A maioria dos nossos clientes pertence a indústrias que utilizam extensivamente software de engenharia e especializado, em que a gestão de licenças e direitos de software não pode ser deixada ao acaso e tem de ser monitorizada de perto. Como resultado, a maioria das suas políticas, processos e suporte de gestão de activos de software (SAM) são bem geridos e maduros.
É por esta razão que, ao examinar os seis princípios que definem uma prática FinOps de acordo com a Fundação, estes irão ressoar com o proprietário do produto SAM; têm muito em comum com os passos dados para alcançar a maturidade SAM.
Vejamos os Seis Princípios definidos pela FinOps Foundation e os pontos em comum entre FinOps e SAM. Ordenámos os princípios de acordo com a nossa opinião sobre o seu alinhamento com o SAM.
Uma equipa centralizada impulsiona as FinOps
O que aconteceu em muitas organizações é que cada unidade de negócios se tornou uma lei em si mesma e estabeleceu seu próprio relacionamento com a nuvem. Isto resultou em custos desnecessários porque a empresa estava a pagar ao fornecedor várias vezes sem obter o benefício de um desconto disponível para um único acordo para a organização como um todo. Também resultou em vários contratos com o fornecedor.
Ao criar um ambiente de SAM maduro, uma das primeiras acções é identificar todas as licenças e contratos de software da organização (em utilização ou na prateleira) e centralizar a propriedade no domínio de TI sob a alçada da equipa de SAM. No entanto, a perturbação da pandemia, o trabalho remoto e o crescimento das soluções na nuvem resultaram em manchas nebulosas que pairam sobre os ambientes de SAM mais disciplinados e organizados, especialmente quando estão envolvidos os hiperescaladores (AWS, Google e Microsoft).
Os modelos de custos também são diferentes dos preços de SaaS no local e do legado, e é aqui que a equipa FinOps pode partilhar os seus conhecimentos com as equipas SAM e ITAM. Existem várias classes de descontos oferecidos aos utilizadores da Nuvem, com diferentes nuances e vantagens (ou desvantagens), tanto pelos "3 grandes" como por outros fornecedores de Nuvem.
Uma vez identificadas todas as ocorrências de utilização da nuvem (IaaS, PaaS e SaaS, embora estejamos a limitar esta discussão ao SaaS), será possível negociar o acordo de desconto mais sólido e adequado para a empresa, tendo em conta as datas de renovação dos contratos existentes. Embora não vamos explorar aqui os prós e os contras dos diferentes tipos de licenças, gostaríamos de mencionar duas áreas em que a equipa de SAM pode trazer a sua experiência para a mesa; uma é se uma solução SaaS para um ativo de software é a melhor opção para a organização, em vez de licenças no local. A apoiar essa decisão está o BYOL ("bring your own license"), em que pode ser muito rentável colocar licenças no local num contentor na nuvem, para o qual não existe qualquer custo adicional.
Tal como acontece com o SAM, se os custos da nuvem não forem centralizados, não podem ser geridos e cobrados às unidades de negócio e aos funcionários que efetivamente utilizam o software, que é o próximo Princípio FinOps que discutimos.
Todos assumem a responsabilidade pela sua utilização da nuvem
É aqui que a SAM terá liderado o caminho. A ironia do licenciamento de software, especialmente no caso de software especializado, é que a negociação do contrato recai normalmente sobre os ombros dos especialistas de TI e SAM, a maioria dos quais nunca utiliza efetivamente o software ou sabe como funciona ou o que pretende alcançar. Tradicionalmente, os custos de licenciamento também faziam parte do orçamento de Capex de TI.
Nas organizações com um ambiente SAM maduro, foi implementada a prática de cobrar estes custos com base na utilização. Naturalmente, existe alguma reação por parte dos consumidores destas licenças, especialmente dos gestores, que têm agora novos custos adicionados ao seu orçamento. No entanto, esta prática também sensibiliza os gestores para os custos de utilização das suas ferramentas de software e cria muito rapidamente uma nova disciplina de gestão da utilização desnecessária.
Naturalmente, é necessário que haja formação para que os utilizadores compreendam que o facto de estarem ligados a software que não estão realmente a utilizar, por exemplo, quando estão a participar numa reunião, aumenta os custos do departamento e que essas licenças podem ser "colhidas" pelos administradores do SAM. Também devem existir políticas e procedimentos documentados relativamente ao direito e utilização do software. Naturalmente, a migração para um modelo de chargeback tem de ser tratada com tato e paciência.
Não será difícil atribuir a responsabilidade pela utilização da nuvem num ambiente deste tipo. Mais uma vez, deve haver formação sobre como e quando os custos surgem, para que o utilizador possa otimizar a sua utilização, uma vez que são diferentes dos custos tradicionais de SAM. Isto também só pode ser feito com relatórios detalhados, precisos e atempados a nível departamental e do utilizador. É aqui que o software de gestão de custos na nuvem é essencial; não há forma de o conseguir através de processos manuais e folhas de cálculo.
