Die SAP-Lizenzierung gilt weithin als eines der komplexesten Modelle aller großen Software-Anbieter. Die jährlichen Kosten für SAP-Lizenzen steigen weiterhin schneller als bei jedem anderen Anbieter. SAP rechnet immer nach Verbrauch ab, aber es ist komplizierter geworden, den Verbrauch zu definieren. Die Dringlichkeit der Verwaltung von SAP-Lizenzen wird immer wichtiger. Damit ein Unternehmen die Kontrolle über seine SAP-Lizenznutzung übernehmen kann, muss es zunächst die SAP-Lizenzierung und die Funktionsweise der nutzungsabhängigen Preisgestaltung vollständig verstehen.
Der benannte Benutzer ist die wichtigste Kennzahl für Lizenzen von SAP-Anwendungen. Die grundlegenden Lizenztypen sind Professional, Limited Professional und Mitarbeiter.
Die Professional-Lizenz ist per Definition ein benannter Benutzer, der bestimmte betriebliche Aufgaben, Systemadministration oder Systemmanagement im Rahmen der vereinbarten Lizenzmetriken durchführen kann. Diese Lizenz ist die teuerste und wird für diejenigen empfohlen, die viel in der Produktion arbeiten oder das System intensiv nutzen.
Bei der eingeschränkten professionellen Lizenz handelt es sich um einen benannten Benutzer, der begrenzte betriebliche Aufgaben ausführen kann, die in der Softwarelizenz festgelegt sind. Diese Lizenz ist billiger als die Professional-Lizenz. Ihr Erwerb wurde von SAP eingestellt, da sie gelegentlich die gleichen Aufgaben wie ein Benutzer mit der Professional-Lizenz erfüllen kann.
Bei der Mitarbeiterlizenz handelt es sich um einen namentlich benannten Benutzer, der Aufgaben ausschließlich für den eigenen Gebrauch und nicht im Namen anderer Personen ausführen kann.
Sobald die SAP-Pakete für die Nutzung durch das Unternehmen ausgewählt wurden, hat die sorgfältige Verwaltung der Named-User-Lizenzen einen erheblichen Einfluss auf die tatsächlichen SAP-Kosten.
Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass jeder Named User richtig identifiziert und klassifiziert wird.
Benutzer klassifizieren
Die Klassifizierung von Benutzern ist eine der Herausforderungen bei der SAP-Lizenzierung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Benutzer zu klassifizieren. Die richtige Klassifizierung kann die Kosten erheblich senken, während eine falsche Klassifizierung zu Problemen bei der SAP-Vereinbarung und folglich zu höheren Kosten führen kann.
Die Lizenztypen sind vage und nicht genau definiert, so dass Unternehmen bei der Aushandlung der Lizenzen einen gewissen Spielraum haben. Am besten ist es, die Benutzer zu klassifizieren, da nicht klassifizierten Benutzern standardmäßig die teuerste Lizenz zugewiesen wird. Auch bei den Lizenztypen ist es am besten, sich für eine Klassifizierung zu entscheiden und bei dieser zu bleiben. Es wäre verdächtig, wenn sich die Klassifizierungen für Benutzer häufig ändern.
SAP-Benutzer können nach ihrer Nutzung klassifiziert werden. Es gibt jedoch einige Faktoren, die bei der Klassifizierung von SAP-Benutzern nach ihrer Nutzung berücksichtigt werden sollten.
Umfang der Tätigkeit
Eine Möglichkeit, Benutzer zu kategorisieren, ist die Anzahl der Aktivitäten, die der Benutzer ausführt. Bei SAP gibt es die so genannten "Dialogschritte", bei denen es sich einfach um die Anzahl der Tastenanschläge und Bildschirme handelt, die verwendet werden. Wenn also ein Benutzer 1.000 oder mehr Dialogschritte pro Monat macht, dann braucht er wahrscheinlich eine professionelle Lizenz, da er das System intensiv nutzt. Andererseits erhalten Benutzer mit geringer Aktivität eine Mitarbeiterlizenz.
Die Klassifizierung der Nutzer nach dem Umfang ihrer Aktivitäten ist leicht zu verstehen und auch für SAP leicht zu erklären. Der Nachteil ist jedoch, dass dabei nicht berücksichtigt wird, was der Benutzer tut.
Wenn zum Beispiel ein Benutzer das Firmentelefonbuch im SAP-System 1.000 Mal benutzt, wird diese Klassifizierung vorschlagen, dass der Benutzer eine professionelle Lizenz benötigt, obwohl der Benutzer nur Nummern im Telefonbuch überprüft hat. Der Benutzer arbeitet nicht in der Produktion und liest nur die Daten, wofür nur eine Mitarbeiterlizenz erforderlich sein sollte.
Anzahl der verschiedenen Aktivitäten
Eine weitere Möglichkeit, Nutzer zu identifizieren, sind die verschiedenen Aktivitäten, auf die sie zugreifen. Benutzer werden nach den von ihnen verwendeten Anwendungen klassifiziert. Wenn der Benutzer nur eine Anwendung nutzt, erhält er eine Mitarbeiterlizenz, während jemand, der zehn oder mehr SAP-Anwendungen nutzt, wahrscheinlich eine professionelle Lizenz für seine Nutzung benötigt.
Leider wird bei dieser Art der Klassifizierung auch nicht berücksichtigt, was der Benutzer tut. Der Benutzer kann mehrere verschiedene Anwendungen verwenden, aber nur Daten lesen, während jemand, der nur eine Anwendung verwendet, möglicherweise Produktionsarbeiten wie das Erstellen und Ändern von Daten durchführt.
