O licenciamento SAP é amplamente considerado como um dos modelos mais complexos de todos os principais fornecedores de software. Os custos anuais das licenças SAP continuam a aumentar mais rapidamente do que qualquer outro fornecedor. A SAP cobra sempre com base na utilização, mas tornou-se mais complicado definir a sua utilização. A urgência de gerir as licenças SAP está a tornar-se cada vez mais crucial, e para que uma empresa assuma o controlo da sua utilização de licenças SAP, o primeiro passo crítico é compreender completamente o licenciamento SAP e como funciona o preço baseado no uso.
O utilizador nomeado é a métrica chave para as licenças das aplicações SAP. Os tipos básicos de licenças são profissionais, profissionais limitados e funcionários.
A licença profissional, por definição, é um utilizador nomeado que pode executar certas tarefas operacionais, administração do sistema ou gestão do sistema que estão dentro das métricas de licença acordadas. Esta licença é a mais cara e é recomendada para aqueles que fazem muito trabalho de produção ou que são utilizadores pesados do sistema.
A licença profissional limitada é um utilizador nomeado que pode desempenhar funções operacionais limitadas, tal como definidas pela licença de software. Esta licença é mais barata do que a licença profissional. A sua aquisição foi descontinuada pela SAP, uma vez que pode desempenhar ocasionalmente o mesmo que um utilizador com a licença profissional.
A licença de funcionário é um utilizador nomeado que pode executar tarefas exclusivamente para uso próprio do indivíduo e não em nome de mais ninguém.
Uma vez seleccionados os pacotes SAP para utilização pela empresa, a gestão cuidadosa das licenças de Utilizador Nomeado terá um efeito substancial nos custos SAP reais.
Por conseguinte, é crucial que cada Utilizador Nomeado seja devidamente identificado e classificado.
Classificação de utilizadores
A classificação dos utilizadores é um dos desafios no licenciamento SAP. Existem diferentes formas de classificar os utilizadores. A utilização da classificação correcta pode reduzir muito os custos, enquanto que a utilização da classificação errada pode colocar problemas ao acordo SAP, e consequentemente aumentar os custos.
Os tipos de licenças são vagos e não estão bem definidos, pelo que as organizações têm margem de manobra para negociar as licenças. É melhor classificar os utilizadores, uma vez que aos utilizadores não classificados será atribuída por defeito a licença mais cara. Os tipos de licença são também melhores para escolher um tipo de classificação e aderir a ela. Seria suspeito se as classificações para os utilizadores mudassem frequentemente.
Os utilizadores SAP podem ser classificados de acordo com a sua utilização. No entanto, há alguns factores que devem ser considerados quando os utilizadores SAP são classificados de acordo com a sua utilização.
Quantidade de actividade
Uma forma de categorizar os utilizadores é através da quantidade de actividade que o utilizador executa. SAP tem o que se chama "Passos de Diálogo", que são simplesmente o número de teclas e ecrãs que são utilizados. Assim, se um utilizador tem 1.000 ou mais passos de diálogo por mês, então o utilizador provavelmente precisa de uma licença profissional, uma vez que utiliza fortemente o sistema. Por outro lado, aos utilizadores com pouca actividade serão concedidas licenças de funcionário.
A classificação dos utilizadores pela quantidade de actividade é fácil de compreender e também fácil de explicar à SAP. Mas a desvantagem é que não tem em conta o que o utilizador faz.
Por exemplo, se um utilizador utiliza a lista telefónica corporativa no sistema SAP 1.000 vezes, esta classificação irá sugerir que o utilizador necessita de uma licença profissional mesmo que o utilizador só tenha verificado os números na lista telefónica. O utilizador não está a fazer qualquer trabalho de produção e está apenas a ler os dados, o que só deve exigir uma licença de funcionário.
Número de actividades diferentes
Outra forma de identificar os utilizadores é através das diferentes actividades a que têm acesso. Os utilizadores são classificados pelas aplicações que utilizam. Se o utilizador utiliza apenas uma aplicação, então o utilizador receberá uma licença de funcionário, enquanto que alguém que utilize dez ou mais aplicações SAP provavelmente necessita de uma licença profissional para a sua utilização.
Infelizmente, este tipo de classificação também não tem em conta o que o utilizador faz. O utilizador pode estar a utilizar várias aplicações diferentes, mas apenas a ler dados, enquanto que alguém que utiliza apenas uma aplicação pode estar a fazer trabalho de produção, como a criação e modificação de dados.
