SolidWorks: Intelligentere Strategien für Einsparungen bis 2025 Webinar

[0:00] Nix: Guten Morgen, guten Nachmittag und guten Abend, liebe Teilnehmer. Willkommen zum Open iT-Webinar „SolidWorks: Mit smarteren Strategien zu Einsparungen im Jahr 2025“. Mein Name ist Nix und ich werde heute Ihre Moderatorin sein. SolidWorks wird von führenden Ingenieur-, Konstruktions- und Fertigungsunternehmen für ihre Projekte eingesetzt. Die effektive Verwaltung von Softwarelizenzen und -kosten kann jedoch eine Herausforderung darstellen.

[0:25] Im heutigen Webinar werden wir uns damit befassen, wie wir Einblick in die Lizenznutzung gewinnen und anhand realer Daten fundierte, kosteneffiziente Entscheidungen treffen können. Bevor wir beginnen, möchte ich alle darauf hinweisen, dass wir eine Frage-und-Antwort-Runde einplanen. Wir möchten alle dazu ermutigen, Fragen über die Registerkarte „Fragen und Antworten“ oben im Fenster einzureichen – wir werden sie später beantworten. Sollten wir nicht genügend Zeit haben, alle Fragen zu beantworten, oder sollten einige Fragen weitere Informationen erfordern, leiten wir diese an unseren Referenten weiter und senden Ihnen die Antworten anschließend per E-Mail oder über LinkedIn zu.

[0:57] Unsere Referentin heute kommt aus Houston, Texas. Sie ist eine dynamische Rednerin, die praktische Einblicke in die Optimierung von Softwarelizenzen vermittelt und das Publikum dazu befähigt, reale Herausforderungen selbstbewusst zu meistern. Mit über 35 Jahren Erfahrung in der IT und in Führungspositionen wie der des General Managers bringt sie fundiertes Wissen in den Bereichen Unternehmensführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Virtualisierung und Cloud-Infrastruktur mit. Seit über 10 Jahren unterstützt sie hier bei Open iT Kunden bei der Optimierung ihrer Softwarelizenzen und hat durch die Erfassung der Softwarenutzung erhebliche Kosteneinsparungen erzielt. Liebe Zuhörer, heißen wir Linda Cole herzlich willkommen.

[1:35] Linda: Vielen Dank für diese Einführung und herzlich willkommen zum heutigen Webinar. Auf der Tagesordnung steht heute ausschließlich SolidWorks. Wir werden uns kurz die Lizenztypen ansehen, und eigentlich möchte ich vor allem etwas Zeit darauf verwenden, Ihnen einige Kundenbeispiele und verschiedene Möglichkeiten zur Auswertung der Daten zu zeigen, damit Sie Ihre Lizenzsituation optimieren können. Am Ende sage ich immer – falls Sie schon einmal an einem meiner Webinare teilgenommen haben –, dass Sie die richtige Lizenz für die richtige Person zur richtigen Zeit benötigen. Aber wie erreichen wir das und wie finden wir das heraus? Welche Daten müssen wir uns ansehen? Und dann runden wir das Ganze mit einigen Strategien ab, wie man das angehen kann, sowie einer Frage-und-Antwort-Runde, wie sie bereits sagte. Wenn Ihnen also Fragen einfallen, schreiben Sie diese bitte einfach in den Chat, und wir werden sie am Ende beantworten.

[2:22] Beginnen wir also mit den Lizenztypen. Dies ist nun das dritte Webinar in der Reihe, die ich für diesen Anbieter durchführe, und aus lizenztechnischer Sicht ist dieses, wenn man so will, das einfachste. SolidWorks ist sehr übersichtlich: Es gibt Netzwerk- und Einzelplatzlizenzen, sowohl befristete als auch unbefristete. Nun gibt es ein neues Angebot, das cloudbasiert ist und sich ein wenig unterscheidet, da es sich tatsächlich um eine SaaS-Option handelt. Heute werden wir über Netzwerk- und Einzelplatzlizenzen sprechen, aber ich wollte Sie darauf hinweisen, dass bald einige neue Lizenztypen hinzukommen werden. Und natürlich können Sie zwischen Mehrbenutzer- und Einzelplatzlizenzen wählen; es gibt verschiedene Paketstufen. Man sieht also, ob es sich um die Standard-, Professional- oder Premium-Version handelt. Je mehr Funktionen man hinzufügt – und bei den meisten Anbietern steigen die Kosten mit zunehmendem Funktionsumfang –, desto mehr zusätzliche Funktionen werden bereitgestellt. Im Vergleich zu vielen anderen Anbietern ist das heutzutage sehr einfach und übersichtlich, mit klaren Lizenzrechten, aber letztendlich macht es die Entscheidung dennoch sehr schwierig. Wir müssen uns immer wieder klar machen, was wir eigentlich erreichen wollen.

