- ServiceNow SAM Pro zeigt Ihnen, was im Besitz des Unternehmens ist, was erfasst wurde und was installiert ist. Der Bereich „Nutzung“ gibt Aufschluss darüber, was tatsächlich benötigt wird.
- Engineering-Software wird nicht auf Produktebene, sondern nach Funktionen, Modulen, Paketen und Tokens lizenziert, sodass die Berichterstattung auf Produktebene die tatsächlichen Kostentreiber verschleiert.
- Durch die Einbindung von Nutzungsdaten in ServiceNow ändert sich, wer darauf reagieren kann. Die Bereiche Beschaffung, Vertragsmanagement, ITAM und die Führungskräfte nutzen dieselben Daten, ohne ein spezielles Lizenzmanagement-Tool öffnen zu müssen.
ServiceNow SAM Pro zeigt Ihnen, welche Lizenzen Sie besitzen und welche installiert sind. Es gibt jedoch keinen Aufschluss darüber, was tatsächlich genutzt wird – und bei Engineering-Software entscheidet genau diese Lücke über die Verlängerung.
ServiceNow SAM Pro zeigt Ihnen, welche Lizenzen Ihr Unternehmen besitzt und was die Erfassung ergibt. Für die Entwicklung von Software benötigt man jedoch noch eine weitere Antwort: Was wird tatsächlich genutzt? Eine Lizenzausgabe ist nicht gleichbedeutend mit produktiver Nutzung. Open iT ergänzt diese Informationen um die Ebene der technischen Nutzung – einschließlich Nutzer, Funktionen, gleichzeitiger Nutzung, Zugriffsverweigerungen sowie des Verhaltens im aktiven und im Ruhezustand – und integriert diese Daten in ServiceNow neben den bereits vorhandenen Berechtigungs- und Kostendaten.
Was SAM Pro beantwortet – und was nicht
Bei jeder Verlängerung von Ingenieur- und Spezialsoftware geht es letztlich um zwei Fragen.
Was gehört uns, und was ist installiert? SAM Pro gibt darauf eine Antwort – und zwar eine gute. Erfassung, Normalisierung, Abgleich mit den Berechtigungsdaten: Das ist die Aufgabe, und sie ist anspruchsvoll.
Wer hat es tatsächlich genutzt, wie oft und welchen Nutzen hat es gebracht? Ein Berechtigungsdatensatz wurde nie dazu erstellt, diese Fragen zu beantworten. Die Compliance sagt Ihnen, was Sie haben. Die Nutzung sagt Ihnen, was Sie brauchen.
Die Vertragsverlängerung selbst wird auf der Grundlage einer bestimmten Anzahl von Lizenzen ausgehandelt, wobei eine der beiden Parteien diese Zahl vorschlägt. Verfügt eine Organisation nicht über unabhängige Nutzungsdaten, basieren Entscheidungen zur Vertragsverlängerung häufig eher auf Vertragsmengen, früheren Kaufzahlen oder Empfehlungen des Anbieters als auf dem tatsächlich gemessenen Bedarf.
„Installiert“ ist nicht dasselbe wie „verwendet“
Eine CMDB kann Ihnen mitteilen, dass Petrel installiert ist. Um Ihnen mitzuteilen, ob im letzten Quartal jemand damit gearbeitet hat, benötigt sie eine separate Datenquelle.
Durch die Erfassung der Lizenznutzung kommt man der Realität zwar näher, doch selbst das kann die tatsächliche Situation überbewerten. Ein Ingenieur, der eine Anwendung um neun Uhr öffnet und sie während einer Besprechung, der Mittagspause und eines Baustellenbesuchs laufen lässt, hat den ganzen Tag über eine Lizenz belegt und diese dabei nur zwanzig Minuten lang genutzt. Multipliziert man dieses Verhalten mit einem Pool an frei verfügbaren Lizenzen, kann der scheinbare Bedarf deutlich höher ausfallen als die produktive Nutzung.
Die tatsächliche Nutzung wird erst dann erfasst, wenn man die abgelaufene Lizenzzeit von der aktiven Anwendungszeit trennt. Open iT bezeichnet den zweiten Wert als „True Active Usage“, wobei die beiden Messgrößen aus unterschiedlichen Quellen stammen.
| Was Sie wissen möchten | Wo wird gemessen? |
|---|---|
| Kassenvorgänge, Rückgaben, Ablehnungen, Parallelität | Der Lizenzserver |
| Aktives versus passives Verhalten innerhalb der Sitzung | Am Arbeitsplatz |
Behalten Sie die beiden als separate Felder bei. Die Nutzungsdaten stammen vom Lizenzserver. Die Verhaltensdaten stammen von der Workstation. Siehe Metriken des Level-2-Kollektors und den Bericht „Work Ratio“.
Technische Software lässt sich nicht auf eine einzige Produktlinie beschränken
Technische Anwendungen werden in der Regel nach Funktionen, Modulen, Paketen oder Tokens lizenziert – häufig auch nach einer Kombination dieser Elemente, die sich bei der letzten Verlängerung geändert hat. Hinter einem einzigen kommerziellen Produkt können sich Dutzende unterschiedlicher Nutzungsmuster verbergen.