Tipo de Actividade ou Grupo de Actividade
Na classificação dos utilizadores por grupo de actividade, os utilizadores são classificados pelo nível mais elevado do grupo em que participam, com base na utilização feita. A classificação dos grupos de utilizadores é feita através da identificação das aplicações que o utilizador executa, criando depois grupos de actividades e associando grupos de actividades ao tipo de licença. Por exemplo, um grupo que só visualiza dados de múltiplas aplicações terá licenças de empregados, e um grupo que cria e modifica as entradas nas bases de dados deve ter licenças profissionais. Um utilizador nomeado pode estar em grupos de actividades múltiplas com nomes de utilizador diferentes e o grupo de actividades com o tipo de licença mais elevado será atribuído ao utilizador.
A classificação por grupo de actividade leva muito tempo. É necessária uma investigação minuciosa das actividades reais de cada utilizador, a fim de optimizar a utilização da licença.
Optimização de licenças a vários níveis
Em grandes organizações com mais de um escritório ou com unidades subsidiárias em diferentes áreas, é melhor para cada unidade subsidiária optimizar e gerir os seus próprios dados.
A sede principal da organização estabelece as medidas de licenciamento, distribui-as, e optimiza as licenças a nível global. Pode supervisionar a optimização de cada unidade subsidiária, enquanto que as unidades subsidiárias optimizam os dados localmente sem afectar outras unidades subsidiárias e sem alterar os parâmetros globais definidos pela sede.
Este tipo de optimização é recomendado para organizações maiores. É uma boa prática colocar um sistema que possa isolar dados para a unidade subsidiária para permitir a optimização local, para que cada subsidiária tenha o controlo dos seus próprios custos.
Identificar Utilizadores Inactivos Nomeados e Utilizadores Redundantes
A SAP atribui apenas um tipo de licença por utilizador nomeado, mas um utilizador nomeado pode ter vários nomes de utilizador no sistema. O nome de utilizador que for classificado com a licença mais cara será o tipo de licença para o utilizador nomeado.
Suponha que um utilizador tenha recebido uma licença profissional desde que um dos seus grupos de actividade está associado a licenças profissionais, enquanto que o outro grupo só é atribuído com licenças de empregados. Se este utilizador não tiver uso real com o grupo de actividades com a licença profissional, então não precisa do tipo de licença profissional.
Isto pode acontecer se todos os gestores recebessem licenças SAP profissionais para fazer o seu trabalho, mas nem todos precisam de ter acesso a algumas destas aplicações. Eles estariam a pagar por uma licença profissional que não está a ser efectivamente utilizada.
Este problema também pode ocorrer se o utilizador nomeado já não estiver na organização e os nomes de utilizador associados ao utilizador nomeado não tiverem sido fechados. A SAP tem uma forma de detectar se um utilizador não iniciou sessão durante bastante tempo e notificaria a organização. É melhor verificar isto frequentemente para se preparar para uma auditoria.
Identificar o Acesso Indirecto
Outra coisa a ter cuidado é aceder ao sistema SAP através de uma aplicação de terceiros. O SAP identifica aplicações de terceiros que utilizam o SAP indirectamente, e vêm como Chamadas de Função Remotas (RFC).
Seria melhor identificar chamadas remotas para o SAP. O acesso não identificado pode ser interpretado como diferentes utilizadores. Por exemplo, uma aplicação de terceiros acede dez vezes ao sistema SAP para visualizar dados. A SAP poderia interpretá-la como dez utilizadores a aceder ao SAP e solicitar o pagamento de dez utilizadores adicionais.
Se o acesso foi identificado, então a organização pode cortar custos dando à SAP uma conta precisa do acesso indirecto.
Recomendações
- O licenciamento SAP pode ser optimizado de diferentes formas. É melhor identificar que método funciona melhor para a organização e atribuir o tipo de licença apropriado a cada utilizador individual.
- Verificar regularmente a utilização dos utilizadores para identificar os utilizadores inactivos antecipadamente e alterar os tipos de licença em conformidade.
- Identificar todas as chamadas de funções remotas para evitar custos adicionais nas licenças.
- A optimização de licenças a vários níveis é uma boa prática para grandes organizações se manterem competitivas e gerirem eficazmente aplicações de alto valor, incluindo a plataforma SAP.
Fontes:
http://searchsap.techtarget.com/definition/SAP
https://www.itassetmanagement.net/wp-content/uploads/2015/04/ITAM_QUICKGUIDE_SAPLICENSING.pdf
