Benefícios, Riscos e Melhores Práticas
Uma licença de software é um contrato que fornece aos utilizadores orientações sobre como utilizar diferentes aplicações de uma forma que é legalmente vinculativa após acordo.
Estes termos fornecem aos utilizadores condições que ditam as políticas de utilização justa e os acordos de propriedade intelectual.
A principal função de uma licença de software é apresentar os direitos tanto do desenvolvedor/vendedor como do utilizador sobre a utilização de uma determinada aplicação de software.
Isto é expresso através de um contrato conhecido como um acordo de licença de utilizador final (EULA).
Os termos e condições estão incluídos neste documento, incluindo o nível de acesso que os utilizadores podem ter ao seu código fonte, quantos utilizadores podem utilizar a licença, em quantas máquinas pode a aplicação ser instalada, o período de tempo em que pode ser utilizada, suporte técnico e manutenção, limitações geográficas, etc.
À medida que a empresa expande a sua carteira de software, o número e a variedade de licenças de software que possui podem tornar a gestão de licenças muito extenuante e complicada.
Algumas empresas empregam equipas inteiras apenas para gerir adequadamente a sua carteira de licenças de software.
Assim, a gestão eficaz das licenças de software torna-se crucial para o bom funcionamento do negócio.
O que é Gestão de Licenças de Software?
A gestão de licenças de software (SLM) é uma das áreas mais importantes na gestão mais ampla de activos informáticos (ITAM).
É o processo de documentação, rastreio, controlo e dimensionamento correcto das licenças de software de uma empresa.
O SLM é empregado por empresas com uma crescente carteira de software para controlar e manter as várias licenças e direitos que possuem.
Fornece visibilidade sobre a informação vital da licença da empresa, incluindo direitos, limitações, disponibilidade, utilização, versões, e expiração.
Ajuda a mitigar os riscos de não conformidade com os fornecedores de software e a evitar as pesadas sanções associadas a uma quebra de conformidade.
Pode também aumentar a agilidade digital e melhorar a experiência do utilizador final.
Para implementar adequadamente uma gestão eficaz das licenças de software, é necessário um profundo entendimento dos diferentes modelos de licenciamento que a empresa possui.
Tipos de licenças de software
Existem geralmente 5 tipos de licenças de software com base no seu carácter restritivo: domínio público, licença pública menos geral (LGPL), permissiva, copyleft e proprietária .
A maioria dos utilizadores finais está familiarizada com as licenças proprietárias, que permitem aos utilizadores utilizar as aplicações de software com base nos termos e condições expressos no EULA.
Para proteger os seus produtos de software proprietário, os criadores e fornecedores oferecem uma série de modelos de licenciamento.
Geralmente, estas licenças são implementadas de 3 maneiras:
Standalone
As licenças estão ligadas ao pedido e não requerem um gatilho adicional para activar o pedido.
Baseado em rede
As licenças são implementadas a partir de um servidor de licenças, que gere o checkout e check-in de licenças a partir do pool de licenças disponíveis.
Nuvem
As licenças são emitidas através da Internet. Em alguns casos, a própria aplicação é acedida através da Internet através de Software-as-a-Service (SaaS), que é um modelo de distribuição de software onde as aplicações são alojadas num ambiente de nuvem.
Modelos
O número de modelos de licenciamento continua a aumentar à medida que os fornecedores de software introduzem novas formas de vender licenças com base nas tendências actuais e nas exigências do mercado.
Eis alguns dos modelos de licenciamento mais comuns:
Perpétuo
O software é adquirido uma vez, e o utilizador pode utilizá-lo perpetuamente. No entanto, o suporte e manutenção da aplicação de software teria uma data de expiração e poderia ter de ser renovado por taxas adicionais.
Concorrente
Compradas em massa para permitir vários utilizadores sob um único código de licenciamento, licenças simultâneas abrem caminho para uma gestão mais fácil das licenças de software.
Flutuante
Partilhadas entre um grupo de utilizadores, as licenças flutuantes estabeleceram limitações à utilização das licenças, incluindo o número total de licenças, acesso de utilizadores, etc.
Medido
Normalmente restritos a períodos de teste gratuitos, as licenças dos dosadores limitam o acesso dos utilizadores a características específicas e ao tempo total de utilização.
Baseado em Assinaturas
Trata-se de uma licença a prazo fixo em que o acesso à aplicação de software termina após um período definido, a menos que a subscrição seja renovada.
Named-User
Isto está bloqueado a um utilizador específico, mas pode ser instalado num número limitado de dispositivos.
Node-Lock
Também conhecida como licença baseada na máquina, este tipo de licença está bloqueada a um ou mais dispositivos de hardware. Qualquer utilizador do dispositivo pode utilizá-lo.
