activo de software es la mejor opción para la organización, en lugar de las licencias in situ. En apoyo de esa decisión está BYOL ("traiga su propia licencia"), donde puede ser muy rentable colocar licencias in situ en un contenedor en la nube, para lo cual no hay coste adicional.
Al igual que ocurre con SAM, si los costes de la nube no están centralizados, no pueden gestionarse ni imputarse a las unidades de negocio y a los empleados que realmente utilizan el software, que es el siguiente Principio FinOps que tratamos.
Todos se responsabilizan de su uso de la nube
Aquí es donde SAM habrá abierto el camino. La ironía de la concesión de licencias de software, especialmente con software especializado, es que la negociación del contrato normalmente recae sobre los hombros de los especialistas en TI y SAM, la mayoría de los cuales nunca utilizan realmente el software ni saben cómo funciona o qué pretende conseguir. Tradicionalmente, los costes de las licencias también formaban parte del presupuesto de Capex de TI.
En las organizaciones con un entorno SAM maduro, se ha implantado la práctica de imputar estos costes en función del uso. Naturalmente, los consumidores de estas licencias, especialmente los directivos, se oponen, ya que ahora tienen que añadir nuevos costes a su presupuesto. Sin embargo, también hace que estos gestores sean conscientes de lo que cuesta utilizar sus herramientas de software y crea una nueva disciplina de gestión del uso innecesario muy rápidamente.
Por supuesto, es necesario educar a los usuarios para que entiendan cómo el hecho de iniciar sesión en software que no están utilizando realmente, por ejemplo cuando asisten a una reunión, aumenta los costes del departamento, y que los administradores de SAM pueden "recolectar" dichas licencias. También deben existir políticas y procedimientos documentados con respecto a los derechos y el uso del software. Naturalmente, la migración a un modelo de devolución de cargos debe gestionarse con tacto y paciencia.
No será difícil asignar responsabilidades por el uso de la nube en un entorno de este tipo. Una vez más, debe haber educación sobre cómo y cuándo surgen los costes para que el usuario pueda optimizar su uso, ya que difieren de los costes tradicionales de SAM. Esto sólo puede hacerse con informes detallados, precisos y puntuales a nivel de departamento y de usuario. Aquí es donde el software de gestión de costes en la nube es esencial; no hay forma de conseguirlo mediante procesos manuales y hojas de cálculo.
Los informes deben ser accesibles y oportunos
Como hemos mencionado anteriormente, los modelos de costes de la nube difieren de los costes tradicionales de SAM, ya que incluyen tanto los costes de hardware como los de firmware. Nuestro software LicenseAnalyzer se diseñó para hacer frente a las complejidades y a todos los diferentes modelos de licencia que los proveedores de software científico y de ingeniería pudieran presentar. Atendimos la llamada de nuestros clientes, que necesitaban funcionalidades adicionales para identificar los costes de la nube que aún no habíamos incluido. Como resultado, estamos actualizando continuamente LicenseAnalyzer para apoyarles en su viaje hacia la madurez de SAM. La capacidad de identificar el uso a nivel departamental en cuanto a usuario, hora del día, software y funciones utilizadas a partir de un informe tiene un valor incalculable para todas las personas de la empresa, desde el director financiero hasta cada usuario y, por supuesto, los directores de departamento y los administradores de SAM.
Los equipos necesitan colaborar
Con informes precisos y exactos y una educación razonable en toda la empresa y la aceptación por parte de todos de la responsabilidad de sus costes, la colaboración puede gestionarse fácilmente. El uso eficiente y optimizado del software debería formar parte de la cultura de la empresa, lo cual es una ventaja que aporta FinOps.
Incluso las mejores unidades de SAM e ITAM de los sectores de la ingeniería, la construcción y la ciencia suelen tener dificultades para hacer llegar el mensaje a Finanzas y a la C-Suite, que no tienen una relación estrecha con el software especializado, aunque el director financiero será muy consciente de lo que cuesta SAP y es muy posible que utilice nuestra solución puntual SAP. Pronto debería desarrollarse una nueva mentalidad, cuando los ahorros esperados de la migración a la nube resulten ser cualquier cosa menos un beneficio. Con la comprensión de toda la empresa llega la colaboración.
Las decisiones se basan en el valor empresarial de la nube
Aunque es un principio de FinOps que el valor empresarial de la nube es un factor determinante a la hora de sacar un nuevo producto o servicio al mercado, otros factores, como la competencia y la demanda del mercado, son los impulsores clave en cualquier decisión de innovar. Sin embargo, la capacidad de predecir cuáles serán los costes de software, así como la capacidad de realizar un seguimiento de estos costes y mantenerlos bajo control, es una nueva dimensión que solo puede mejorar la planificación y la gestión de los proyectos.
Tradicionalmente, los gestores de proyectos calculaban qué licencias de software se necesitaban para un proyecto y las incluían como un nuevo coste del proyecto Capex y seguían adelante para obtener nuevas licencias, que a menudo acababan en la estantería al finalizar el proyecto. La nube ofrece la oportunidad de añadir nuevas licencias (si superan la capacidad de la cartera actual de la empresa) y prescindir de ellas al finalizar el proyecto. Se trata también de costes Opex y deberían traducirse en un coste de proyecto más ajustado para el cliente y una mejor competencia en la licitación.
Aproveche el modelo de costes variables de la nube
Existen modelos de coste y dimensionamiento definidos en los que el uso de servicios en la nube resulta ventajoso para la empresa, no sólo para proyectos puntuales. Hay muchos modelos de precios diferentes que se adaptan a cada circunstancia, desde la firma de un acuerdo de tres años con un gran descuento, hasta contratos a corto plazo, que son más adecuados para un aumento a corto plazo del uso (es decir, el desarrollo de nuevos productos).
Aquí es donde los equipos de SAM y FinOps pueden poner sus cabezas juntas y determinar las mejores opciones con respecto a la concesión de licencias y derechos. El equipo de SAM tiene un gran conocimiento sobre la optimización del software, mientras que el equipo de FinOps es consciente de dónde pueden aumentar los costes de la nube de forma inesperada, como el uso de contenedores y las diferencias de enfoque entre los distintos proveedores de la nube.
La Fundación tiene un modelo de madurez muy sencillo de tres pasos: "Arrastrarse, Caminar, Correr". Estamos seguros de que la mayoría o la totalidad de nuestros clientes se encuentran al menos en el modo "Caminar" porque sus equipos de SAM han logrado la Centralización y la Propiedad. Los 2 primeros principios que hemos discutido, todavía pueden necesitar integrar FinOps. La elaboración de informes es esencial (Principio 3) y puede requerir replantearse si su actual gestor de licencias cubre todas las bases.
Los tres últimos principios son un viaje, no un destino. Pero una vez que una organización ha logrado un dominio razonable de ellos, puede decirse que ha alcanzado la madurez "Run" y habrá alineado plenamente los equipos de SAM y FinOps.
Este es un artículo bastante largo, pero este es un tema muy amplio y hay mucho más que discutir en la alineación de SAM y FinOps (sin olvidar ITAM e ITSM). No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta sobre su hoja de ruta y viaje FinOps, en sales@openit.com.
