Las aplicaciones de software especializadas y de ingeniería ofrecen amplios conjuntos de características, cada una de las cuales representa funcionalidades únicas fundamentales para tareas específicas. La gestión de estas funciones individuales entre aplicaciones introduce una complejidad sustancial, especialmente a la hora de hacer un seguimiento del uso, mantener el cumplimiento de los acuerdos de licencia y garantizar la precisión de la facturación.
Open iTpionera en la gestión de licencias de software, emplea técnicas avanzadas de normalización de datos para agilizar la asignación de conjuntos de características y el seguimiento del uso. Open iTLas capacidades de mapeo de características de permiten una alineación precisa entre los datos reales de uso de características y la información de compra, lo que permite una supervisión precisa y una asignación de licencias optimizada. Al consolidar y estandarizar los datos de características, el enfoque de Open iTmejora la eficiencia operativa, mitiga los riesgos de cumplimiento e impulsa reducciones significativas en los gastos de software.
Normalización de datos y asignación de conjuntos de características
Según Gartner, la mala calidad de los datos cuesta a las empresas una media de 12,9 millones de dólares al año, lo que afecta desde la toma de decisiones estratégicas hasta la eficiencia operativa. En TI, la baja calidad de los datos puede conducir a una toma de decisiones ineficaz, una mayor complejidad y un aumento de los costes, todo lo cual se amplifica en entornos con carteras de software expansivas y estructuras de licencias complejas.
La normalización de los datos mitiga estos retos proporcionando información precisa, coherente y relevante en toda la organización. Esta claridad favorece la toma de decisiones estratégicas, la gestión de riesgos y el control de costes. De hecho, mejorar la calidad de los datos en tan solo un 60% puede suponer una reducción sustancial de los riesgos operativos y los costes asociados.
Los nombres de las funciones de software son intrínsecamente crípticos, ya que los desarrolladores suelen emplear jerga técnica y abreviaturas específicas de la arquitectura y el código base del software. Además, los proveedores suelen seguir convenciones de nomenclatura internas que pueden no coincidir con la terminología más accesible utilizada en los materiales de marketing o la documentación, lo que complica aún más la comprensión para los usuarios no técnicos.
Los nombres crípticos de las funciones de software pueden ocultar su funcionalidad, dificultando la interpretación de los informes y cuadros de mando.
En entornos de software complejos, a menudo no existe una correspondencia unívoca entre licencias (o funciones) y aplicaciones específicas, ya que varias aplicaciones pueden compartir una misma licencia, lo que complica la atribución precisa del uso.
El mapeo de conjuntos de características aborda este reto vinculando las licencias a las aplicaciones, o conjuntos de características, con la rentabilidad como consideración primordial. Este método identifica la combinación más económica de conjuntos de características que engloban todas las características que se comprueban en un momento dado, optimizando así la asignación de recursos y garantizando un uso transparente y rentable del software.
Open iTMecanismos cartográficos
Open iT emplea el mapeo de características para consolidar múltiples características de software en un conjunto de características unificado y manejable para mejorar la claridad y la interpretabilidad de los datos de uso. Al identificar y categorizar sistemáticamente las funciones en los distintos modelos de licencia, este proceso garantiza el cumplimiento y la eficacia operativa. La asignación de funciones permite un seguimiento preciso de las licencias, reduce el riesgo de uso excesivo o insuficiente e impulsa la optimización de costes.
El proceso comienza con la configuración de un archivo de asignación que define cómo deben agruparse las características utilizando una sintaxis específica. Una vez configurado, el mapeo se aplica automáticamente a los datos, con los resultados reflejados en el Dashboard de License Monitor. Esto proporciona a los usuarios una visión completa del uso de las funciones, lo que permite una mejor gestión de los recursos en toda la empresa.
La cartografía de características se somete a múltiples procesos de normalización para mejorar la precisión y manejabilidad de los datos. En Open iT, la normalización suele llevarse a cabo mediante tres mecanismos principales:
Renombramiento de funciones (1:1)
Este proceso implica cambiar el nombre de las características individuales para mejorar su comprensibilidad. Por ejemplo, una característica con una denominación muy técnica puede renombrarse con un término más fácil de usar, para garantizar que todas las partes interesadas puedan entender fácilmente su propósito.