[3:32] In diesem ersten Beispiel gibt es also einen kleinen Unterschied: Hier laufen mehrere Server mit dem FlexLM-Lizenzmanager, die die Lizenzen bereitstellen. Wir haben hier simuliert, wie das aussehen würde, wenn wir einen globalen Lizenzserver hätten. Wir wollen also bei Verhandlungen – sei es bei einer zwischenzeitlichen Neuverteilung von Lizenzen, sofern dies in Ihrem Vertrag vorgesehen ist, oder bei einer Vertragsverlängerung – immer das Gesamtbild betrachten. Ich sage immer: Fangen wir ganz oben an und schauen wir nach unten. Hier betrachten wir also die maximal verfügbare Anzahl – also wie viele Lizenzen wir über all diese verschiedenen Anwendungen oder Funktionsumfänge hinweg besitzen – und dann wollen wir sehen, wie viele davon wir tatsächlich genutzt haben. Bei diesem speziellen Datensatz betrachten wir die Zahlen seit Jahresbeginn, also das Jahr 2024, und können schnell mehrere Dinge erkennen. Zum einen werden wir die Ablehnungen hinzufügen, und wir können hier feststellen, dass unser SolidWorks eine enorme Anzahl an Ablehnungen aufweist, richtig? Das ist ein Punkt, den ich oft von Kunden höre: Sie haben so viele Verlängerungen, dass es ihnen schwerfällt, den Überblick zu behalten. Sie brauchen also wirklich die Möglichkeit, schnell den Überblick zu gewinnen – anstatt nur eine bestimmte Anwendung im Portfolio zu betrachten, müssten sie in der Lage sein, schnell den Überblick zu gewinnen. Hier sehen wir also: Ja, wir können uns unser SolidWorks ansehen, und ja, wir haben einige Ablehnungen, und wir müssen nachsehen, was da vor sich geht, denn es ist nicht so, dass uns die Lizenzen ausgegangen wären. Was ist also los? Man muss aber auch jene Funktionen oder Anwendungen identifizieren, die überhaupt nicht genutzt werden. Wenn damit Kosten verbunden sind – warum bezahle ich dann für Dinge, die ich gar nicht nutze?

[5:22] Aber wir werden das genauer unter die Lupe nehmen. Als Erstes schauen wir uns die Situation in Echtzeit an, richtig? Wie sieht es gerade mit meinen Lizenzen aus? Und es fällt nichts Besonderes auf, außer dass vier Personen eine reservierte Lizenz haben, richtig? Das reicht zwar nicht aus, um die Ablehnungen zu erklären, aber wir wollen das im Auge behalten. Und wenn wir das genauer untersuchen wollen, um zu sehen: „Hey, gibt es einen bestimmten Grund? Gibt es einen Standort, an dem Lizenzen reserviert werden? Ist das sinnvoll?“, denn das ist unglaublich kostspielig. Der gesamte Mechanismus der gleichzeitigen Lizenzierung ist eine Kennzahl zur Kostenverteilung, richtig? Wenn man also eine Lizenz reserviert, verhindert man damit effektiv, dass jemand anderes sie nutzt. Man möchte also prüfen können, ob es einen Grund gibt – sind diese Reservierungen berechtigt? Denn ich sehe das immer wieder: Kunden sagen: „Wow, ich wusste nicht, was ich nicht wusste.“ Mir war nicht klar, dass bei uns Mitarbeiter Lizenzen reservieren – und dass das für unser Geschäft eigentlich keinen Sinn ergibt. In anderen Branchen ist das ihr Geschäftsmodell, richtig? Dort sind Mitarbeiter im Außendienst tätig, da macht es Sinn, Lizenzen zu reservieren. Das wollen wir also einfach im Auge behalten.

[6:30] Wir betrachten das Ganze wieder ganzheitlich von oben nach unten, um einen Überblick darüber zu bekommen, was vor sich geht. Wenn wir uns hier den Nutzungstrend ansehen, können wir auf einen Blick viel erkennen. Diese obere Linie zeigt, wie viele Lizenzen Sie besitzen – wir haben bereits anhand der Zahlen gesehen, dass wir diese nicht nutzen. Die blaue Linie steht für die Nutzung, die roten Balken für die Ablehnungen und dies ist die verstrichene Zeit. Was uns das also – wieder einmal grafisch – vor Augen führt, ist: Hey, wir kommen nicht einmal annähernd an die Zahl heran, d. h. wir nutzen nicht annähernd die Anzahl der Lizenzen, die wir besitzen. Aber warum haben wir all diese Ablehnungen hier? Denken Sie daran, dass wir simulieren, als hätten wir einen einzigen Server, aber was uns das sagt, ist, dass wir uns die einzelnen Server genauer ansehen müssen.

