SaaS-Vertragsverhandlung: 6 bewährte Praktiken, die Sie kennen müssen

Die Art und Weise, wie Menschen Geschäfte machen, entwickelt sich mit der Weiterentwicklung von Technologien und Tools ständig weiter. Unternehmen entwickeln ständig neue Software, Strategien und Methoden, um ihr Geschäft voranzutreiben.

Es ist normal, dass man nicht sofort das ganze Konzept einer Idee versteht, so wie viele Unternehmer nicht ganz begreifen, was SaaS-Vereinbarungen sind und was sie abdecken. Viele wissen vielleicht nicht einmal, worauf sie bei der Aushandlung dieser Vereinbarungen achten sollten.

Wie bei jedem Verhandlungsprozess kann das Nichtverstehen des Prozesses Ihr Unternehmen in Gefahr bringen, insbesondere bei ungünstigen Vereinbarungen.

In diesem Artikel werden die besten Praktiken für die Verhandlung von SaaS-Verträgen erörtert und wie man sich dabei richtig verhält.

Was ist eine SaaS-Vereinbarung?

Einfach ausgedrückt ist ein SaaS-Vertrag ein Dienstleistungsvertrag. Er legt die Bedingungen für ein Softwarebereitstellungsmodell fest. Die Nutzer greifen auf die Software und die Daten online von einem Anbieter auf Abonnementbasis zu.

Warum ist das so wichtig? Es stellt die Beziehung zwischen Anbieter und Kunde schriftlich her. So wissen beide Parteien, was sie von dem Modell der Dienstleistungserbringung und voneinander erwarten können.

Eine SaaS-Vereinbarung kann zu einem Bezugspunkt werden, wenn eine der Parteien etwas vergisst oder wenn eine neue Person Teil einer Partei wird. Das Ziel ist es, aus dieser neuen Beziehung das herauszuholen, was Sie wollen und brauchen, und deshalb ist die Bezugnahme auf die Aufzeichnung so wichtig.

Top-Tipps für die Verhandlung von SaaS-Vereinbarungen

Bevor Sie mit den SaaS-Vereinbarungen beginnen, sollten Sie einige Tipps beachten. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Punkte, die Sie bei Verhandlungen über SaaS-Vereinbarungen beachten sollten.

  1. Technische Spezifikationen berücksichtigen

    Spezifikationen sind ein wichtiger Faktor für viele Produkte und Dienstleistungen. Viele Menschen übersehen Spezifikationen bei SaaS, aber die Festlegung geeigneter Spezifikationen vermeidet Streitigkeiten und schafft realistische Erwartungen zwischen beiden Parteien.

    Dies ist ein wichtiger Schritt, vor allem dann, wenn die Anpassung der SaaS durch das Unternehmen des Kunden erfolgt. Dinge wie Funktionalität und Beschreibung dieser technischen Spezifikationen sind notwendig, um die Leistung des Dienstes zu testen und zu messen.

    Eine der wichtigsten, aber oft übersehenen SaaS-Vertragskomponenten ist die Frage, wie Sie Ihre Lizenz nutzen dürfen. Dies kann von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich sein und sich darauf auswirken, wie viel Sie für Ihre Software-Tools bezahlen.

    Legen Sie den Lizenzumfang fest, der die genauen Rechte und Einschränkungen umfasst, die die Kunden durch den Vertrag erhalten.

    Open iT bietet umfassende Lösungen für das Softwarelizenzmanagement, mit denen Sie feststellen können, wann und von wem Lizenzen im Laufe der Zeit genutzt werden - egal ob nach Standort, Geschäftseinheit oder Projektgruppe. Sie können einen Gesamtüberblick über das Unternehmen oder bis hin zu einem einzelnen Benutzer erhalten, weltweit und in Echtzeit. So können Sie verschiedene Spezifikationen ermitteln und Ihr Budget für Lizenzkosten genau planen.

  2. Erkennen und Kommunizieren mit Stakeholdern

    Viele Dinge im Leben und in der Wirtschaft sind verhandelbar. Unternehmensleiter können bestimmen, was verhandelt werden muss, denn der Schutz des Unternehmens hat Priorität.

    Bei diesen Bedürfnissen kann es sich um Nischendetails handeln, während einige sich auf allgemeine Kategorien konzentrieren. Es ist wichtig, dass Sie mit den Beteiligten kommunizieren, um den Verhandlungsprozess zu verstehen.

    Wie bereits erwähnt, besteht das Ziel einer SaaS-Vereinbarung darin, beiden Parteien zu ermöglichen, das zu bekommen, was sie wollen. Noch wichtiger ist, dass die Details, die Sie erhalten, referenziert werden können, so dass Sie wissen müssen, was während des gesamten Prozesses vor sich geht.

