Alguns profissionais de gestão de activos consideram que a SAP tem um dos modelos mais complexos e confusos de licenciamento de software. Devido a este elevado nível de complexidade, alguns clientes podem estar a pagar taxas de licenciamento excessivas. Mas quando armados com informação de utilização dos contadores, os clientes têm poder sobre os seus custos de licenciamento SAP e podem estar no lugar do condutor quando se trata de licenciamento SAP.
Aqui estão cinco passos para melhor gerir os custos de licenciamento SAP:
1: Automatizar e Centralizar
Automatizar e centralizar a recolha de dados de utilização do SAP é o primeiro passo para compreender as verdadeiras necessidades de licença. A base para fazer uma análise eficiente da informação de utilização é ter dados recolhidos centralmente. Existem soluções de gestão de licenças SAP tais como o Open iT Optimizer for SAP® Licensing que podem recolher e centralizar automaticamente os dados de utilização de diferentes sistemas de satélite. Estas soluções são particularmente valiosas para os clientes SAP na compreensão da complexidade das métricas de licenciamento SAP. Uma solução abrangente de gestão de licenciamento irá poupar uma quantidade significativa de tempo e esforço na consolidação de toda a informação necessária para análise e optimização. Com todos os dados de utilização recolhidos, o cliente SAP está agora pronto para avançar para o próximo passo.
2: Eliminar
O passo seguinte é eliminar as contas de utilizadores inactivos, o que pode realmente ter um grande impacto na optimização dos custos de licenciamento. Os clientes SAP precisam de monitorizar os hábitos de utilização dos seus utilizadores para identificar quem não está a utilizar o sistema, de modo a que as suas licenças possam ser libertadas. Este processo deve ser feito periodicamente. Algumas soluções automatizam este processo, permitindo ao cliente definir um limiar e receber alertas quando o limiar é atingido. Por exemplo, se um utilizador estiver a fazer login no sistema apenas menos de 3 vezes por mês, o administrador receberá um alerta por correio electrónico.
3: Combinar
Outra abordagem para reduzir a duplicação de licenças é combinar todas as contas de utilizador de um mesmo funcionário entre sistemas diferentes num único registo de funcionário. Isto deve ser feito cuidadosamente para assegurar o cumprimento. Algumas soluções oferecem métodos sofisticados na combinação precisa de nomes de utilizador.
4: Classificar
Classificar sempre o utilizador sob um tipo de licença porque se a administração não atribuir um tipo de licença a um utilizador, a SAP designa-o automaticamente como "Utilizador Profissional" independentemente da sua autoridade, nível e tipo de actividade. No entanto, é também crucial classificar cada utilizador de acordo com o tipo de licença mais apropriado. Há muitas formas de o fazer com base em critérios únicos, tais como a quantidade de actividade ou "passos de diálogo" e o número de diferentes actividades que o utilizador executa. Estes dois critérios são os métodos mais rápidos para classificar o tipo de licença SAP. No entanto, o método mais próximo da definição SAP é classificar os utilizadores com base no tipo de actividade que o utilizador executa. Basicamente, isto significa que os utilizadores que desempenham tipos de actividades mais importantes devem ter a licença de nível mais elevado. Soluções eficazes de gestão de licenças SAP podem simular diferentes combinações destes atributos e permitir aos administradores ver a abordagem mais apropriada e rentável.
5: Plano
Finalmente, utilizar uma capacidade como a ferramenta Usage Trend no Open iT Optimizer for SAP® Licensing para o planeamento de aquisições futuras. A optimização de licenças deve ser um processo contínuo. Uma estratégia eficiente, juntamente com ferramentas que lidem inteligentemente com o inventário de licenças e prevejam despesas de licenciamento, é vital para alcançar a optimização de custos de licenças SAP.
O licenciamento SAP pode ser um desafio para os clientes SAP. Contudo, o licenciamento SAP pode ser gerido de forma rentável com uma solução de gestão automatizada que centraliza a utilização de dados, identifica licenças subutilizadas e duplicadas, classifica inteligentemente os utilizadores aos tipos de licenças apropriados e facilita a determinação de futuros requisitos de aquisição.
O Open iT Optimizer for SAP® Licensing é uma solução poderosa e completa para controlar eficazmente a utilização de licenças SAP de uma organização e gerir eficazmente os custos de licenciamento SAP.
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