[7:19] Der Grund, warum es wichtig ist, hier anzufangen, ist folgender: Wenn man sich nur die einzelnen Server ansieht, landet man bei dem Server, der all diese Zugriffsverweigerungen auslöst, und kommt zu dem Schluss: „Ich habe nicht genug Lizenzen, ich muss mehr kaufen“, richtig? Dort gibt es eine riesige Anzahl von Zugriffsverweigerungen. Und genau deshalb sollte man hier mit einem Top-Down-Ansatz beginnen, denn eigentlich muss man diese Lizenzen nur neu zuweisen oder den Lastausgleich zwischen den Servern vornehmen. Nun ist jeder Anbieter anders, es hängt davon ab, in welcher Region der Welt man sich befindet, und es hängt vom Vertrag ab, aber man sollte mit all diesen verschiedenen Datenpunkten gewappnet sein, damit man diese Diskussion führen kann, wenn man in die Verhandlungen mit dem Anbieter geht, richtig? Denn wenn du nur diesen einen Server betrachtest, wird der Anbieter sagen, du bräuchtest mehr Lizenzen, und du sagst dann: „Ja, aber ich habe all diese Lizenzen, die ich nicht nutze und das ganze Jahr über nicht genutzt habe – warum sollte ich also noch mehr kaufen?“ Das hilft dir also, dieses Gespräch zu führen.

[8:19] Und mit einigen zusätzlichen Informationen können wir noch tiefer in die Materie einsteigen. Das sind dieselben Informationen, richtig: Wir besitzen 29 Lizenzen, nutzen aber nur 16. Wir können jedoch tatsächlich berechnen, wie stark die Nutzung in 99 % oder 95 % der Zeit war. Und natürlich wollen wir uns diese Details ansehen – nicht nur die Zahlen, sondern auch, wie stark diese 16. Lizenz genutzt wurde. Wir betrachten also erneut Daten aus fast einem Jahr: Diese 16. Lizenz wurde nur eine Stunde lang genutzt, nämlich 1,42 Stunden. Es ist also offensichtlich, dass wir unseren Lizenzbestand problemlos reduzieren können, ohne dass dies Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Und ich würde sogar behaupten, dass man noch weiter auf die 14. Lizenz reduzieren könnte, denn 73 Stunden über die gesamten 11 Monate hinweg sind wirklich nicht viel.

[9:14] Das hängt natürlich stark vom jeweiligen Kunden ab. Man kann diese Entscheidung auch nicht einfach anhand dieses einen Berichts treffen, oder? Wie sieht die Situation in Ihrem Umfeld aus, wie ist Ihre Unternehmenskultur, führen Sie etwa Übernahmen durch, gibt es irgendwelche Veränderungen? Schauen wir uns an, was gerade passiert. Aber Sie möchten über ein Tool verfügen, über etwas in Ihrem Unternehmen – selbst wenn Sie all diese Informationen manuell erfassen –, um bestimmen zu können, wie Ihre effektive Lizenzsituation aussehen muss.

[9:46] Hier sehen wir es uns nun an. Ich habe es hier auf eine wöchentliche statt einer monatlichen Ansicht vereinfacht, aber wir betrachten dieselbe Nutzung und dieselben Perzentile. Doch auch hier fallen uns schnell ein paar Dinge auf. Zum einen haben wir „Lizenzcamper“. Das bedeutet, dass es Nutzer gibt, die eine Lizenz auschecken und sie einfach so auscheckt lassen – rund um die Uhr. Und das führt natürlich dazu, dass andere diese Lizenz nicht nutzen können, wenn sie sie einfach für sich beanspruchen. Wir haben also noch Optimierungsbedarf. Das führt uns zurück – lassen Sie mich kurz auf die vorherige Folie zurückkommen – zu der Frage, wie wir die effektive Lizenzposition ermitteln können. Okay, nun bin ich sogar noch zuversichtlicher, dass ich weitere Lizenzen einsparen kann, denn wenn ich gegen diese „Lizenz-Camper“ vorgehe, indem ich Benachrichtigungen einrichte – also Benutzerbenachrichtigungen, um ihr Verhalten anzusprechen und ihnen zu helfen, verantwortungsbewusster mit den Lizenzen umzugehen –, dann kann ich meine Lizenzanzahl sogar noch weiter reduzieren.

