Einige Asset-Management-Fachleute sind der Meinung, dass SAP eines der komplexesten und verwirrendsten Modelle für die Softwarelizenzierung hat. Aufgrund dieser hohen Komplexität zahlen einige Kunden möglicherweise überhöhte Lizenzgebühren. Mit den Informationen über die gemessene Nutzung haben die Kunden jedoch die Kontrolle über ihre SAP-Lizenzkosten und können die SAP-Lizenzierung selbst in die Hand nehmen.
Im Folgenden finden Sie fünf Schritte zur besseren Verwaltung der SAP-Lizenzkosten:
1: Automatisieren und zentralisieren
Die Automatisierung und Zentralisierung der SAP-Nutzungsdatenerfassung ist der erste Schritt zum Verständnis des tatsächlichen Lizenzbedarfs. Die Grundlage für eine effiziente Analyse von Nutzungsinformationen sind zentral erfasste Daten. Es gibt SAP-Lizenzmanagementlösungen wie die Open iT Optimizer for SAP® Licensing , die Nutzungsdaten aus verschiedenen Satellitensystemen automatisch sammeln und zentralisieren können. Diese Lösungen sind für SAP-Kunden besonders wertvoll, um die Komplexität der SAP-Lizenzmetriken zu verstehen. Eine umfassende Lösung für das Lizenzmanagement spart viel Zeit und Mühe bei der Konsolidierung aller für die Analyse und Optimierung benötigten Informationen. Mit allen gesammelten Nutzungsdaten ist der SAP-Kunde nun bereit für den nächsten Schritt.
2: Beseitigen
Der nächste Schritt ist die Eliminierung inaktiver Benutzerkonten, was einen großen Einfluss auf die Optimierung der Lizenzkosten haben kann. SAP-Kunden müssen die Nutzungsgewohnheiten ihrer Benutzer überwachen, um festzustellen, wer das System nicht nutzt, damit deren Lizenzen freigegeben werden können. Dieser Prozess sollte in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Einige Lösungen automatisieren diesen Prozess, indem sie es dem Kunden ermöglichen, einen Schwellenwert festzulegen und Warnmeldungen zu erhalten, wenn der Schwellenwert erreicht ist. Wenn sich ein Benutzer beispielsweise weniger als dreimal pro Monat im System anmeldet, erhält der Administrator eine E-Mail-Warnung.
3: Kombinieren
Ein weiterer Ansatz zur Reduzierung von Doppellizenzen besteht darin, alle Benutzerkonten desselben Mitarbeiters in verschiedenen Systemen zu einem einzigen Mitarbeiterdatensatz zusammenzufassen. Dies sollte sorgfältig durchgeführt werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Einige Lösungen bieten ausgefeilte Methoden zur genauen Kombination von Benutzernamen.
4: Einordnen
Klassifizieren Sie den Benutzer immer unter einem Lizenztyp, denn wenn der Administrator einem Benutzer keinen Lizenztyp zuweist, wird er von SAP automatisch als "Professional User" eingestuft, unabhängig von seinen Befugnissen, seiner Ebene und der Art seiner Tätigkeit. Es ist jedoch auch von entscheidender Bedeutung, jeden Benutzer entsprechend dem am besten geeigneten Lizenztyp zu klassifizieren. Es gibt viele Möglichkeiten, dies auf der Grundlage eindeutiger Kriterien zu tun, wie z. B. der Anzahl der Aktivitäten oder "Dialogschritte" und der Anzahl der verschiedenen Aktivitäten, die der Benutzer ausführt. Diese beiden Kriterien sind die schnellsten Methoden zur Klassifizierung des SAP-Lizenztyps. Die Methode, die der SAP-Definition am nächsten kommt, ist jedoch die Klassifizierung der Benutzer nach der Art der Aktivität, die der Benutzer ausführt. Im Grunde bedeutet dies, dass Benutzer, die wichtigere Aktivitäten ausführen, eine höhere Lizenzstufe erhalten sollten. Effektive SAP-Lizenzmanagementlösungen können verschiedene Kombinationen dieser Attribute simulieren und ermöglichen es den Administratoren, den am besten geeigneten und kosteneffizientesten Ansatz zu ermitteln.
5: Planen
Nutzen Sie schließlich eine Funktion wie das Usage Trend Tool in der Open iT Optimizer for SAP® Licensing für die Planung zukünftiger Beschaffungen. Die Lizenzoptimierung sollte ein kontinuierlicher Prozess sein. Eine effiziente Strategie in Verbindung mit Werkzeugen, die den Lizenzbestand intelligent verwalten und die Lizenzausgaben vorhersagen, ist entscheidend für die Optimierung der SAP-Lizenzkosten.
Die SAP-Lizenzierung kann für SAP-Kunden eine Herausforderung darstellen. Die SAP-Lizenzierung kann jedoch mit einer automatisierten Managementlösung kosteneffizient verwaltet werden, die die Datennutzung zentralisiert, unzureichend genutzte und doppelte Lizenzen identifiziert, die Benutzer auf intelligente Weise den entsprechenden Lizenztypen zuordnet und die Bestimmung des künftigen Beschaffungsbedarfs erleichtert.
Open iT Optimizer for SAP® Licensing ist eine leistungsfähige Komplettlösung zur effektiven Kontrolle der SAP-Lizenznutzung im Unternehmen und zur effizienten Verwaltung der SAP-Lizenzierungskosten.
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