Negociación de acuerdos SaaS: 6 mejores prácticas que debe conocer

La forma de hacer negocios sigue evolucionando a medida que avanzan las tecnologías y las herramientas. Las empresas siempre crean nuevos programas, estrategias y metodologías para impulsar su negocio.

Es normal que no se entienda de inmediato todo el concepto de una idea, al igual que muchos propietarios de empresas pueden no comprender del todo lo que son los acuerdos SaaS y lo que cubren. Muchos ni siquiera saben en qué deben centrarse al negociar estos acuerdos.

Al igual que en cualquier proceso de negociación, no entender el proceso puede poner en riesgo su negocio, especialmente en el caso de acuerdos desfavorables.

En este artículo se analizan las mejores prácticas para la negociación de acuerdos de SaaS y cómo navegar de forma adecuada.

¿Qué es un acuerdo SaaS?

En pocas palabras, un acuerdo SaaS es un acuerdo de servicio. Define los términos y condiciones de un modelo de entrega de software. Los usuarios acceden al software y a los datos en línea de un proveedor mediante una suscripción.

¿Por qué es importante? Establece la relación entre el proveedor y el cliente por escrito. Esto permite que ambas partes sepan qué esperar del modelo de prestación de servicios y del otro.

Un acuerdo de SaaS puede convertirse en un punto de referencia si alguna de las partes se olvida o si una nueva persona pasa a formar parte de una de ellas. El objetivo es conseguir lo que quieres y necesitas de esta nueva relación, por lo que referenciar el registro es esencial.

Consejos para la negociación de acuerdos SaaS

Antes de empezar a negociar acuerdos de SaaS, conviene tener en cuenta algunos consejos. A continuación, le ofrecemos una lista de lo que debe tener en cuenta para las negociaciones de acuerdos SaaS.

  1. Considerar las especificaciones técnicas

    Las especificaciones son un factor importante para muchos productos y servicios. Mucha gente pasa por alto las especificaciones en SaaS, pero definir las especificaciones adecuadas evita cualquier disputa y establece expectativas realistas entre ambas partes.

    Este es un paso importante, sobre todo si se trata de la empresa del cliente para personalizar el SaaS. Cosas como la funcionalidad y la descripción de estas especificaciones técnicas son necesarias para probar y medir el rendimiento del servicio.

    Uno de los componentes del acuerdo SaaS más esenciales, pero que a menudo se pasa por alto, es la forma en que se le permite utilizar su licencia. Esto puede variar mucho entre los proveedores y puede afectar a la cantidad que pagas por tus herramientas de software.

    Determinar el alcance de la licencia, que abarca los derechos y límites precisos que los clientes reciben a través del contrato.

    Open iT ofrece soluciones completas de gestión de licencias de software que le ayudan a determinar cuándo y quién utiliza las licencias a lo largo del tiempo, ya sea por ubicación, unidad de negocio o grupo de proyectos. Puede obtener una visión total de la empresa o hasta un solo usuario, en todo el mundo y en tiempo real. Esto puede ayudarle a determinar varias especificaciones a tener en cuenta y a planificar con precisión su presupuesto para los costes de las licencias.

  2. Reconocer y comunicarse con las partes interesadas

    Muchas cosas en la vida y en los negocios son negociables. Los líderes empresariales pueden determinar lo que debe negociarse, ya que la protección de la empresa es una prioridad.

    Estas necesidades pueden ser detalles de nicho, mientras que otras pueden centrarse en categorías generales. Es fundamental que te comuniques con las partes interesadas para entender el proceso de negociación.

    Como se ha mencionado anteriormente, el objetivo de un acuerdo SaaS es permitir que ambas partes obtengan lo que desean. Y lo que es más importante, los detalles que te puedan dar pueden tener referencias, por lo que debes saber lo que está pasando durante todo el proceso.