[10:47] Darunter sehen Sie nun die Verteilung der Ablehnungen. Es ist wichtig zu beachten: Wenn wir uns nur diese eine Zahl ansehen, wirkt das zunächst etwas alarmierend – „Wow, wir haben so viele Ablehnungen, ich brauche wohl mehr Lizenzen“. Aber genau deshalb ist es so entscheidend, mehrere Datenpunkte zu betrachten, denn man muss wissen: Sind sie alle gleichzeitig aufgetreten? Ich meine, wie sieht die Verteilung aus? Betrifft es mehrere Personen oder mehrere Server? Was ist der Grund für die Ablehnung? Denn Ablehnungen kann es aus den unterschiedlichsten Gründen geben – es liegt nicht nur daran, dass die Lizenzen aufgebraucht sind. Man muss also die Ablehnungen überprüfen und standardisieren und nachsehen: Gibt es eine bestimmte Person, die einfach nur da saß und immer wieder auf „Enter“ gedrückt hat, sodass die Zahl der Ablehnungen in die Höhe schießt? Das muss man sich genauer ansehen können. Oft schaue ich mir das an und stelle fest: „Hier ist die Verteilung der Zugriffsverweigerungen ziemlich gleichmäßig.“ Aber wenn ich mit Kunden zusammenarbeite und die Analyse für sie durchführe, stellt sich heraus, dass die Verweigerungen auf ein oder zwei Stunden an einem einzigen Tag der gesamten Zeit entfallen – und somit eine Anomalie darstellen. Man kann sich also ansehen, wie das konkret aussieht.

[12:00] Und ich empfehle Ihnen, das Ganze bis hinunter auf die Benutzerebene zu betrachten. Das Erste, was mir das also sagt – Punkt eins –, ist: Diese Leute, bei denen es zu Ablehnungen kam, konnten alle trotzdem arbeiten, richtig? Nicht unbedingt während dieser einen Stunde, aber man kann sich das auf Tagesbasis ansehen, und so können wir erkennen, ob jemand wirklich nicht in der Lage war, seine Arbeit zu erledigen. Denn ich weiß, dass das ein weiterer Punkt ist, den Kunden ansprechen: Mein Telefon klingelt, und die Leute sagen, sie könnten ihre Arbeit nicht erledigen, und dann rufen die Abteilungsleiter an – doch in Wirklichkeit ist das nicht unbedingt der Fall. Man kann sich also auch Nutzer-Heatmaps mit einer Ablehnungskomponente ansehen. Aber darauf wollte ich hinweisen. Dann wollte ich aber noch dieses Beispiel anführen, bei dem wir hier einige Mitarbeiter mit hoher verstrichener Zeit haben. Hier liegt ein Teil des Grundes darin, dass ihr maximaler Wert bei zwei liegt – vielleicht macht das in Ihrer Organisation Sinn, vielleicht auch nicht. Gibt es einen Grund, warum sie Lizenzen gleichzeitig ausleihen müssen? Und haben sie diese Lizenzen blockiert? Denn genau das ist es, was diese verstrichenen Zeiten in die Höhe treibt. Wenn wir uns das hier ansehen, ist es zwar nur eine Lizenz, aber sie hatten 37 Ablehnungen. Das ist also ein Beispiel dafür, dass wir wieder auf die tägliche Ebene herunterzoomen müssen, um diese Ablehnungen zu untersuchen und zu normalisieren. Ich persönlich bevorzuge 15 Minuten; unabhängig davon, wie viele Ablehnungen ein Benutzer innerhalb eines Zeitraums von 15 Minuten erhält, normalisiert man dies auf eine. Wenn Sie unser Tool nutzen, können Sie diesen Schwellenwert festlegen. Aber unabhängig davon sollten Sie in der Lage sein, das genauer zu untersuchen und zu sehen, was vor sich geht.