Dongle
Isto utiliza portas USB para activar aplicações de software, tornando-o mais portátil e mais fácil de partilhar entre vários utilizadores.
Pay-per-Use
Normalmente utilizadas para além das licenças concorrentes, as licenças pay-per-use ou baseadas no uso são facturadas pelo fornecedor com base nos produtos e/ou características que foram efectivamente utilizadas pelo utilizador num período de tempo específico.
Baseado em Token
Este é um tipo de licença baseada no uso pré-pago onde o utilizador compra um número de fichas, que podem então ser utilizadas para aceder a produtos e/ou características específicas. A cada produto ou característica é atribuído um número de fichas que serão cobradas periodicamente contra o conjunto de fichas.
Benefícios da Gestão de Licenças de Software
Assegurar o Cumprimento da Licença de Software
A gestão de licenças de software mantém as empresas a par dos seus direitos de licença e das datas de validade.
Ao utilizar ferramentas de gestão de activos de software, os administradores podem controlar se a utilização da licença da organização está a ir além dos termos e condições estabelecidas do software.
Isto pode ajudar a evitar pesadas penalizações e danos à reputação da empresa.
Ganhar uma Vantagem durante as Negociações com Vendedores
Com a gestão de licenças de software, a empresa terá os dados, análises, relatórios, e informação bruta de utilização que podem ser utilizados como vantagem durante as negociações.
Reduzir Custos Desnecessários
Muitos factores podem contribuir para custos desnecessários de software - projectos que têm diferentes níveis de necessidade de aplicações específicas, fusões e aquisições, adicionais ou redução do número de empregados, etc.
Com a ferramenta certa, os administradores podem desmontar os dados de utilização e gerar relatórios que mostrarão oportunidades de redução de custos.
Reduzir os Riscos de Segurança
A gestão de licenças de software não é apenas para reduzir custos.
Ao localizar quem, quando, e onde o software está a ser utilizado, qualquer utilização não autorizada de licenças de software pode ser imediatamente vista.
Manter um registo dos ebbs e fluxos da tendência de utilização de software da empresa também pode ajudar a identificar surtos repentinos e inesperados ou quedas na utilização da licença da empresa.
Melhorar a Eficiência do Trabalho
O chargeback ou showback de TI é uma das estratégias sob gestão de licenças de software.
Isto cria responsabilidade e melhora a produtividade entre os utilizadores finais, uma vez que os torna conscientes de como estão a utilizar o seu tempo durante o horário de trabalho.
Riscos de não ter um plano de gestão de licenças de software
O valor da gestão de licenças de software pode ser observado em diferentes departamentos dentro da organização.
Não se limita apenas aos administradores de licenças ou gestores de TI, justificando a razão pela qual o SLM é uma estratégia empresarial importante.
IT
Um plano eficaz de gestão de licenças de software permite ao departamento de TI racionalizar os seus recursos, tornando mais fácil assegurar que a organização está em conformidade com os seus direitos de licença.
Também dá aos administradores uma visão de todo o património informático, o que os ajuda a criar estratégias para optimizar os seus activos de software e hardware.
Finanças
As licenças de engenharia de fornecedores, tais como Autodesk, MathWorks e Dassault Systemes, são dispendiosas.
Multiplique o preço de uma licença por milhares de utilizadores finais e haverá uma cadeia de números apelativa no plano orçamental do software.
Sem a gestão de licenças de software, seria difícil rastrear e mostrar os custos incorridos aos departamentos responsáveis.
Compras e Aprovisionamento
Sem relatórios históricos e em tempo real, seria difícil para aqueles que lideram a aquisição e fornecimento de licenças de software e outros activos de TI prever o número certo de licenças a serem adquiridas por um período específico.
Produção & Design
Os empregados do departamento de produção e design valorizam o acesso ininterrupto às aplicações de que necessitam para realizar os seus trabalhos.
Sem gestão de licenças de software, os utilizadores finais podem sofrer negações de licenças que podem prejudicar a sua produtividade.
Os atrasos numa área podem ter um efeito prejudicial para toda a linha de produção.
Executivo
Os executivos que não têm visibilidade sobre os seus activos de software podem subestimar ou sobrestimar o valor dos projectos em que estão actualmente a investir.
Há um caso em que o cliente decidiu reavaliar um dos seus projectos depois de rastrear a utilização da sua licença de software.
Melhores Práticas em Gestão de Licenças de Software
A gestão de licenças de software pode ser uma tarefa entediante. No entanto, o processo certo e as ferramentas certas podem ajudar imensamente na gestão eficaz e sem sobressaltos das licenças de software.
Estabelecer objectivos
É crucial definir os objectivos antes de implementar qualquer coisa, porque cada acção que se segue seria baseada nos objectivos estabelecidos.
