Para la mayoría de las aplicaciones de software, como la planificación de recursos empresariales (ERP), el cumplimiento es el principal motor para que las empresas implementen un programa de gestión de activos de software (SAM). El riesgo de las auditorías de software y las fuertes sanciones son demasiado grandes para ignorarlas y seguir siendo complacientes.
Sin embargo, en el caso de la ingeniería y otras aplicaciones de software técnico, el uso de gestores de licencias ha reducido en gran medida los riesgos de utilizar más licencias de las que la empresa tiene derecho a usar. Los gestores de licencias ya fijan los límites del número de licencias que se pueden sacar en un momento dado. Y si las licencias se agotan, el gestor de licencias simplemente deniega las solicitudes de más salidas de licencias.
Sin embargo, como los proveedores de software han introducido muchos tipos diferentes de métodos de concesión de licencias a lo largo de los años, lo que solía ser una forma sencilla de controlar las licencias de software se ha complicado bastante. Y los problemas de cumplimiento en el ámbito de la gestión del software de ingeniería han adoptado formas diferentes a las de SAM.
Derechos y limitaciones
Muchas empresas que utilizan aplicaciones de ingeniería y otras aplicaciones técnicas son organizaciones globales con oficinas en varios continentes. Y como se puede acceder a los servidores de licencias de forma remota desde cualquier parte del mundo, tendría sentido que las grandes organizaciones globales compartieran recursos costosos como las licencias de software de ingeniería.
Sin embargo, los proveedores de software suelen ajustar sus precios en función de las regiones. Por ejemplo, pueden poner un precio más alto en EMEA que en APAC. Y así, los proveedores suelen establecer límites a las ubicaciones en las que se pueden utilizar las licencias de software. Además, las licencias concurrentes locales suelen ser mucho más baratas que las globales. Y puede haber fuertes penalizaciones para las empresas que intenten compartir licencias locales con ubicaciones globales.
Las licencias de usuario designado suelen permitir que el software se instale y se utilice en un número máximo de dispositivos/máquinas especificado. Por lo tanto, algunos usuarios pueden verse tentados a compartir sus licencias con otros, independientemente de que el acuerdo de software lo permita o no.
Las diferentes licencias suelen estar configuradas para caducar en diferentes fechas. Y, a veces, los usuarios pueden seguir sacando las licencias aunque éstas ya hayan pasado la fecha de renovación. Tampoco todos los proveedores son diligentes a la hora de recordar a sus clientes estas fechas de renovación, pero sí podrían aplicar penalizaciones por las licencias utilizadas más allá de la fecha de caducidad si así se estipula en el acuerdo.
Estas son sólo algunas de las formas en que las empresas pueden ser declaradas no conformes en base a las estipulaciones de su acuerdo de licencia de software con los proveedores. Los acuerdos de software contienen términos estrictos de derechos de uso y limitaciones para cada tipo de licencia. Y como las empresas suelen tener varios acuerdos de software con varios proveedores, puede ser bastante difícil hacer un seguimiento manual del cumplimiento de los derechos y limitaciones establecidos para cada acuerdo.
Una herramienta que disponga de un catálogo de derechos de uso basado en los derechos estipulados en los acuerdos con los proveedores puede ayudar a controlar el cumplimiento. Un panel de control que supervise las licencias en tiempo real y que también indique cuándo están a punto de caducar determinadas licencias también sería muy útil para que la organización cumpla los acuerdos con los proveedores. Y también lo serían las alertas por correo electrónico sobre los vencimientos de las licencias y otros eventos significativos.
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