La concesión de licencias de SAP está considerada como uno de los modelos más complejos de todos los grandes proveedores de software. Los costes anuales de las licencias de SAP siguen aumentando más rápido que los de cualquier otro proveedor. SAP siempre cobra en función del uso, pero cada vez es más complicado definir su uso. La urgencia de gestionar las licencias de SAP es cada vez más crucial, y para que una empresa tome el control de su uso de licencias de SAP, el primer paso fundamental es comprender plenamente el sistema de licencias de SAP y cómo funcionan los precios basados en el uso.
El usuario designado es la métrica clave para las licencias de las aplicaciones SAP. Los tipos de licencia básicos son profesional, profesional limitada y de empleado.
La licencia profesional, por definición, es un usuario con nombre que puede realizar ciertas tareas operativas, de administración del sistema o de gestión del sistema que están dentro de las métricas acordadas para la licencia. Esta licencia es la más cara y se recomienda para quienes realizan mucho trabajo de producción o son usuarios intensivos del sistema.
La licencia profesional limitada es un usuario con nombre que puede desempeñar funciones operativas limitadas según lo definido por la licencia del software. Esta licencia es más barata que la licencia profesional. Su compra ha sido descontinuada por SAP ya que puede realizar lo mismo que un usuario con la licencia profesional en ocasiones.
La licencia de empleado es un usuario con nombre propio que puede realizar tareas puramente para su propio uso y no en nombre de nadie más.
Una vez que se han seleccionado los paquetes SAP para su uso por parte de la empresa, la gestión cuidadosa de las licencias de los usuarios designados tendrá un efecto sustancial en los costes reales de SAP.
Por lo tanto, es crucial que cada Usuario Nombrado esté correctamente identificado y clasificado.
Clasificación de los usuarios
La clasificación de los usuarios es uno de los retos de la concesión de licencias de SAP. Hay diferentes maneras de clasificar a los usuarios. El uso de la clasificación correcta puede reducir enormemente los costes, mientras que el uso de una clasificación incorrecta puede plantear problemas para el acuerdo de SAP y, en consecuencia, aumentar los costes.
Los tipos de licencia son vagos y no están bien definidos, por lo que las organizaciones tienen margen de maniobra para negociar las licencias. Es mejor clasificar a los usuarios, ya que a los no clasificados se les asignará por defecto la licencia más cara. También es mejor elegir un tipo de clasificación y ceñirse a ella. Sería sospechoso que las clasificaciones de los usuarios cambiaran a menudo.
Los usuarios de SAP pueden clasificarse según su uso. Sin embargo, hay algunos factores que deben tenerse en cuenta cuando se clasifican los usuarios de SAP según su uso.
Cantidad de actividad
Una forma de clasificar a los usuarios es por la cantidad de actividad que realizan. SAP tiene lo que se llama "Pasos de Diálogo", que son simplemente el número de pulsaciones de teclas y pantallas que se utilizan. Así, si un usuario tiene 1.000 o más pasos de diálogo al mes, probablemente necesite una licencia profesional, ya que utiliza mucho el sistema. Por otro lado, aquellos con poca actividad recibirán licencias de empleado.
Clasificar a los usuarios por la cantidad de actividad es fácil de entender y también de explicar a SAP. Pero el inconveniente es que no tiene en cuenta lo que hace el usuario.
Por ejemplo, si un usuario utiliza la guía telefónica de la empresa en el sistema SAP 1.000 veces, esta clasificación sugerirá que el usuario requiere una licencia profesional aunque sólo haya consultado los números de la guía telefónica. El usuario no está haciendo ningún trabajo de producción y sólo está leyendo los datos, lo que sólo debería requerir una licencia de empleado.
Número de actividades diferentes
Otra forma de identificar a los usuarios es por las diferentes actividades a las que acceden. Los usuarios se clasifican por las aplicaciones que utilizan. Si el usuario sólo utiliza una aplicación, entonces se le dará una licencia de empleado, mientras que alguien que utiliza diez o más aplicaciones SAP probablemente necesite una licencia profesional para su uso.
Por desgracia, este tipo de clasificación tampoco tiene en cuenta lo que hace el usuario. El usuario puede estar utilizando varias aplicaciones diferentes pero sólo leyendo datos, mientras que alguien que sólo utiliza una aplicación puede estar realizando trabajos de producción, como la creación y modificación de datos.