Compreender o Contrato de Licença
O EULA definiria as métricas correctas a utilizar nos relatórios.
Compreender o contrato de licença e as suas nuances permitiria aos administradores saber o que podem e não podem fazer e que medidas podem implementar dentro dos parâmetros do contrato de licença.
Recolher dados
É crucial recolher dados correctos de utilização a partir de uma grande variedade de fontes nos servidores de licença e estações de trabalho. Os actuais desafios na recolha de dados, tais como redes segregadas e configurações de trabalho remoto, podem ser atenuados utilizando as ferramentas certas.
Consolidar dados
Para proteger a integridade dos dados, pode ser necessário consolidar todos os dados de utilização de vários servidores de licenças, incluindo redes segregadas, e estações de trabalho num único repositório de dados seguro. Isto também facilitaria a agregação e o processamento de dados para uma geração mais rápida de relatórios. Seria também muito mais simples visualizar em tempo real e dados históricos de diferentes licenças num painel de controlo centralizado.
Analisar dados
Analisar os dados em relação ao contrato de licença e aos objectivos estabelecidos. Por exemplo, se houver licenças de utilizador nomeadas, então analisar o relatório sobre utilizadores distintos. E se houver licenças simultâneas, então analisar o relatório sobre o máximo de utilizadores simultâneos e eficiência da licença. Modelos diferentes de licenciamento exigiriam relatórios diferentes.
Implementar pontos de acção
Um dos maiores desafios na implementação eficaz do SLM é o seguimento dos pontos de acção necessários com base nas análises realizadas.
Algumas organizações já sabem o que fazer porque a análise de dados já deu as respostas, mas não conseguem agir nesta parte importante do processo.
É também importante obter a adesão dos utilizadores e outros interessados na organização.
A transparência é fundamental. Seria muito mais fácil implementar os pontos de acção necessários quando os utilizadores e outras partes interessadas estão todos envolvidos no processo.
Como pode o Open iT ajudar nas suas iniciativas de gestão de licenças de software?
Quer a sua organização esteja apenas a começar ou se estiver à procura de novas formas de optimizar as suas actuais iniciativas de gestão de licenças de software, a Open iT pode ajudar a sua equipa a atingir os seus objectivos comerciais.
Os produtos e soluções Open iT permitem às empresas assumir o controlo dos seus activos de software através de monitorização a nível empresarial, chargeback de TI, análise do ROI, e optimização da utilização das licenças de software.
Através de um sistema avançado de análise e relatórios, Open iT equipa os clientes com os dados de que necessitam para se tornarem mais bem equipados durante as negociações com os fornecedores.
O Open iT LicenseAnalyzer, o principal produto, fornece aos administradores de licenças três níveis de funcionalidade.
Suporta mais de 6000 aplicações (autónomas, baseadas em rede, ou alojadas em nuvem) e mais de 35 gestores de licenças.
Nível 1 - Neste nível, pode recolher dados de Utilização em Tempo de Execução a partir de uma grande variedade de fontes para acompanhar as licenças de entrada e saída.
Também tem acesso a relatórios de utilização em tempo real e histórico, bem como a alertas proactivos, ajudando-o a descobrir áreas onde pode realizar poupanças de custos através da redução do excesso de compras de licenças.
Nível 2 - Este nível fornece uma visão mais próxima da tendência de utilização da sua licença, medindo a Verdadeira Utilização Activa das suas aplicações em execução.
Com o nível 2, pode acompanhar se as suas licenças estão a ser activamente utilizadas pela actividade de medição de CPU, E/S, teclado, e rato, e compará-las para definir políticas e limiares.
Nível 3 - O terceiro nível leva a gestão de licenças de software para o nível seguinte através do Managed Usage.
Automatiza o processo de optimização da licença através da descoberta e suspensão/terminação de aplicações utilizadas de forma inactiva.
Isto liberta licenças ociosas de volta ao pool, permitindo que outros utilizem a aplicação.
A Open iT também oferece soluções pontuais que se dedicam à optimização de aplicações técnicas e comerciais específicas.
- Analisador para Autodesk®.
- Analisador para Ansys®.
- Analisador para MathWorks®.
- Analisador para SOLIDWORKS®.
- Analisador para Siemens NX®.
- Analisador para Materialise®.
- Analisador para Bentley®.
- Optimizer for SAP® Licensing
Contudo, para além destas poderosas ferramentas está o profundo conhecimento da Open iT e os anos acumulados de experiência na criação de estratégias baseadas em dados que optimizam o valor dos investimentos dos seus clientes em software, tocando em tópicos e fornecendo insights que são perfeitamente adequados a cada organização.
Está pronto para iniciar uma viagem optimizada de gestão de licenças de software? Ligue-se hoje mesmo a um Consultor de Soluções Empresariais da Open iT.