  3. Diskussion der nicht verhandelbaren Punkte mit den Interessengruppen

    Bevor Sie nicht verhandelbare Aspekte festlegen, müssen Sie wissen, wie Ihr Unternehmen den Dienst nutzen wird. Sie können ihn intern oder extern nutzen und wissen, ob die Daten Ihrer Kunden auf der Plattform des Anbieters gespeichert werden sollen.

    Sobald Sie die Pläne Ihres Unternehmens festgelegt haben, können Sie Ihre nicht verhandelbaren Punkte besprechen. Dazu gehören z. B. Zeichnungsberechtigte, Genehmiger, Vertriebsleiter und Kundenbetreuer.

  4. Wachsamkeit bei Preisen und Rabatten

    Wenn es um den Preis geht, müssen Sie die Servicegebühren und die Berechnungsgrundlage festlegen. Dazu gehören die Begrenzung der Zahl der Nutzer, die Kosten für zusätzliche Nutzer, der Standort der Nutzer und die Datenspeicherung. Außerdem sollten Sie prüfen, ob der Vertrag einen Festpreis hat oder wie die Preise steigen oder kontrolliert werden.

    Heutzutage sind viele Anbieter weniger flexibel geworden, da man immer weiter nach oben korrigieren kann und keine Möglichkeit hat, die Korrekturen zurückzunehmen. Auch das ist ein Punkt, den man beachten sollte.

    Ein gängiges Preismodell ist "Pay-per-Use", bei dem Unternehmen nur für das bezahlen, was sie verbraucht haben. Ihr Unternehmen muss also sicherstellen, dass Sie nur für die genutzten Softwarelizenzen zahlen.

    Es gibt Softwareverwaltungslösungen, mit denen Sie die Softwarenutzung in Ihrem Unternehmen messen können. Diese helfen bei den Verhandlungen und ermöglichen es Ihnen, die Softwarekosten zu senken und die gemeinsame Nutzung von Lizenzen über Zeitzonen hinweg effektiv zu nutzen.

    Software-Management-Lösungen wie der Open iT LicenseAnalyzer2022 sammeln Nutzungsdaten aus verschiedenen Quellen, um ausgecheckte Lizenzen oder Anwendungen zu messen und zu sehen, wann und von wem Lizenzen im Laufe der Zeit genutzt werden.

  5. Zusätzliche Kosten berücksichtigen

    Es ist wichtig, dass Sie den Gesamtwert des Vertrags und den Betrag, den Sie zahlen, kennen. Alle zusätzlichen Kosten haben erhebliche Auswirkungen auf Ihre SaaS-Vereinbarungen. Dies kann dazu führen, dass sich Ihre finanziellen Verpflichtungen für jeden Vertrag in verschiedenen Unternehmen ändern.

    Zu denzusätzlichen Kosten gehören neue Nutzer und neue Funktionen wie Abonnements für Dienste. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, Verträge zu prüfen und zu vergleichen und gleichzeitig die Nutzung, Add-ons und Funktionen zu verfolgen.

  6. das Recht auf Beendigung einschließen

    Die Möglichkeit, Ihren SaaS-Vertrag zu kündigen, reicht nicht aus. Sie müssen herausfinden, ob finanzielle Strafen anfallen, wenn Sie sich entscheiden, den Vertrag vor Ablauf zu kündigen, und wie einfach der Anbieter Ihnen den Ausstieg aus dem Vertrag ermöglicht.

    Dies ist wichtig, da Ihr Unternehmen möglicherweise länger an den Vertrag gebunden ist, als Sie es wünschen.

    Das Risiko des "Lock-in", d. h. der Speicherung aller Daten auf dem eigenen Server, wird oft übersehen. Dadurch wird das Kosten-Nutzen-Verhältnis von SaaS zunichte gemacht, so dass Sie mit einem etwas teureren Anbieter, der Sie nicht einbindet, besser dran sind.

Nehmen Sie sich Zeit zum Verstehen und Lernen

Es kann schwierig sein, das gesamte Konzept der SaaS-Vereinbarungen zu verstehen, aber die Kenntnis der Grundlagen kann Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, durch gute Geschäftsentscheidungen erfolgreich zu sein.

Da die Geschäftswelt so schnelllebig ist, ist es ratsam, sich über neue Software und Strategien in der Branche zu informieren.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die richtige Entscheidung getroffen haben, sollten Sie daran denken, dass die Kommunikation von entscheidender Bedeutung ist, insbesondere mit den Beteiligten. Wenn Sie sich auf etwas einlassen, ohne den Prozess vollständig zu verstehen, wird das Folgen haben. Nehmen Sie sich also die Zeit, mit den Menschen zu sprechen und die Konzepte zu lernen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Unternehmen sind, das Sie bei der Verwaltung von Softwarelizenzen unterstützt, sollten Sie einen Termin für eine Demo mit Open iT vereinbaren, um zu erfahren, wie das Unternehmen Ihrem Unternehmen helfen kann, intelligentere Entscheidungen zu treffen. Open IT bietet Tools zur Verfolgung und Verwaltung von Softwarelizenzen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen.

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