[13:48] Ein weiterer Punkt, den ich besonders in dieser Situation für interessant und wichtig halte – und das wird sich ändern, nicht wahr? Wenn Sie schon einmal an einem meiner anderen Webinare teilgenommen haben, wissen Sie: Wie wir mit den Daten umgehen, hängt nicht nur davon ab, welchen Anbieter wir betrachten, und nicht nur davon, welche Art von Berechtigungen wir haben, sondern auch davon, wann wir den ersten Blick darauf werfen. Deshalb empfehle ich immer, gemäß den Best Practices ganz oben anzufangen, also auf der globalen Ebene, denn vielleicht möchten Sie sich verschiedene Datenpunkte ansehen. Und vielleicht haben Sie Zeit dafür, vielleicht aber auch nicht. Interessant ist unter anderem, dass viele Kunden die Verlängerungstermine zusammenlegen wollen, um es sich einfacher zu machen – damit sie den Überblick behalten können usw. Aber ich sage Ihnen: Wenn Sie alle Ihre Verlängerungen auf einen bestimmten Monat legen oder sogar festlegen, dass sie zweimal im Jahr stattfinden sollen, ist das ein enormer Arbeitsaufwand und macht die Sache schwierig. Es hängt also wiederum von Ihrer Unternehmenskultur und den Arbeitsabläufen in Ihrer Organisation ab.

[14:46] Was ich mir hier aber anschaue, ist die Veränderung der Nutzung im Monatsvergleich, richtig? Ich gehe also ein Jahr zurück, sodass wir uns nun die Jahre 23 und 24 ansehen. Und hier geht es einfach darum, wie das prozentual aussieht. Manchmal ist es also gesunken – ich meine, im Mai, das ist seltsam: Warum ist es bis auf zwei gesunken und dann wieder hochgesprungen? Aber was wir sehen können: Sobald wir im Jahr 24 sind, steigt die Nutzung kontinuierlich von Monat zu Monat an. Wenn wir uns also unseren durchschnittlichen Höchstwert für den Monat 23 ansehen, lag er bei nur sieben, aber wenn wir uns den Durchschnitt im Jahr 24 ansehen, ist dieser gestiegen – es handelt sich also um einen starken Anstieg. Und deshalb möchte ich mir einen weiteren Datenpunkt ansehen, richtig. Was habe ich also: mehr Nutzer? Ist ein neues Projekt online gegangen? Habe ich eine Übernahme getätigt? Wie sieht das aus? Und hier sieht man: Okay, unsere Anzahl der eindeutigen Nutzer steigt an. Ich meine, das verläuft nicht gleichmäßig, richtig? Das ist nicht der Fall, aber das wird es typischerweise auch nie sein. Aber wir können sehen: Hey, die Zahl steigt, also muss ich das jetzt berücksichtigen. Ich habe also bereits anhand meiner Nutzung im Jahr 2024 festgestellt, dass ich mehr Lizenzen habe, als ich brauche, aber es gibt einen Trend nach oben.

[16:12] Also noch einmal: Hoffentlich wissen Sie in Ihrem Unternehmen, was die Ursache dafür ist – oder können sich erkundigen. Haben wir eine Übernahme getätigt? Okay, wir haben eine Übernahme getätigt, also wird sich das, wie Sie wissen, nicht fortsetzen – mit anderen Worten: Der Anstieg wird nicht anhalten. Sind vielleicht einfach nur unsere Umsätze gestiegen, haben wir mehr Projekte usw.? Wie sieht die Prognose aus? Muss ich also weitermachen, gehe ich davon aus, dass wir das fortsetzen werden? Denn wenn – insbesondere bei unbefristeten Lizenzen, wenn ich die Lizenz bereits erworben habe – werde ich sie im Jahr 2025 noch nutzen, richtig? Vielleicht sogar noch 2026, das hängt von der Lizenz und der Anzahl ab. Vielleicht möchte ich sie noch nicht aufgeben, sondern sie behalten, um meinem erwarteten Wachstum Rechnung zu tragen, basierend auf meinem historischen erwarteten Wachstum für 2025. Das Gegenteil könnte auch der Fall sein: Man könnte eine Veräußerung vorgenommen haben, richtig? Dann geht es jetzt nicht nach oben, sondern nach unten. Das Gegenteil könnte also zutreffen. Aber hoffentlich versuche ich hier zu verdeutlichen, wie wichtig es ist, viele verschiedene Datenpunkte zu betrachten. Und ich weiß, dass viele Leute keine Zeit haben; deshalb wollen wir die Sache aus einer globalen Perspektive betrachten und herausfinden, wo wir genauer hinschauen müssen – ob es innerhalb dieses Portfolios bestimmte Anwendungen gibt, bei denen wir die Informationen genauer unter die Lupe nehmen müssen, um mit dem uns zur Verfügung stehenden Zeitrahmen das Beste herauszuholen.