Auf der Ebene des Lizenzmanagers werden Produkte oft durch einzelne lizenzierte Funktionen, Module oder Komponenten dargestellt, und eine einzelne Anwendungssitzung kann mehrere davon erfordern. Eine Sitzung umfasst auch nicht unbedingt alle diese Elemente von Anfang bis Ende. Ein Ingenieur öffnet nur das Basismodul und sonst nichts. Ein anderer ruft zwei Solver für zwanzig Minuten auf, während ein dritter das gesamte Paket den ganzen Nachmittag über ausführt. Gleicher Produktname im Berechtigungsdatensatz, drei verschiedene Sätze von Funktionen, die tatsächlich ausgecheckt wurden, drei unterschiedliche Kosten. So sehen Dutzende von Nutzungsmustern unter einem Produkt auf einem Lizenzserver aus.
Diese Beziehung ist wechselseitig. Ein einzelnes Produkt umfasst viele Funktionen, und eine einzelne Funktion kann in mehr als einem Produkt vorkommen, wobei sie in jedem Produkt unterschiedlich bepreist ist. Dadurch entsteht eine Viele-zu-Viele-Beziehung, die sich allein durch Asset-Datensätze auf Produktebene nur schwer darstellen lässt.
Dem Bericht zufolge ist die Organisation also Eigentümerin des Produkts und nutzt es auch. Beide Aussagen sind wahr, aber keine davon ist hilfreich. Der eigentliche Grund für die Kosten liegt eine Ebene tiefer, nämlich in Funktionen, über die niemand berichtet.
„Open iT Maps“ ordnet die Nutzung der Funktionen den Produkten zu, zu denen diese Funktionen gehören, und zwar anhand eines zentral gepflegten Katalogs, anstatt diesen für jeden Bericht neu zu erstellen. Eine Zeile im Asset-Datensatz gibt die Funktionen an, die die Benutzer geöffnet haben.
Diese Übersetzung ist das Wesentliche. Die Erfassung der Nutzung eines Lizenzservers ist gängige Praxis. Die Umwandlung der Nutzung auf Funktionsebene in einen kommerziellen Produktkontext, auf dessen Grundlage die Beschaffungsabteilung handeln kann, ist es hingegen nicht. Siehe Zuordnung von Funktionen zu Funktionsumfängen.
Eine concurrent-Lizenz ist keine Desktop-Installation
Parallele Lizenzen werden auf Lizenzservern verwaltet. Sie werden von Benutzern ausgecheckt, zurückgegeben, verweigert und gemeinsam genutzt – manchmal über mehrere Server und mehr als eine Zeitzone hinweg für dieselbe Anwendung.
Mit „Install-based“ lässt sich zwar erkennen, dass die Organisation etwas installiert hat, aber es lässt sich nicht feststellen, wie viele Personen am Dienstag auf den Pool zugegriffen haben oder wer keinen Zugriff erhielt, als die Lizenzen des Pools aufgebraucht waren.
| Datenquelle | Was dir das sagt | Was Open iT und ServiceNow gemeinsam bieten |
|---|---|---|
| Discovery installieren | Die Software ist auf einem Rechner installiert | Ob jemand es geöffnet hat |
| Anspruchs- und Vertragsunterlagen | Was wurde gekauft und was hat es gekostet? | Ob irgendetwas davon überhaupt nötig war |
| Lizenz-Server | Welche Funktionen wurden wann und von wem ausgecheckt, sowie Ablehnungen und maximale gleichzeitige Zugriffe | Ob die Sitzung überhaupt etwas bewirkt hat |
| Arbeitsplatz | Aktive und inaktive Zeit innerhalb der Sitzung | Worauf das Unternehmen Anspruch hat |
Open iT liest Daten aus mehr als 90 unterstützten Lizenzmanagern aus, darunter FlexNet, DSLS, RLM, OLicense und IBM LUM.
Zwei der Zeilen in dieser Tabelle entscheiden darüber, ob das Unternehmen das Portfolio überhaupt beurteilen kann. Der Lizenzserver liefert Ihnen Informationen darüber, was genutzt wurde: Welche Funktionen wurden wann an wen vergeben, wo gab es Spitzen bei der gleichzeitigen Nutzung und wo kam es zu Zugangsverweigerungen? Die Workstation liefert Ihnen Informationen darüber, was während dieser Nutzung tatsächlich geschah.
Keiner der beiden Faktoren beantwortet die Portfolio-Frage für sich allein. Der Verbrauch allein lässt sich als Nachfrage interpretieren, doch das bedeutet nicht automatisch, dass die Software auch genutzt wird, da ein Teil der ausgeliehenen Engineering-Software möglicherweise auf dem Arbeitsplatzrechner ungenutzt bleibt – etwa wegen einer Besprechung, einer Mittagspause oder einer Besorgung für die Schule. Mit anderen Worten: Das Verhalten allein bietet keinen Anhaltspunkt für eine Größenordnung.
