4 Schritte zur echten Lizenzoptimierung

Mit dem Wachstum der Organisation erkennen viele Unternehmen, dass sie Tools zur Messung der Softwarenutzung benötigen, um einen Überblick und eine bessere Kontrolle über ihr wachsendes Portfolio an technischen Softwareanwendungen zu erhalten.

Was viele von ihnen nicht wissen, ist, dass ein Tool zur Messung der Softwarenutzung nur der erste Schritt und nicht das A und O bei der Verwaltung dieser teuren Softwarebestände ist.

Die breite Palette an Merkmalen und Funktionen von Software-Nutzungsmessungs-Tools ist nur dann wertvoll, wenn Sie wissen, wie Sie sie richtig einsetzen, um Ihre Ziele bei der Optimierung von Softwarelizenzen zu erreichen.

Hier sind 4 Schritte, um eine echte Lizenzoptimierung zu erreichen:

1. Holen Sie sich das richtige Tool für echte Lizenzoptimierung

Die Anschaffung einer Software zur Nutzungsmessung ist relativ einfach.

Im Internet finden Sie leicht herunterladbare Tools, die mit einem Klick installiert werden können.

Diese Tools sind jedoch möglicherweise nicht genau auf die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten, da sie als allgemeine Lösungen konzipiert sind.

Diese Tools mögen auf den ersten Blick billig erscheinen, weil sie nur die grundlegenden Funktionen enthalten, aber am Ende zahlen Sie möglicherweise viel mehr, um die Funktionen zu erhalten, die Sie tatsächlich benötigen.

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Software Asset Management und einer erfolgreichen Optimierung ist es, das richtige Tool zu finden, das Ihre aktuellen spezifischen Herausforderungen angeht und Ihnen ermöglicht, über Ihre ursprünglichen Erwartungen hinauszugehen.

Denken Sie daran, dass ein Einblick in die Nutzung Ihrer Softwarelizenzen nur der Anfang und nicht das Endergebnis Ihrer Optimierungsinitiative ist.

Und das richtige Werkzeug sollte Sie zu Ihrem Ziel führen.

2. Bereitstellen und Einrichten einer bedarfsgerechten Lösung

Sobald Sie das richtige Tool gefunden haben, muss es unbedingt installiert und entsprechend den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihrer Initiative konfiguriert werden.

Es sollte nicht nur reibungslos funktionieren und die richtigen und genauen Nutzungsdaten aus Ihrer Umgebung erfassen, sondern auch so eingerichtet sein, dass die benötigten Informationen bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Dies würde bedeuten, dass Dashboards und Berichte personalisiert werden sollten, damit jeder Benutzer oder Administrator sofort die Informationen erhält, die er braucht, und zwar in dem Format oder der Darstellung, die er bevorzugt.

Diese würden eine professionelle Unterstützung bei der Installation und Konfiguration erfordern.

Benutzer und Administratoren müssen unter Umständen auch eine praktische Schulung durch Fachleute absolvieren, um zu verstehen, wie sie das Tool effektiv nutzen und kompetent verwalten können.

Die Umsetzung eines wirksamen Programms zur Verwaltung der Nutzung technischer Softwareanwendungen erfordert nicht nur das richtige Werkzeug, sondern auch die richtigen Informationen, die aus der korrekten und genauen Datenerfassung des Werkzeugs gewonnen werden.

3. Analysieren Sie Nutzungsdaten für eine echte Lizenzoptimierung

Die Analyse von Nutzungsdaten ist entscheidend für die Optimierung der Nutzung teurer technischer Softwareanwendungen.

Die richtigen Informationen, dargestellt in leicht verständlichen Berichten, sollten für eine gründliche Analyse der Software- und Lizenznutzung ausreichen.

Diese Nutzungsanalysen sollten in der Lage sein, Ihnen zu sagen, wie viele Lizenzen jeder Funktion von welcher Anwendung zu jeder Stunde an jedem Tag jeder Woche oder jedes Monats genutzt werden.

Sie sollten auch in der Lage sein, Ihnen mitzuteilen, welche Benutzer welche Lizenz zu welchem Zeitpunkt nutzen und ob sie mehr als eine Lizenz gleichzeitig verwenden oder ungenutzte Lizenzen über lange Zeiträume behalten.

Mit den richtigen Berichtsanalysen sollten Sie in der Lage sein zu erkennen, welche Funktionen oder Anwendungen mehr Lizenzen benötigen und welche eine Reduzierung vertragen können.

Sie sollten in der Lage sein, die perfekte Mischung von Lizenzierungsmethoden zu simulieren, die Ihren aktuellen Bedürfnissen entspricht und Ihre Lizenznutzung maximiert, während Sie gleichzeitig Ihre Gesamtlizenzierungskosten senken.

Darüber hinaus sollten Sie jedoch in der Lage sein, den künftigen Lizenzbedarf auf der Grundlage Ihrer aktuellen Nutzungstrends und Wachstumsprognosen vorherzusagen, damit Sie künftige Budgets richtig planen können.

Eine effektive Analyse der Nutzungsdaten liefert die Dokumentation, die Sie benötigen, um Maßnahmen zur Erreichung Ihrer Lizenzoptimierungsziele zu entwickeln.

4. Wertoptimierungsinitiativen umsetzen

Das Endziel ist natürlich die Optimierung des Wertes Ihrer Software-Assets.

Mit einer effektiven Nutzungsdatenanalyse können Sie eine bessere Verhandlungsposition gegenüber Softwareanbietern erreichen, da Sie genau wissen, was Sie wann und in welchem Umfang benötigen.

Sie könnten Ihr Portfolio neu ausrichten und je nach Ihrem tatsächlichen Bedarf unnötige M&S-Kosten loswerden.

Sie könnten auch ein faires und genaues Rückvergütungssystem einführen, das eine bessere Verwaltung Ihrer verfügbaren Software-Assets ermöglicht.

Wertoptimierung bedeutet, dass Sie in der Lage sein sollten, die Nutzung jedes Software-Assets zu maximieren und die Benutzerproduktivität zu den optimalen Kosten für das Unternehmen zu verbessern.

Das bedeutet, dass Sie in der Lage sein sollten, mehr Budget für neue Technologien, Upgrades, Personalverbesserungen, Geschäftserweiterungen usw. bereitzustellen und gleichzeitig die Produktivität auf einem optimalen Niveau zu halten.

Vollendung der Reise

Open iT bietet eine Vielzahl von Lösungen und Dienstleistungen zur Messung, Analyse und Optimierung der Softwarenutzung an, die Sie bei jedem Schritt Ihres technischen Softwaremanagements und Ihrer Optimierung begleiten.

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