Algunos profesionales de la gestión de activos consideran que SAP tiene uno de los modelos más complejos y confusos de licencias de software. Debido a este alto nivel de complejidad, algunos clientes pueden estar pagando tasas de licencia excesivas. Sin embargo, cuando disponen de información sobre el uso medido, los clientes tienen poder sobre sus costes de licencia de SAP y pueden tomar las riendas en lo que respecta a las licencias de SAP.
He aquí cinco pasos para gestionar mejor los costes de las licencias de SAP:
1: Automatizar y centralizar
Automatizar y centralizar la recogida de datos de uso de SAP es el primer paso para comprender las verdaderas necesidades de licencias. La base para realizar un análisis eficiente de la información de uso es contar con datos recopilados de forma centralizada. Existen soluciones de gestión de licencias de SAP, como Open iT Optimizer for SAP® Licensing , que pueden recopilar y centralizar automáticamente los datos de uso de diferentes sistemas satélite. Estas soluciones son especialmente valiosas para los clientes de SAP a la hora de comprender la complejidad de las métricas de las licencias SAP. Una solución integral de gestión de licencias ahorrará una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo en la consolidación de toda la información necesaria para el análisis y la optimización. Con todos los datos de uso recopilados, el cliente de SAP está listo para pasar al siguiente paso.
2: Eliminar
El siguiente paso es eliminar las cuentas de usuario inactivas, lo que puede tener un gran impacto en la optimización de los costes de las licencias. Los clientes de SAP deben supervisar los hábitos de uso de sus usuarios para identificar quiénes no están utilizando el sistema y así poder liberar sus licencias. Este proceso debe realizarse periódicamente. Algunas soluciones automatizan este proceso permitiendo al cliente establecer un umbral y recibir alertas cuando se alcanza dicho umbral. Por ejemplo, si un usuario se conecta al sistema sólo menos de 3 veces al mes, el administrador recibirá una alerta por correo electrónico.
3: Combinar
Otro enfoque para reducir la duplicación de licencias es combinar todas las cuentas de usuario del mismo empleado entre diferentes sistemas en un único registro de empleado. Esto debe hacerse con cuidado para garantizar el cumplimiento. Algunas soluciones ofrecen métodos sofisticados para combinar con precisión los nombres de los usuarios.
4: Clasificar
Clasifique siempre al usuario bajo un tipo de licencia, ya que si el administrador no asigna un tipo de licencia a un usuario, SAP lo designa automáticamente como "Usuario profesional", independientemente de su autoridad, nivel y tipo de actividad. Sin embargo, también es crucial clasificar a cada usuario según el tipo de licencia más apropiado. Hay muchas maneras de hacerlo basándose en criterios únicos, como la cantidad de actividad o "pasos de diálogo" y el número de actividades diferentes que realiza el usuario. Estos dos criterios son los métodos más rápidos para clasificar el tipo de licencia SAP. Sin embargo, el método más cercano a la definición de SAP es clasificar a los usuarios en función del tipo de actividad que realizan. Básicamente, esto significa que los usuarios que realizan un tipo de actividades más importantes deberían tener la licencia de nivel superior. Las soluciones eficaces de gestión de licencias SAP pueden simular diferentes combinaciones de estos atributos y permitir a los administradores ver el enfoque más apropiado y rentable.
5: Plan
Por último, utilice una capacidad como la herramienta de Tendencia de Uso en el sitio web Open iT Optimizer for SAP® Licensing para planificar futuras adquisiciones. La optimización de las licencias debe ser un proceso continuo. Una estrategia eficiente, junto con herramientas que manejen de forma inteligente el inventario de licencias y predigan los gastos en licencias, es vital para lograr la optimización de los costes de las licencias SAP.
El licenciamiento de SAP puede ser un reto para los clientes de SAP. Sin embargo, el licenciamiento de SAP puede gestionarse de forma rentable con una solución de gestión automatizada que centralice el uso de los datos, identifique las licencias infrautilizadas y duplicadas, clasifique de forma inteligente a los usuarios en los tipos de licencia apropiados y facilite la determinación de las necesidades de adquisición futuras.
Open iT Optimizer for SAP® Licensing es una solución potente y completa para controlar eficazmente el uso de las licencias SAP de una organización y gestionar eficientemente los costos de las licencias SAP.
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