Mit diesen beiden Datenströmen als Grundlage lautet die Frage nicht mehr, wie viele Lizenzen ausgeliehen wurden, sondern wie viele tatsächlich genutzt wurden. Verlängern, streichen, zurückfordern oder neu kaufen: Jede nachfolgende Entscheidung hängt davon ab, welche dieser beiden Zahlen das Unternehmen vorweisen kann. Siehe unterstützte Lizenzmanager.
Die Daten werden in ServiceNow eingegeben, und verschiedene Personen beginnen, sie zu nutzen
Der größte Vorteil ist nicht ein weiteres Dashboard. Es ist eine andere Zielgruppe.
Intern läuft es in der Regel so ab: Ein Lizenzspezialist erstellt eine monatliche Arbeitsmappe. Das ist gute Arbeit. Zwei Kollegen lesen sie durch. Die Beschaffungsabteilung öffnet sie etwa zwei Wochen vor einer Vertragsverlängerung – oder auch nicht. Das Vertragsmanagement hat sie noch nie geöffnet, ebenso wenig wie die Vorgesetzten, da niemand ihnen mitgeteilt hat, dass diese Arbeitsmappe überhaupt existiert.
Genau diese Leute sind schon vor ihrem ersten Kaffee bei ServiceNow.
Sobald auch die technische Nutzung hinzukommt, fließen die Daten aus der fachlichen Analyse in geschäftliche Entscheidungen ein. Ein Vertragsmanager kann darauf reagieren, ohne sich in ein neues Tool einarbeiten zu müssen oder jemanden um einen Export bitten zu müssen. Der Bericht selbst wurde nicht verbessert. Die Leserschaft schon.
Drei Arbeitsabläufe, die an Effizienz gewinnen, wenn die Nutzungsdaten direkt neben dem Asset-Datensatz angezeigt werden
Reaktion auf Sicherheitslücken. Das Log4j-Muster – es taucht alle paar Monate unter einem anderen Namen wieder auf. Die betroffenen Anwendungen identifizieren, den Verantwortlichen ausfindig machen, den Anbieter kontaktieren, die Nutzer benachrichtigen. Für diesen letzten Schritt ist ein aktueller Überblick darüber erforderlich, wer die Anwendung tatsächlich nutzt. Anhand der Installationszahlen werden zwar Nutzer gewarnt, die die Anwendung seit einem Jahr nicht mehr geöffnet haben, doch der Auftragnehmer, der sie täglich nutzt, wird dabei übersehen.
Supportlast. Supportteams können das Ticketvolumen mit der tatsächlichen Nutzerzahl vergleichen, anstatt sich auf die Anzahl der Installationen zu stützen. Die Antwort entspricht selten den Erwartungen des Teams. Eine Häufung von Tickets bei neuen oder gelegentlichen Nutzern deutet eher auf Schulungsbedarf hin als auf ein Problem mit der Software.
Neuausrichtung. Die Beschaffung stützt sich auf Fakten statt auf Meinungen: Nutzung, Bedarf und die namentlich genannten Personen, die dahinter stehen. Wo auch immer auf der Welt diese Nutzer sitzen, kann die Beschaffung sie erreichen und fragen, wofür der Arbeitsplatz vorgesehen ist.
Durch die Nutzung wird aus einem Anlagendatensatz ein Entscheidungsdatensatz.
Was Open iT zusätzlich bietet
Open iT ersetzt SAM Pro nicht. ServiceNow bleibt weiterhin das System für den Lebenszyklus von Software-Assets, Nutzungsrechte, Verträge, Kosten und Governance.
Open iT ergänzt die Lösung um spezielle Funktionen zur Analyse von Engineering-Software: Lizenzserver-Auslastung, „True Active Usage“, Ablehnungen, gleichzeitige Nutzung sowie zentralisierte Überwachungs- und Optimierungsfunktionen.LicenseAnalyzer™erfasst diese Informationen und übermittelt die relevanten Nutzungsdaten an ServiceNow, wo sie die dort bereits vorhandenen Geschäftsdaten ergänzen.
Sehen Sie sich unser Webinar an: Über das Dashboard hinaus: Transparenz in der Softwareentwicklung mit ServiceNow und Open iT
Gemeinsam besser: Nutzungsintensität trifft auf geregelte SAM-Maßnahmen
Open iT erfasst die Details zu den Engineering-Lizenzen. ServiceNow verknüpft diese mit Berechtigungen, Verträgen, Ausgaben und Workflows.
Der Wert liegt darin, sie zusammenzubringen.
Wollen Sie für das Asset Management zu Nexus wechseln?
Wenn Ihr Unternehmen Engineering-Software einsetzt, geht es nicht mehr nur darum, was Sie besitzen. Es geht darum, was die Mitarbeiter tatsächlich nutzen – und ob die Lizenzen, für die Sie bezahlen, auch produktiv genutzt werden.
Erfahren Sie, wie Open iT Informationen zu Engineering-Lizenzen in ServiceNow SAM Pro integriert.
Sie besuchen die Nexus-Messe zum Thema Asset Management? Dann lernen Sie dort Open iT kennen.