Os relatórios devem ser acessíveis e oportunos
Como mencionámos anteriormente, os modelos de custos da nuvem diferem dos custos tradicionais de SAM, uma vez que incluem custos de hardware e firmware. O nosso software LicenseAnalyzer foi concebido para lidar com as complexidades e todos os diferentes modelos de licença que os fornecedores de software científico e de engenharia podem apresentar. Atendemos ao apelo dos nossos clientes que precisavam de uma funcionalidade adicional para identificar os custos da nuvem que ainda não tínhamos incluído. Como resultado, estamos a atualizar continuamente o LicenseAnalyzer para os apoiar na sua jornada de maturidade SAM. A capacidade de identificar a utilização ao nível departamental quanto ao utilizador, hora do dia, software e funcionalidades utilizadas a partir de um relatório é inestimável para todos na empresa, desde o CFO a cada utilizador e, claro, aos gestores departamentais e administradores de SAM.
As equipas precisam de colaborar
Com relatórios precisos e exactos e uma formação razoável em toda a empresa e com todos a aceitarem a responsabilidade pelos seus custos, a colaboração pode ser facilmente gerida. A utilização eficiente e optimizada do software deve tornar-se parte da cultura da empresa, o que é um benefício que o FinOps traz.
Mesmo as melhores unidades de SAM e ITAM nos sectores da engenharia, construção e ciência têm muitas vezes dificuldade em fazer chegar a mensagem ao departamento financeiro e ao C-Suite, que não têm uma relação próxima com o software especializado, embora o CFO esteja bem ciente dos custos do SAP e possa muito bem estar a utilizar a nossa solução pontual SAP. Uma nova mentalidade deve surgir em breve, quando as economias esperadas com a migração para a nuvem se revelarem tudo menos um benefício. Com a compreensão de toda a empresa, vem a colaboração.
As decisões são orientadas pelo valor comercial da nuvem
Embora seja um princípio do FinOps que o valor comercial da nuvem seja um fator determinante para a introdução de um novo produto ou serviço no mercado, outros factores, como a concorrência e a procura do mercado, são os principais impulsionadores de qualquer decisão de inovar. No entanto, a capacidade de prever quais serão os custos de software, bem como a capacidade de acompanhar esses custos e mantê-los sob controlo, é uma nova dimensão que só pode melhorar o planeamento e a gestão do projeto.
Tradicionalmente, os gestores de projectos calculavam as licenças de software necessárias para um projeto e incluíam-nas como um novo custo do projeto Capex e avançavam para a obtenção de novas licenças, que muitas vezes acabavam na prateleira após a conclusão do projeto. A Nuvem dá a oportunidade de adicionar novas licenças (se estas excederem a capacidade do atual portfólio da empresa) e dispensá-las após a conclusão do projeto. Estes são também custos Opex e devem resultar num melhor custo do projeto para o cliente e numa melhor concorrência na licitação.
Tirar partido do modelo de custo variável da nuvem
Existem modelos de custos e de dimensionamento definidos em que a utilização de serviços na nuvem é vantajosa para a empresa, e não apenas para projectos pontuais. Existem muitos modelos de preços diferentes para cada circunstância, desde a assinatura de um contrato de três anos com um grande desconto, até contratos de curto prazo, que são mais adequados para um aumento de utilização a curto prazo (ou seja, desenvolvimento de novos produtos).
É aqui que as equipas SAM e FinOps podem juntar as suas ideias e determinar as melhores opções no que diz respeito ao licenciamento e aos direitos. A equipa de SAM possui um vasto conhecimento sobre otimização de software, enquanto a equipa de FinOps está ciente de que os custos da nuvem podem aumentar de forma inesperada, como a utilização de contentores e as variações de abordagem entre os diferentes fornecedores de nuvem.
A Fundação tem um modelo de maturidade de três etapas muito simples: "Crawl, Walk, Run". Estamos confiantes de que a maioria ou todos os nossos clientes estão pelo menos no modo "Walk" porque as suas equipas de SAM alcançaram a centralização e a propriedade. Os dois primeiros princípios que discutimos podem ainda precisar de integrar o FinOps. A elaboração de relatórios é essencial (Princípio 3) e pode ser necessário repensar se o seu gestor de licenças atual cobre todas as bases.
Os últimos 3 princípios são uma viagem, não um destino. Mas quando uma organização tiver alcançado um domínio razoável dos mesmos, pode dizer-se que atingiu a maturidade "Run" e terá alinhado completamente as equipas SAM e FinOps.
Este é um artigo bastante longo, mas este é um assunto muito vasto e há muito mais para discutir no alinhamento de SAM e FinOps (sem esquecer ITAM e ITSM). Não hesite em contactar-nos se tiver alguma dúvida sobre o seu roteiro e percurso FinOps, em sales@openit.com.