[17:44] Ich hatte ja bereits erwähnt, dass wir wussten, dass uns die Lizenzen nicht ausgegangen waren, also mussten wir nun herausfinden, was vor sich ging. Wir schauen uns also den einzelnen Server an – Verzeihung – den einzelnen Server, auf dem das Problem aufgetreten ist. Und tatsächlich wurde eine dieser vier reservierten Lizenzen auf genau diesem Server genutzt, der die Fehlermeldung ausgab. An sich gibt es also nur 10 Lizenzen auf diesem einen Server. Wenn wir fünf oder sogar alle vier sehen würden, würde das 40 % der Lizenzen beanspruchen. Das wollen wir also überprüfen. Aber schauen wir uns diesen Nutzungstrend einmal an. Wir sehen hier, dass wir oft die Obergrenze erreichen, richtig? Wir fallen auch an den Wochenenden nie auf null ab, aber wir erreichen oft die Obergrenze. Das müssen wir also berücksichtigen, wenn wir uns diese Daten ansehen.

[18:55] Das bedeutet also erneut: „Hey, wir müssen mit dem Anbieter verhandeln, um einige dieser Lizenzen zu verlagern.“ Möglicherweise fallen dabei Kosten an, möglicherweise aber auch nicht; vielleicht ist es gemäß Ihrer Vertragsbedingungen gar nicht zulässig. Das ist also ein weiterer Punkt, den Sie bei Ihren Verhandlungen mit dem Anbieter im Auge behalten sollten – Dinge, an die Sie vielleicht denken, vielleicht aber auch nicht. Sie möchten die Möglichkeit haben, Lizenzen auf verschiedene Server umzuverteilen – auch hier gilt: Diese Möglichkeit ist in Ihrem aktuellen Vertrag möglicherweise vorgesehen oder auch nicht –, aber Sie sollten versuchen, dies bei der Vertragsverlängerung auszuhandeln.

[19:36] Wenn Sie also über Einzelplatzlizenzen verfügen, sollten Sie verschiedene Datenpunkte betrachten. Am schnellsten und einfachsten lässt sich die Anzahl der Tage seit der letzten Nutzung ermitteln. Gibt es also Benutzer mit einer lokalen Einzelplatzlizenz, die diese nicht nutzen? Diese Lizenzen wurden also nur sehr selten genutzt, aber sie wurden auch schon seit geraumer Zeit nicht mehr verwendet. Auch hier können Sie nachprüfen: Wurde ihr Projekt eingestellt? Sind sie weggegangen? Sind sie in eine andere Abteilung gewechselt? Sind sie nicht mehr im Unternehmen? Ist das Projekt beendet worden? Was auch immer. Man kann das also nicht einfach für bare Münze nehmen, oder? Man muss der Sache auf den Grund gehen. Aber auch hier können wir schnell erkennen, um welche Fälle es sich handelt.

[20:16] Schauen wir uns hier also ein weiteres Beispiel an, das ein wenig anders ist. Hier sehen wir, wo die verschiedenen Stufen angesiedelt sind. Wir werden uns also die Premium-Stufe genauer ansehen, können aber auch vergleichen, was ich besitze und was ich genutzt habe – und dabei stellt sich eine große Differenz heraus. Wir sehen auch, dass eine Lizenz gar nicht genutzt wird; das wollen wir berücksichtigen. Entstehen dadurch Kosten? Das kann der Fall sein oder auch nicht. Aber schauen wir uns die Premium-Lizenz hier genauer an. Wenn wir uns diesen Nutzungstrend ansehen – wow, da liegen wir weit daneben: Wir nutzen nur sechs dieser 17 Lizenzen. Hier haben wir also eine noch größere Lücke. Wir sehen jedoch, dass diese sechste Lizenz nur – nun, das ist ein viel kleinerer Datensatz, es handelt sich lediglich um einen Sechs-Wochen-Datensatz –, denn es handelte sich um einen Neukunden, der noch nicht viele Daten hatte. Aber selbst mit nur einem kleinen Einblick möchte ich allen sagen: Das Wichtigste ist, jetzt anzufangen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch nichts haben, fangen Sie jetzt damit an, Ihre Anwendungen zu messen, denn selbst eine kleine Datenmenge wird Ihnen bei Ihrer Vertragsverlängerung und Ihren Verhandlungen helfen, eine effektive Lizenzposition zu erreichen. Meistens sehen wir bei Kunden eine Reduzierung – nicht immer –, oder vielleicht gibt es eine bestimmte Anwendung in Ihrem Portfolio, bei der Ihnen Lizenzen fehlen, sodass diese Zahl dort steigen könnte, während die übrigen sinken, richtig? Typischerweise ergibt sich also unter dem Strich eine Gesamteinsparung.