  3. Discutir los aspectos no negociables con las partes interesadas

    Antes de determinar los aspectos no negociables, debe saber cómo utilizará su empresa el servicio. Puede considerar su uso interno o externo y si los datos de sus clientes residirán en la plataforma del proveedor.

    Una vez que haya determinado los planes de su empresa, puede discutir sus aspectos no negociables. Entre ellos pueden estar los firmantes autorizados, los aprobadores, los directores de ventas y los ejecutivos de cuentas.

  4. Esté atento a los precios y descuentos

    En cuanto al precio, hay que determinar las tarifas del servicio y la base de cálculo. Esto incluye los límites del número de usuarios, el coste de los usuarios adicionales, la ubicación de los usuarios y el almacenamiento de datos. Otra cosa que puedes considerar es determinar si el acuerdo tiene un precio fijo o cómo se incrementan o controlan los precios.

    Hoy en día, muchos vendedores se han vuelto menos flexibles, ya que pueden seguir ajustando hacia arriba y no tienen forma de bajar los ajustes. Esto es algo que también vale la pena señalar.

    Un modelo de precios común es el de "pago por uso", en el que las organizaciones pagan sólo por lo que han consumido. Por lo tanto, su empresa debe asegurarse de pagar sólo por las licencias de software que se utilizan.

    Existen soluciones de gestión de software que ayudan a medir el uso de software en toda la organización. Éstas le ayudarán en el proceso de negociación, a la vez que le permitirán reducir los costes de software y utilizar eficazmente el uso compartido de licencias entre zonas horarias.

    Las soluciones de gestión de software, como Open iT LicenseAnalyzer2022, recopilan datos de uso de varias fuentes para medir las licencias o aplicaciones retiradas, y ver cuándo y quién utiliza las licencias a lo largo del tiempo.

  5. Considerar los costes adicionales

    Conocer el valor total del contrato y la cantidad de dinero que se paga es esencial. Cualquier coste adicional afectará significativamente a sus acuerdos de SaaS. Esto puede dar lugar a diversos cambios en sus obligaciones financieras para cada acuerdo entre empresas.

    Loscostes adicionales incluyen nuevos usuarios y nuevas funciones, como las suscripciones a servicios. Esto pone de relieve la importancia de revisar y comparar los contratos al tiempo que se hace un seguimiento del uso, los complementos y las funciones.

  6. Incluir el derecho de rescisión

    Tener la opción de rescindir el contrato de SaaS no es suficiente. Hay que determinar si se aplican penalizaciones económicas cuando se decide rescindir el contrato antes de su vencimiento y la facilidad con la que el proveedor le permitirá salir del contrato.

    Esto es importante porque su empresa puede estar atada al acuerdo más tiempo del que le gustaría.

    La gente tiende a pasar por alto el riesgo del bloqueo, que implica almacenar todos los datos en su propio servidor. Esto anula la relación coste-beneficio de SaaS, por lo que es mejor optar por un proveedor ligeramente más caro que no te bloquee.

Tómese su tiempo para entender y aprender

Puede ser un reto entender todo el concepto de los acuerdos SaaS, pero conocer los aspectos básicos puede ayudarle a usted y a su empresa a prosperar tomando buenas decisiones comerciales.

Debido a lo rápido que puede ser el mundo de los negocios, es conveniente actualizarse con los nuevos programas y estrategias del sector.

Si no está seguro de su decisión, recuerde que la comunicación es vital, especialmente con las partes interesadas. Adentrarse en algo sin entender del todo el proceso acarreará consecuencias, así que tómate el tiempo necesario para hablar con la gente y aprender los conceptos.

Si está buscando una empresa que ayude a su negocio o gestione las licencias de software, no dude en programar una demostración con Open iT para saber cómo la empresa puede ayudar a su negocio a tomar decisiones más inteligentes. Open IT incluye herramientas de seguimiento y gestión de licencias de software que puede necesitar para su negocio.

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