Cartografía de características (N:1)
Este mecanismo consolida varias características en una sola. Resulta especialmente útil cuando varias características cumplen una función similar o pueden agruparse para una gestión más eficaz. Por ejemplo, si varias características realizan tareas relacionadas, pueden asignarse a una única característica unificada.
Una vez renombradas y mapeadas las características del software, las organizaciones pueden identificar más eficazmente los patrones de uso, aumentar la transparencia, permitir una facturación precisa y mejorar la gestión general de los activos de software.
Asignación de características a conjuntos de características (N:N)
Esta técnica avanzada de mapeo facilita la agregación global y los cálculos de concurrencia mediante la vinculación de múltiples características a múltiples conjuntos de características. Esto permite agrupar las características en conjuntos que pueden analizarse colectivamente, lo que proporciona una visión global de los patrones de uso y permite realizar cálculos más precisos de la concurrencia y otras métricas clave.
Repercusiones de la asignación de funciones en la gestión de licencias
Mediante estos mecanismos de mapeo de características, las organizaciones pueden aumentar la claridad, mejorar el análisis de datos y lograr una gestión más eficiente de sus activos de software. A continuación se exponen las principales ventajas de cada técnica de mapeo de características:
Renombrar y reclamar
Cambiar los nombres de las funciones por otros más intuitivos y fáciles de usar reduce la confusión y mejora la experiencia del usuario. Esta simplificación ayuda a los usuarios a navegar por el sistema con más facilidad, lo que se traduce en un mayor compromiso con las funciones del sistema.
Una nomenclatura clara también garantiza la coherencia de la documentación y los materiales de formación, lo que facilita la incorporación de nuevos usuarios y reduce los costes de asistencia y formación. Otra ventaja es la mejora de la comunicación entre equipos, ya que los nombres claros de las funciones reducen los malentendidos y facilitan la colaboración.
Combinar para dominar
La consolidación de varias funciones en una sola simplifica la gestión al reducir la complejidad. Esto también agiliza el análisis de datos, ya que la agrupación de funciones relacionadas proporciona una comprensión más clara de los patrones de uso y rendimiento.
El mapeo de características mejora la asignación de recursos al reducir la redundancia y garantizar un uso eficiente de los mismos. La uniformidad que aporta a todos los sistemas garantiza una mejor sincronización e integración de los datos y, en última instancia, reduce los costes operativos al simplificar la gestión de las características.
Facturación justa y asignación óptima de recursos
La agrupación de funciones en conjuntos permite un análisis exhaustivo de los datos, ofreciendo una visión holística del uso y la interacción de las funciones. Este enfoque permite realizar cálculos de concurrencia más precisos,
que es crucial para la facturación en entornos en los que varios usuarios acceden simultáneamente al mismo software. Esto garantiza que la facturación se base en el uso real y no solo en el número de licencias adquiridas, lo que conduce a una asignación de costes más justa y transparente.
La asignación de funciones a conjuntos de funciones también admite la agregación global de datos, lo que ayuda a analizar grandes conjuntos de datos y a mejorar la toma de decisiones estratégicas. Esto les permite optimizar su cartera de licencias, reduciendo costes al eliminar licencias innecesarias y garantizando que solo pagan por lo que realmente utilizan.
Funciones del software Mapas con Open iT
El mapeo de características mejora la utilización y optimización del software al organizar y rastrear sistemáticamente el uso de características en todas las aplicaciones, lo que permite una asignación de licencias más precisa. Identifica las funciones más utilizadas, lo que permite a las organizaciones optimizar la asignación de licencias y garantizar que los recursos se ajustan a las necesidades reales.
Al consolidar funciones relacionadas, la asignación de funciones reduce las redundancias y agiliza la gestión de licencias, lo que se traduce en una mayor eficacia operativa. Este método proporciona información detallada sobre los patrones de uso reales, lo que evita el exceso de aprovisionamiento y elimina los costes asociados a las licencias infrautilizadas.
Principales conclusiones
- La gestión de las funciones de software individuales en las aplicaciones es compleja debido a los nombres crípticos y las designaciones técnicas, lo que complica el cumplimiento de las licencias y el seguimiento del uso.
- La utilización de técnicas avanzadas de asignación de características para renombrar y consolidar las características del software en conjuntos manejables simplifica la gestión de licencias, mejora la eficacia operativa y reduce los costes.
- La asignación de funciones permite un seguimiento preciso del uso de licencias, evita el uso excesivo o insuficiente, optimiza los recursos e impulsa el ahorro de costes.
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