[22:14] Schauen wir uns also dasselbe noch einmal an, nämlich diese monatliche Heatmap. Hier sehen wir, dass im August noch einige Campingausflüge stattfanden, im September jedoch so gut wie gar keine mehr, richtig? Das können wir also von der Liste streichen, was diese Aktivität angeht. Nun, auch hier wurden die Daten wieder über den gesamten Zeitraum hinweg zusammengefasst, sodass man diese Camper sieht, weil wir den gesamten Zeitraum von sechs Wochen betrachten. Aber wir haben dort auch einige Ablehnungen, und auch das wollen wir uns noch einmal ansehen. Doch wie sieht die Auswirkung aus, wie stellt sich das dar? Wir haben also die Analyse für beide Fälle durchgeführt, aber wie sieht nun die Auswirkung auf das Unternehmen aus, oder wo möchte ich Lizenzen haben? Hier betrachten wir also alle verschiedenen Komponenten im Portfolio, wie hoch ihre Kosten sind – ihr wisst, was ich verwendet habe –, und wir bezeichnen das gerne als „Null-Auswirkung“ oder „Business as usual“, was bedeutet: Wenn ich meine Lizenzanzahl auf das maximal verfügbare Maß reduziere, welche finanziellen Auswirkungen hat das für das Unternehmen?

[23:15] Hier sehen wir also, dass sich bei „Business as usual“ eine Einsparung von 250.000 Dollar ergibt. Wenn ich jedoch zum 99. Perzentil übergehen würde – und das müssten Sie auf jeder Ebene, bei jedem Einzelposten bewerten –, dann würden meine Einsparungen noch weiter steigen, richtig? Aber Sie werden sagen: „Aber Linda, ich habe meine einmaligen Kosten bereits bezahlt“, und da stimme ich zu. Dieser spezielle Kunde wollte seine einmaligen Kosten hier in diesem Lizenzmodell sehen, aber Sie können hier auch Ihre Wartungskosten einbeziehen, nicht wahr? Hier haben wir also lediglich unsere laufenden Wartungskosten. Wie sieht nun die Kostenauswirkung aus? Nun, sie ist immer noch ziemlich erheblich, nicht wahr? Und dieser bestimmte Anbieter machte zwar keinen großen Anteil an ihrem Portfolio aus, aber für den Gesamtvertrag war es eine gute Einsparung, das reduzieren zu können. Und dann muss man sich fragen: Wie lange bezahle ich schon für diese Wartung – mit der Möglichkeit, dass ich sie vielleicht nutze oder auch nicht –, aber ich habe sie nicht genutzt, ich habe sie seit einem Jahr nicht genutzt, ich habe sie seit zwei Jahren nicht genutzt. Diese Summe summiert sich also im Laufe der Jahre sehr schnell. Und ich beobachte das immer und immer wieder: Die Leute haben quasi Angst davor, ihre Lizenzanzahl zu reduzieren, weil – wie wir bereits besprochen haben – die Sorge besteht: „Was ist, wenn ich sie in Zukunft brauche? Dann muss ich sie neu kaufen“ usw. Aber genau deshalb sollte man sich ansehen, wie sich die Trends in der eigenen Organisation entwickeln. Was sind Ihre Pläne, was sind die Unternehmensziele, wachsen wir organisch, wachsen wir durch Übernahmen – all diese Dinge sollten Sie kennen. Man sieht jedoch, dass sich diese Kosten sehr schnell summieren, und selbst bei befristeten Lizenzen lässt sich schnell ermitteln, wie hoch die Kosteneinsparungen sind.

[25:03] Das zeigt Ihnen aber auch, welche Auswirkungen es hat, wenn ich von einer concurrent-Lizenz zu einer Term-Lizenz wechsle – wie das aussieht. Und da steckt noch viel mehr dahinter; darüber müssen wir ein anderes Mal sprechen: wie man simuliert, wie viele Lizenzen man benötigt, welche Datenpunkte man braucht, um seine gemeinsam genutzten concurrent-Lizenzen in Named-User-Lizenzen umzuwandeln, denn das passiert derzeit überall auf dem Markt bei verschiedenen Anbietern.

