Para la mayoría de las aplicaciones de software, como ERP (Enterprise Resource Planning), el cumplimiento es el principal motor para que las empresas implanten un programa de gestión de activos de software (SAM).
El riesgo de auditorías de software y de fuertes sanciones es demasiado grande para ignorarlo y seguir siendo complacientes.
Sin embargo, en el caso de la ingeniería y otras aplicaciones de software técnico, el uso de gestores de licencias ha reducido enormemente los riesgos de utilizar más licencias de las que la empresa tiene derecho a usar.
Los gestores de licencias ya fijan los límites del número de licencias que se pueden retirar en un momento dado.
Y si las licencias se agotan, el gestor de licencias simplemente deniega las solicitudes de más licencias.
Sin embargo, como los proveedores de software han introducido muchos tipos diferentes de métodos de concesión de licencias a lo largo de los años, lo que solía ser una forma sencilla de controlar las licencias de software se ha complicado bastante. Y las cuestiones de conformidad en el ámbito de la gestión del software de ingeniería han adoptado formas diferentes a las de SAM.
Derechos y limitaciones
Muchas empresas que utilizan ingeniería y otras aplicaciones técnicas son organizaciones globales con oficinas en varios continentes.
Y como se puede acceder remotamente a los servidores de licencias desde cualquier parte del mundo, tendría sentido que las grandes organizaciones mundiales compartieran recursos caros como las licencias de software de ingeniería.
Sin embargo, los proveedores de software suelen ajustar sus precios en función de las regiones.
Por ejemplo, pueden poner un precio más alto en EMEA que en APAC. Y así, los proveedores suelen poner límites a las ubicaciones en las que se pueden utilizar las licencias de software.
Además, las licencias locales concurrentes suelen ser mucho más baratas que las licencias globales concurrentes. Y puede haber fuertes sanciones para las empresas que intenten compartir licencias locales con ubicaciones globales.
Las licencias de usuario designado suelen permitir instalar y utilizar software en un número máximo especificado de dispositivos/máquinas.
Así, algunos usuarios pueden sentirse tentados a compartir sus licencias con otros independientemente de si el acuerdo de software lo permite o no.
A menudo, las licencias caducan en fechas diferentes. Y a veces, los usuarios pueden seguir sacando las licencias aunque esas licencias ya hayan pasado la fecha de renovación.
Tampoco todos los proveedores son diligentes a la hora de recordar a sus clientes estas fechas de renovación, pero aun así podrían aplicar sanciones por licencias utilizadas más allá de la fecha de caducidad si así se estipula en el acuerdo.
Éstas son sólo algunas de las formas en que las empresas pueden incumplir las estipulaciones de sus acuerdos de licencia de software con los proveedores. Los acuerdos de software contienen condiciones estrictas de derechos de uso y limitaciones para cada tipo de licencia.
Y como las empresas suelen tener varios acuerdos de software con distintos proveedores, puede ser bastante difícil hacer un seguimiento manual del cumplimiento de los derechos y limitaciones establecidos para cada acuerdo.
Una herramienta que disponga de un catálogo de derechos de uso basado en los derechos estipulados en los acuerdos con los proveedores puede ayudar a controlar el cumplimiento.
Un panel de control que supervise las licencias en tiempo real, que también indique cuándo están a punto de caducar licencias concretas, también sería muy útil para que la organización cumpliera los acuerdos con los proveedores. Y también lo serían las alertas por correo electrónico sobre vencimientos de licencias y otros eventos significativos.
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