Tipo de actividad o grupo de actividades
En la clasificación de los usuarios por grupo de actividad, los usuarios se clasifican por el nivel más alto del grupo en el que participa en función del uso realizado. La clasificación de los grupos de usuarios se realiza identificando las aplicaciones que realiza el usuario, creando después grupos de actividad y asociando los grupos de actividad con el tipo de licencia. Por ejemplo, un grupo que sólo vea datos de varias aplicaciones tendrá licencias de empleado, y un grupo que cree y modifique entradas en bases de datos deberá tener licencias de profesional. Un usuario puede estar en varios grupos de actividad con diferentes nombres de usuario y se le asignará el grupo de actividad con el tipo de licencia más alto.
La clasificación por grupos de actividad requiere mucho tiempo. Es necesario investigar a fondo las actividades reales de cada usuario para optimizar el uso de las licencias.
Optimización de licencias de varios niveles
En las grandes organizaciones con más de una sede o con unidades subsidiarias en diferentes áreas, es mejor que cada unidad subsidiaria optimice y gestione sus propios datos.
La sede principal de la organización establece las medidas de las licencias, las distribuye y las optimiza globalmente. Puede supervisar la optimización de cada unidad subsidiaria, mientras que las unidades subsidiarias optimizan los datos localmente sin afectar a otras unidades subsidiarias y sin cambiar los parámetros globales establecidos por la sede central.
Este tipo de optimización se recomienda para las organizaciones más grandes. Es una buena práctica poner un sistema que pueda aislar los datos de la unidad filial para permitir la optimización local, de modo que cada filial tenga el control de sus propios costes.
Identificar a los usuarios nombrados inactivos y a los usuarios redundantes
SAP asigna sólo un tipo de licencia por usuario nombrado, pero un usuario nombrado puede tener varios nombres de usuario en el sistema. El nombre de usuario clasificado con la licencia más cara será el tipo de licencia para el usuario nombrado.
Supongamos que a un usuario se le ha asignado una licencia profesional ya que uno de sus grupos de actividad está asociado a licencias profesionales, mientras que el otro grupo sólo está asignado a licencias de empleado. Si este usuario no tiene un uso real con el grupo de actividad con la licencia profesional, entonces no necesita el tipo de licencia profesional.
Esto puede ocurrir si todos los gestores reciben licencias profesionales de SAP para realizar su trabajo, pero no todos necesitan acceder a algunas de estas aplicaciones. Estarían pagando por una licencia profesional que en realidad no están utilizando.
Este problema también puede ocurrir si el usuario nombrado ya no está en la organización y los nombres de usuario asociados con el usuario nombrado no fueron cerrados. SAP tiene una forma de detectar si un usuario no se ha conectado durante bastante tiempo y daría una notificación a la organización. Es mejor comprobar esto a menudo para prepararse para una auditoría.
Identificar el acceso indirecto
Otra cosa con la que hay que tener cuidado es con el acceso al sistema SAP a través de una aplicación de terceros. SAP identifica las aplicaciones de terceros que utilizan SAP de forma indirecta, y vienen como Remote Function Calls (RFC).
Lo mejor sería identificar las llamadas remotas a SAP. Los accesos no identificados pueden interpretarse como usuarios diferentes. Por ejemplo, una aplicación de terceros accede al sistema SAP diez veces para ver datos. SAP podría interpretarlo como diez usuarios que acceden a SAP y pedir el pago de diez usuarios adicionales.
Si el acceso fue identificado, entonces la organización puede reducir los costos dando a SAP una cuenta exacta del acceso indirecto.
Recomendaciones
- Las licencias de SAP pueden optimizarse de diferentes maneras. Lo mejor es identificar qué método funciona mejor para la organización y asignar el tipo de licencia adecuado a cada usuario individual.
- Compruebe regularmente el uso de los usuarios para identificar a tiempo los usuarios inactivos y cambie los tipos de licencia en consecuencia.
- Identifique todas las llamadas a funciones remotas para evitar costes adicionales en licencias.
- La optimización de licencias a varios niveles es una buena práctica para que las grandes organizaciones sigan siendo competitivas y gestionen eficazmente las aplicaciones de alto valor, incluida la plataforma SAP.
Fuentes:
http://searchsap.techtarget.com/definition/SAP
https://www.itassetmanagement.net/wp-content/uploads/2015/04/ITAM_QUICKGUIDE_SAPLICENSING.pdf
