SAPライセンスの価値を最大化する　―技術系ソフトウェアを管理するOpen iT製品

要点

SAP license value depends on correctly identifying and classifying named users under appropriate license types.
Usage-based classification, activity groups, inactive named user detection, redundant user identification, and indirect access tracking can all affect SAP costs.
Multi-level license optimization helps large organizations manage SAP licensing locally and globally while staying competitive and controlling high-value applications.

An SAP licensing review surfaces a problem that has been hiding in plain sight: hundreds of named users sitting on Professional licenses when they only need Limited Professional, and a long tail of inactive accounts no one has touched in 18 months. SAP license value depends on classifying named users correctly, and the multiplier effects compound quickly at enterprise scale. Usage-based classification, activity-group analysis, inactive user detection, redundant user identification, and indirect access tracking each chip away at the over-licensing problem — and a multi-level optimization approach gives global organizations the control to manage it locally and globally at the same time.

詳細はこちら

SAPライセンスは、主要なソフトウェアベンダーの中でも最も複雑なモデルの一つとして広く知られています。SAPライセンスの年間コストは、他のどのベンダーよりも早く増加し続けています。SAPは常に使用状況に応じて課金しますが、その使用状況を定義するのはより複雑になっています。SAPライセンスの管理の緊急性はますます高まっており、企業がSAPライセンスの使用状況を制御するには、最初の重要なステップとして、SAPライセンスと使用状況ベースの価格設定の仕組みを完全に理解する必要があります。

ネームドユーザーはSAPアプリケーションのライセンスの重要な指標です。基本的なライセンスタイプは、「プロフェッショナル」、「限定プロフェッショナル」、「従業員」です。

プロフェッショナル・ライセンスは、合意されたライセンス指標の範囲内で、特定の運用タスク、システム管理を行うことができるネームドユーザーです。このライセンスは最も高価なもので、新たなデータを生成するなどの業務を行うヘビーユーザーにお勧めです。

限定プロフェッショナル・ライセンスは、ソフトウェア・ライセンスで定義された、限られた業務上の役割を果たすことができるネームドユーザーです。このライセンスは、プロフェッショナル・ライセンスよりも安価です。プロフェッショナル・ライセンスを持つユーザーと同等の機能を実行できる場合があるため、SAPでは限定プロフェッショナル・ライセンスの販売を中止しています。

従業員ライセンスは、純粋に自分自身のためにタスクを実行できるネームドユーザーです。

会社で使用するSAPパッケージが選択されると、ネームドユーザーライセンスの慎重な管理が実際のSAPコストに大きな影響を与えます。
したがって、各ネームドユーザーが適切に識別され、分類されることが重要です。

ユーザーの分類

ユーザーを分類することは、SAPライセンスにおける課題の一つです。ユーザーを分類する方法はさまざまです。正しい分類を使用すれば、コストを大幅に削減できますが、間違った分類を使用すると、SAP契約に問題が発生し、結果的にコストが増加する可能性があります。

ライセンスタイプは明確に定義されていないため、組織はライセンスの交渉の余地があります。分類されていないユーザーには、デフォルトで最も高価なライセンスが割り当てられるため、ユーザーを分類するのがベストです。ライセンスタイプも、1種類の分類を選んで、変更しないのが最善です。ユーザーの分類を頻繁に変更すると、SAPの疑念を招きます。

SAPユーザーは、使用状況によって分類されることがあります。ただし、SAPユーザーを使用状況別に分類する場合、考慮すべき要素がいくつかあります。

操作回数

ユーザーを分類する一つの方法は、ユーザーが行う操作の回数です。SAPには「ダイアログステップ」と呼ばれるものがあり、これは単純に使用されたキーストロークとスクリーンの数を表しています。つまり、月に1,000回以上のダイアログステップがあるユーザーは、システムを頻?に使用するので、おそらくプロフェッショナル・ライセンスが必要だと考えられます。逆に、あまり使用しないユーザーには、従業員ライセンスが与えられます。

操作回数でユーザーを分類することは理解しやすく、またSAPにも説明しやすいのです。しかし、マイナス面は、ユーザーが何をするかを考慮していないことです。

例えば、あるユーザーがSAPシステムの電話帳を1,000回使用した場合、そのユーザーが電話帳の番号しかチェックしていないにもかかわらず、この分類では、そのユーザーにはプロフェッショナル・ライセンスが必要であることが示されます。このユーザーは新たなデータを生成するなどの作業を行っておらず、データを読んでいるだけなので、従業員ライセンスしか必要ないはずです。

