A forma como as pessoas fazem negócios continua a evoluir à medida que as tecnologias e as ferramentas avançam. As empresas criam sempre novos softwares, estratégias e metodologias para impulsionar os seus negócios.
É normal não compreender de imediato todo o conceito de uma ideia, tal como muitos empresários podem não compreender completamente o que são os acordos SaaS e o que abrangem. Muitos podem nem sequer saber em que se devem concentrar ao negociar estes acordos.
Tal como qualquer processo de negociação, não compreender o processo pode colocar o seu negócio em risco, especialmente por acordos desfavoráveis.
Este artigo discute as melhores práticas para a negociação do acordo SaaS e a forma de o navegar de forma apropriada.
O que é um Acordo SaaS?
Para simplificar, um acordo SaaS é um acordo de serviço. Define os termos e condições de um modelo de entrega de software. Os utilizadores acedem ao software e aos dados online a partir de um fornecedor com base numa assinatura.
O que torna isto importante? Estabelece a relação entre o vendedor e o cliente através da escrita. Isto permite que ambas as partes saibam o que esperar do modelo de entrega de serviços e uma da outra.
Um acordo SaaS pode tornar-se um ponto de referência se uma parte se esquecer ou se uma nova pessoa se tornar parte de uma parte. O objectivo é obter o que se quer e precisa desta nova relação, e é por isso que a referência ao registo é essencial.
Dicas para a negociação do Acordo SaaS
Antes de começar com os acordos SaaS, talvez queira considerar algumas dicas. Abaixo está uma lista do que precisa de considerar para as negociações de acordos SaaS.
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Considerar especificações técnicas
As especificações são um factor importante para muitos produtos e serviços. Muitas pessoas ignoram as especificações em SaaS, mas a definição das especificações apropriadas evita quaisquer disputas e estabelece expectativas realistas entre ambas as partes.
Este é um passo importante, especialmente se envolver o negócio do cliente para personalizar o SaaS. Coisas como funcionalidade e descrição destas especificações técnicas são necessárias para testar e medir o desempenho do serviço.
Um dos componentes do acordo SaaS mais essenciais, mas muitas vezes negligenciados, é a forma como lhe é permitido utilizar a sua licença. Isto pode variar muito entre fornecedores e pode ter impacto no quanto paga pelas suas ferramentas de software.
Determinar o âmbito da licença, que abrange os direitos precisos e limita os clientes que recebem através do contrato.
O Open iT oferece soluções completas de gestão de licenças de software que o ajudam a determinar quando e por quem as licenças são utilizadas ao longo do tempo - seja por localização, unidade de negócio, ou grupo de projecto. Pode obter uma visão total da empresa ou até um único utilizador, em todo o mundo e em tempo real. Estas podem ajudá-lo a determinar várias especificações para considerar e planear com precisão o seu orçamento para os custos das licenças.
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Reconhecer e comunicar com as partes interessadas
Muitas coisas na vida e nos negócios são negociáveis. Os líderes empresariais podem determinar o que precisa de ser negociado, uma vez que proteger a empresa é uma prioridade.
Estas necessidades podem ser pormenores de nicho, enquanto algumas podem concentrar-se em categorias gerais. É vital que se comunique com as partes interessadas para compreender o processo de negociação.
Como mencionado anteriormente, o objectivo de um acordo SaaS é permitir que ambas as partes obtenham o que querem. Mais importante ainda, os detalhes que lhe possam ser fornecidos podem ser referenciados, pelo que deve saber o que se está a passar ao longo do processo.
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Discutir as não negociáveis com as partes interessadas
Antes de determinar aspectos não negociáveis, deve saber como a sua empresa irá utilizar o serviço. Pode considerar a sua utilização interna ou externa e se os dados dos seus clientes residirão na plataforma do fornecedor.
Depois de ter determinado os planos da sua empresa, pode discutir os seus não negociáveis. Estes podem incluir signatários autorizados, aprovadores, gestores de vendas, e executivos de contas.
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Esteja atento com os preços e descontos
No que diz respeito ao preço, é necessário determinar as taxas de serviço e a base de cálculo. Isto inclui limites ao número de utilizadores, custo de utilizadores adicionais, localização dos utilizadores, e armazenamento de dados. Outra coisa que poderá querer considerar é determinar se o acordo tem um preço fixo ou como os preços aumentam ou são controlados.
Hoje em dia, muitos vendedores tornaram-se menos flexíveis, uma vez que se pode continuar a ajustar para cima e não há forma de baixar os ajustamentos. Isto é algo que vale a pena notar também.
Um modelo de preços comum é "pay-per-use", em que as organizações pagam apenas pelo que consumiram. Assim, a sua empresa deve assegurar-se de que paga apenas pelas licenças de software que estão a ser utilizadas.
As soluções de gestão de software estão disponíveis para ajudar a medir a utilização de software em toda a sua organização. Estas ajudarão no processo de negociação, ao mesmo tempo que lhe permitirão reduzir os custos do software e utilizar eficazmente a partilha de licenças através dos fusos horários.
As soluções de gestão de software, como o Open iT LicenseAnalyzer, recolhem dados de utilização de várias fontes para medir as licenças ou aplicações verificadas e ver quando e por quem as licenças são utilizadas ao longo do tempo.
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Considerar custos adicionais
É essencial saber o valor total do contrato e o montante de dinheiro que se paga. Qualquer custo adicional irá afectar significativamente os seus acordos SaaS. Isto pode levar a várias alterações nas suas obrigações financeiras para cada acordo entre empresas.
Os custos adicionais incluem novos utilizadores e novas funcionalidades, tais como subscrições de serviços. Isto enfatiza a importância de rever e comparar contratos ao mesmo tempo que se rastreia a utilização, os acréscimos e as características.
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Incluir o direito de terminar
Ter a opção de rescindir o seu contrato SaaS não é suficiente. É necessário determinar se se aplicam sanções financeiras quando decide rescindir antes de o contrato expirar e a facilidade com que o fornecedor lhe permitirá rescindir o contrato.
Isto é importante porque o seu negócio pode estar vinculado ao acordo por mais tempo do que gostaria.
As pessoas tendem a ignorar o risco de "lock-in", o que implica o armazenamento de todos os seus dados no seu próprio servidor. Nega o custo-benefício do SaaS, tornando-o melhor com um fornecedor ligeiramente mais dispendioso que não o tranca.
Demorar algum tempo a compreender e aprender
Pode ser um desafio compreender todo o conceito de acordos SaaS, mas conhecer o básico pode ajudá-lo a si e à sua empresa a prosperar, tomando boas decisões comerciais.
Devido à rapidez com que o mundo empresarial pode ser rápido, é sensato actualizar-se com novo software e estratégias na indústria.
Se tiver dúvidas quanto à sua decisão, lembre-se que a comunicação é vital, especialmente com as partes interessadas. Entrar em algo sem compreender completamente o processo levará a consequências, por isso, tome o tempo necessário para falar com as pessoas e aprender os conceitos.
Se procura uma empresa para ajudar o seu negócio ou gerir licenças de software, sinta-se à vontade para agendar uma demonstração com Open iT para aprender como a empresa pode ajudar o seu negócio a tomar decisões mais inteligentes. Open IT inclui ferramentas de rastreio e gestão de licenças de software de que poderá necessitar para o seu negócio.