Art der Aktivität oder Aktivitätsgruppe
Bei der Klassifizierung von Benutzern nach Aktivitätsgruppen werden die Benutzer nach der höchsten Ebene der Gruppe klassifiziert, an der sie aufgrund ihrer Nutzung teilnehmen. Die Klassifizierung von Benutzergruppen erfolgt durch die Identifizierung der Anwendungen, die der Benutzer ausführt, dann durch die Erstellung von Aktivitätsgruppen und die Zuordnung von Aktivitätsgruppen zum Lizenztyp. Eine Gruppe, die nur Daten aus mehreren Anwendungen anzeigt, erhält beispielsweise Mitarbeiterlizenzen, während eine Gruppe, die Einträge in Datenbanken erstellt und ändert, professionelle Lizenzen erhalten sollte. Ein namentlich genannter Benutzer kann in mehreren Aktivitätsgruppen mit unterschiedlichen Benutzernamen sein, und die Aktivitätsgruppe mit dem höchsten Lizenztyp wird dem Benutzer zugewiesen.
Die Klassifizierung nach Aktivitätsgruppen ist sehr zeitaufwändig. Eine gründliche Untersuchung der tatsächlichen Aktivitäten eines jeden Nutzers ist notwendig, um die Lizenznutzung zu optimieren.
Mehrstufige Lizenz-Optimierung
In großen Unternehmen mit mehreren Standorten oder mit Niederlassungen in verschiedenen Gebieten ist es besser, wenn jede Niederlassung ihre eigenen Daten optimiert und verwaltet.
Der Hauptsitz der Organisation legt die Lizenzierungsmaße fest, verteilt sie und optimiert die Lizenzen weltweit. Sie kann die Optimierung der einzelnen Zweigstellen überwachen, während die Zweigstellen die Daten lokal optimieren, ohne andere Zweigstellen zu beeinträchtigen und ohne die von der Zentrale festgelegten globalen Parameter zu ändern.
Diese Art der Optimierung wird für größere Organisationen empfohlen. Es ist eine gute Praxis, ein System einzurichten, das Daten für die Tochtergesellschaft isolieren kann, um eine lokale Optimierung zu ermöglichen, so dass jede Tochtergesellschaft die Kontrolle über ihre eigenen Kosten hat.
Identifizieren Sie inaktive benannte Benutzer und redundante Benutzer
SAP weist nur einen Lizenztyp pro benanntem Benutzer zu, aber ein benannter Benutzer kann mehrere Benutzernamen im System haben. Der Benutzername, der mit der teuersten Lizenz klassifiziert ist, ist der Lizenztyp für den benannten Benutzer.
Angenommen, ein Benutzer hat eine Berufslizenz erhalten, da eine seiner Aktivitätsgruppen mit Berufslizenzen verknüpft ist, während die andere Gruppe nur mit Mitarbeiterlizenzen verknüpft ist. Wenn dieser Benutzer die Aktivitätsgruppe mit der Fachlizenz nicht tatsächlich nutzt, benötigt er die Fachlizenz nicht.
Dies kann passieren, wenn alle Manager professionelle SAP-Lizenzen erhalten, um ihre Arbeit zu erledigen, aber nicht alle brauchen Zugang zu einigen dieser Anwendungen. Sie würden dann für eine professionelle Lizenz bezahlen, die sie nicht wirklich nutzen.
Dieses Problem kann auch auftreten, wenn der genannte Benutzer nicht mehr in der Organisation tätig ist und die mit dem genannten Benutzer verbundenen Benutzernamen nicht geschlossen wurden. SAP kann feststellen, ob sich ein Benutzer seit geraumer Zeit nicht mehr angemeldet hat, und würde die Organisation darüber informieren. Es ist besser, dies häufig zu überprüfen, um sich auf ein Audit vorzubereiten.
Indirekten Zugang identifizieren
Ein weiterer Punkt, bei dem Vorsicht geboten ist, ist der Zugriff auf das SAP-System über eine Anwendung eines Drittanbieters. SAP identifiziert Anwendungen von Drittanbietern, die SAP indirekt nutzen und als Remote Function Calls (RFC) auftreten.
Am besten wäre es, Fernzugriffe auf SAP zu identifizieren. Nicht identifizierte Zugriffe können als verschiedene Benutzer interpretiert werden. Ein Beispiel: Eine Drittanbieteranwendung greift zehnmal auf das SAP-System zu, um Daten einzusehen. SAP könnte dies als zehn Benutzer interpretieren, die auf SAP zugreifen, und die Zahlung für zehn weitere Benutzer verlangen.
Wenn der Zugang identifiziert wurde, kann das Unternehmen Kosten einsparen, indem es SAP einen genauen Bericht über den indirekten Zugang gibt.
Empfehlungen
- Die SAP-Lizenzierung kann auf unterschiedliche Weise optimiert werden. Am besten ist es, zu ermitteln, welche Methode für das Unternehmen am besten geeignet ist, und jedem einzelnen Benutzer den entsprechenden Lizenztyp zuzuweisen.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Nutzung der Benutzer, um inaktive Benutzer frühzeitig zu erkennen und die Lizenztypen entsprechend zu ändern.
- Identifizieren Sie alle Remote Function Calls, um zusätzliche Kosten für Lizenzen zu vermeiden.
- Die mehrstufige Lizenzoptimierung ist für große Unternehmen eine gute Praxis, um wettbewerbsfähig zu bleiben und hochwertige Anwendungen, einschließlich der SAP-Plattform, effektiv zu verwalten.
Quellen:
http://searchsap.techtarget.com/definition/SAP
https://www.itassetmanagement.net/wp-content/uploads/2015/04/ITAM_QUICKGUIDE_SAPLICENSING.pdf