様々な操作の数

ユーザーを識別するもう一つの方法は、ユーザーがアクセスするさまざまな操作によるものです。ユーザーは、使用しているアプリケーションによって分類されます。ユーザーが1つのアプリケーションしか使用していない場合、そのユーザーには従業員ライセンスが与えられますが、10以上のSAPアプリケーションを使用している人には、おそらくその使用状況に応じたプロフェッショナル・ライセンスが必要になります。

残念ながら、このような分類では、ユーザーが何をしているかということも考慮されていません。複数のアプリケーションを使っていてもデータを読み取るだけの場合もあれば、1つのアプリケーションしか使用していないユーザーがデータの作成や変更などを行っている場合もあります。

ユーザーの種類

アクティビティグループによるユーザーの分類では、ユーザーは、使用状況に基づいて参加しているグループの最高レベルで分類されます。ユーザーグループの分類は、ユーザーが実行するアプリケーションを特定した上で、アクティビティグループを作成し、アクティビティグループとライセンスタイプを関連付けることで行います。例えば、複数のアプリケーションからデータを閲覧するだけのグループには従業員ライセンスを、データベースのエントリーを作成・変更するグループにはプロフェッショナル・ライセンスを設定します。ネームドユーザーは、異なるユーザー名で複数のアクティビティグループに所属することができ、最も高いライセンスタイプのアクティビティグループがそのユーザーに割り当てられます。

アクティビティグループによる分類には多くの時間がかかります。ライセンスの使用状況を最適化するためには、各ユーザーの実際のアクティビティを徹底的に調査する必要があります。

ユーザータイプ別のライセンスの最適化

複数のオフィス拠点を持つ大企業や、異なる地域に子会社を持つ企業では、各子会社が独自にデータを最適化して管理するのが良いでしょう。

組織本部は、ライセンスの計測値を設定し、それを配布し、ライセンスをグローバルに最適化します。本部は各子会社の最適化を監督することができ、子会社は他の子会社に影響を与えることなく、また本部が設定したグローバルなパラメータを変更することなく、ローカルにデータを最適化することができます。

このような最適化は大規模な組織にお勧めです。子会社単位のデータを分離できるシステムを置いて、ローカルな最適化を可能にし、各子会社が自社のコストをコントロールできるようにするのが良いでしょう。

ライセンスを使用していないユーザーと不在ユーザーの識別

SAP は、ネームドユーザーごとに 1 つのライセンスタイプしか割り当てませんが、ネームドユーザーはシステム内で複数のユーザー名を持つことができます。最も高価なライセンスに分類されるユーザー名が、そのネームドユーザーのライセンスタイプとなります。

あるユーザーのアクティビティグループの1つがプロフェッショナル・ライセンスに関連付けられているために、そのユーザーにプロフェッショナル・ライセンスが付与されたとします。もう一方のグループには従業員ライセンスのみが割り当てられます。このユーザーが、プロフェッショナル・ライセンスが割り当てられたアクティビティグループで実際に使用することがなければ、そのユーザーにはプロフェッショナル・ライセンスタイプは必要ありません。

これは、すべてのマネージャーが仕事をするためにプロフェッショナルのSAPライセンスを与えられていたとしても、全員がこれらのアプリケーションの一部にアクセスする必要がない場合に起こります。実際には使用されていないプロフェッショナル・ライセンスの料金を支払っていることになります。

この問題は、ネームドユーザが組織に関係なくなり、ネームドユーザに関連つけられたユーザー名が閉じられていない場合にも発生します。SAPには、ユーザーが長時間ログインしていないことを検知する方法があり、組織に通知します。監査に備えて頻?にチェックするほうがいいでしょう。

間接アクセスの識別

もうひとつ注意しなければならないのは、サードパーティのアプリケーションからSAPシステムにアクセスすることです。SAPは、SAPを間接的に使用するサードパーティ・アプリケーションを識別し、RFC（リモート・ファンクションコール）として提供しています。

SAPへのリモートコールを識別することが最善でしょう。識別できないアクセスは、異なるユーザーと解釈される可能性があります。例えば、サードパーティのアプリケーションがデータを見るために SAP システムに 10 回アクセスしたとします。SAP はそれを 10 人のユーザーが SAP にアクセスしていると解釈し、10 人分の追加ユーザーの支払いを求めることができます。

アクセスが特定されたのであれば、組織はSAPに間接的なアクセスの正確な説明をすることで、コストを削減することができます。