[25:26] Lassen Sie mich den heutigen Tag also mit unseren Optimierungsstrategien abschließen. Ich werde das immer an erster Stelle nennen: Identifizieren Sie Ihre nicht genutzten Ressourcen, richtig? Das heißt, wir wollen diese herausfiltern, prüfen, ob damit Kosten verbunden sind, und wenn ja, sie beseitigen. In manchen Unternehmen verfolgen wir eine „Keep-One“-Strategie. Das bedeutet: Okay, wir haben das nicht genutzt, wir haben es seit zwei Jahren nicht mehr genutzt, aber wir hatten ein Projekt, also behalten wir eine Lizenz für alle Fälle, nur für den schlimmsten Fall, aber den Rest reduzieren wir. Man reduziert den Bestand also nicht unbedingt auf null, sondern auf eine einzige Lizenz. Man möchte diese „Camper“ und die langen Ausleihfristen identifizieren, richtig? Das sind diejenigen, die sich an einer Lizenz festklammern. Man möchte Lizenz-Hamsterer identifizieren – das sind Fälle, in denen jemand mehrere Lizenzen besitzt: zwei, drei, vier, fünf – je nachdem, welche Aufgaben sie haben und ob das in Ihrer Organisation sinnvoll ist. Man möchte die Ablehnungen standardisieren, um wirklich zu verstehen, was vor sich geht, Trends zu erkennen, und sobald das erledigt ist, weiß man einfach, dass man weitermachen kann, richtig? Dann können wir uns das ansehen und fragen: Hey, wurden diese Lizenzen, während sie ausgeliehen waren, aktiv genutzt, und wenn nicht, können wir sie dann freigeben? Das sind also, wie gesagt, Strategien für das Netzwerk. Bei den Standalone-Lizenzen müssen wir andere Datenpunkte betrachten: Wann wurde die Lizenz zuletzt genutzt, und wie viele Nutzertage hat der Benutzer in diesem Zeitraum damit verbracht? Denn wenn wir uns beispielsweise die Daten eines ganzen Jahres ansehen und der Benutzer im gesamten Jahr nur 10 Nutzertage hatte – braucht er dann überhaupt eine Standalone-Lizenz? Vielleicht können wir diese Lizenz freigeben und sie einem Power-User geben, also jemandem, der das Produkt intensiv und täglich nutzt – schließlich haben Sie bereits dafür bezahlt, also sollten wir sie nutzen. Und dieser Nutzer kann dann auf das Concurrent-Modell umsteigen. Man sollte die verstrichene Zeit betrachten, und auch hier können wir wieder zwischen aktiven und inaktiven Nutzern unterscheiden. Ich habe heute also viel Stoff behandelt, aber wir haben nur noch ein paar Minuten für Fragen; wir haben wahrscheinlich Zeit für eine Frage, bevor wir zum Schluss kommen. Gibt es Fragen?

[27:45] Nix: Vielen Dank, Linda, für Ihren aufschlussreichen Vortrag. Wir haben hier eine Frage. Kann Open iT Prüfpfade zur SolidWorks-Lizenznutzung bereitstellen, um bei Lieferantenprüfungen zu helfen?

[27:53] Linda: Und die Antwort lautet: auf jeden Fall. Wo es für Unternehmen oft Probleme gibt – und wo wir aus Sicht der Auditierung helfen können –, ist natürlich die Darstellung unglaublich detaillierter Informationen über die tatsächliche Nutzung bis hinunter auf die Benutzerebene, den Standort und den physischen Aufenthaltsort der Benutzer. Und genau hier kann es bei einem Audit zu Beanstandungen kommen, wenn man so will. Man könnte also einen Nutzer haben, der eigentlich einen regionalen Server nutzen sollte, sich aber auf einem anderen Server befindet – also nicht dort, wo er sein sollte –, und das verstößt gegen Ihre Nutzungsrechte. Die Möglichkeit, den Host einzusehen, zu überprüfen, wie viele Hosts genutzt werden, und die Standorte zu überprüfen – all das sind Aspekte, die bei einem Compliance-Audit von entscheidender Bedeutung sind. Und ja, dabei können wir Ihnen auf jeden Fall helfen. Ich würde sagen: Rufen Sie uns an – ja, rufen Sie uns an.

[28:59] Nix: Ich glaube, unsere Zeit ist um. Gerne beantworte ich weitere Fragen – schickt sie uns einfach per E-Mail. Ihr könnt eure Fragen an webinars@openit.com senden. Folgt uns auf unseren sozialen Netzwerken unter Open iT, Inc. und nehmt noch vor Jahresende Kontakt mit einem unserer Solutions Consultants auf, um eure Softwarelizenzen jetzt zu optimieren und so garantiertes Wachstum im Jahr 2025 zu sichern. Noch einmal: Hier ist Nix, euer Moderator für heute. Vielen Dank und bleibt gesund. Vielen Dank an alle.