Bei den meisten Softwareanwendungen, wie z. B. ERP (Enterprise Resource Planning), ist die Einhaltung von Vorschriften der Hauptgrund für Unternehmen, ein SAM-Programm (Software Asset Management) einzuführen.
Das Risiko von Software-Audits und hohen Strafen ist einfach zu groß, um es zu ignorieren und selbstgefällig zu bleiben.
Bei technischen und anderen Softwareanwendungen hat der Einsatz von Lizenzmanagern jedoch das Risiko, mehr Lizenzen zu nutzen, als dem Unternehmen zustehen, erheblich verringert.
Lizenzmanager legen bereits fest, wie viele Lizenzen zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgecheckt werden können.
Und wenn die Lizenzen erschöpft sind, verweigert der Lizenzmanager einfach die Anforderung weiterer Lizenzen zum Auschecken.
Da die Softwarehersteller jedoch im Laufe der Jahre viele verschiedene Arten von Lizenzierungsmethoden eingeführt haben, ist das, was früher eine unkomplizierte Art der Kontrolle von Softwarelizenzen war, ziemlich kompliziert geworden. Und die Compliance-Probleme im Bereich der technischen Softwareverwaltung haben andere Formen angenommen als bei SAM.
Berechtigungen und Beschränkungen
Viele Unternehmen, die Engineering und andere technische Anwendungen einsetzen, sind globale Organisationen mit Niederlassungen auf mehreren Kontinenten.
Und da auf die Lizenzserver von jedem Ort der Welt aus zugegriffen werden kann, wäre es für große globale Organisationen sinnvoll, teure Ressourcen wie Lizenzen für technische Software gemeinsam zu nutzen.
Die Softwareanbieter passen ihre Preise jedoch häufig an bestimmte Regionen an.
So können sie beispielsweise in der EMEA-Region einen höheren Preis verlangen als in der APAC-Region. Daher legen die Anbieter oft Grenzen für die Standorte fest, an denen die Softwarelizenzen genutzt werden können.
Außerdem sind lokale Concurrent-Lizenzen oft viel billiger als globale Concurrent-Lizenzen. Außerdem können Unternehmen, die versuchen, lokale Lizenzen an globale Standorte weiterzugeben, mit hohen Strafen belegt werden.
Named-User-Lizenzen erlauben häufig die Installation und Nutzung von Software auf einer bestimmten maximalen Anzahl von Geräten/Maschinen.
Daher könnten einige Nutzer versucht sein, ihre Lizenzen mit anderen zu teilen, unabhängig davon, ob die Softwarevereinbarung dies erlaubt oder nicht.
Verschiedene Lizenzen laufen oft zu unterschiedlichen Terminen ab. Und manchmal können Benutzer die Lizenzen auch dann noch auschecken, wenn das Verlängerungsdatum bereits überschritten ist.
Nicht alle Anbieter erinnern ihre Kunden gewissenhaft an diese Verlängerungsfristen, aber sie können dennoch Strafen für Lizenzen verhängen, die nach Ablauf der Frist genutzt werden, wenn dies im Vertrag festgelegt ist.
Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Unternehmen aufgrund von Bestimmungen in ihren Softwarelizenzverträgen mit den Anbietern als nicht konform befunden werden können. Softwarevereinbarungen enthalten strenge Bedingungen für die Nutzungsrechte und Einschränkungen für jede Art von Lizenz.
Und da Unternehmen oft mehrere Softwarevereinbarungen mit verschiedenen Anbietern haben, kann es recht schwierig sein, die Einhaltung der für jede Vereinbarung festgelegten Berechtigungen und Beschränkungen manuell zu verfolgen.
Ein Tool mit einem Katalog der Nutzungsrechte, der auf den in den Lieferantenvereinbarungen festgelegten Berechtigungen basiert, kann bei der Verfolgung der Einhaltung der Vorschriften helfen.
Ein Dashboard, das die Lizenzen in Echtzeit überwacht und auch anzeigt, wann bestimmte Lizenzen auslaufen, wäre ebenfalls sehr hilfreich, um die Einhaltung der Herstellervereinbarungen zu gewährleisten. Das Gleiche gilt für E-Mail-Benachrichtigungen über das Auslaufen von Lizenzen und andere wichtige Ereignisse.
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