Beneficios, riesgos y buenas prácticas
Una licencia de software es un contrato que proporciona a los usuarios directrices sobre cómo utilizar diferentes aplicaciones de una manera legalmente vinculante previo acuerdo.
Estos términos proporcionan a los usuarios las condiciones que dictan las políticas de uso justo y los acuerdos de propiedad intelectual.
La función principal de una licencia de software es presentar los derechos tanto del desarrollador/vendedor como del usuario sobre el uso de una determinada aplicación de software.
Esto se expresa a través de un contrato conocido como acuerdo de licencia de usuario final (EULA).
En este documento se incluyen los términos y condiciones, incluyendo el nivel de acceso que los usuarios pueden tener a su código fuente, cuántos usuarios pueden utilizar la licencia, en cuántas máquinas se puede instalar la aplicación, el periodo de tiempo que se puede utilizar, el soporte técnico y el mantenimiento, las limitaciones geográficas, etc.
A medida que la empresa amplía su cartera de software, la creciente cantidad y variedad de licencias de software que posee puede hacer que la gestión de las licencias se vuelva muy agotadora y complicada.
Algunas empresas emplean equipos enteros sólo para gestionar adecuadamente su cartera de licencias de software.
Por lo tanto, la gestión eficaz de las licencias de software es crucial para el buen funcionamiento de la empresa.
¿Qué es la gestión de licencias de software?
La gestión de licencias de software (SLM) es uno de los campos más importantes en el ámbito de la gestión de activos de TI (ITAM).
Es el proceso de documentación, seguimiento, control y adecuación de las licencias de software de una empresa.
Las empresas con una cartera de software en crecimiento emplean el SLM para supervisar y dar mantenimiento a las distintas licencias y privilegios que poseen.
Proporciona visibilidad sobre la información vital de las licencias de la empresa, incluidos los privilegios, las limitaciones, la disponibilidad, el uso, las versiones y la caducidad de dichas licencias.
Ayuda a reducir los riesgos de incumplimiento con los proveedores de software y a evitar las cuantiosas sanciones asociadas a un incumplimiento.
También puede aumentar la agilidad digital y mejorar la experiencia del usuario final.
Para aplicar correctamente una gestión eficaz de las licencias de software, es necesario conocer a fondo los diferentes tipos de licencia que posee la empresa.
Tipos de licencias de software
En general, existen 5 tipos de licencias de software en función de su carácter restrictivo: dominio público, licencia pública menos general (LGPL), permisiva, copyleft y privativa.
La mayoría de los usuarios finales están familiarizados con las licencias propietarias, que permiten a los usuarios utilizar las aplicaciones de software según los términos y condiciones expresados en el EULA.
Para proteger sus productos de software, los desarrolladores y vendedores ofrecen diferentes modelos de licencias.
Generalmente, estas licencias se despliegan de 3 maneras:
Standalone
Las licencias están vinculadas a la aplicación y no requieren de acciones adicionales para activar la aplicación.
Basado en la red
Las licencias se despliegan desde un servidor de licencias, que gestiona el checkout y el check-in de las licencias desde el grupo de licencias disponible.
Nube
Las licencias se despliegan a través de Internet. En algunos casos, se accede a la propia aplicación a través de Internet mediante el software como servicio (SaaS), que es un modelo de distribución de software en el que las aplicaciones se alojan en un entorno de nube.
Modelos
El número de modelos de licencia sigue aumentando a medida que los proveedores de software introducen nuevas formas de vender licencias basadas en las tendencias actuales y las demandas del mercado.
Estos son algunos de los modelos de licencia más comunes:
Perpetua
El software se adquiere una vez y el usuario puede utilizarlo sin una fecha límite. Sin embargo, la asistencia y el mantenimiento de la aplicación de software podrían tener una fecha de caducidad y podría ser necesario renovarlos por tarifas adicionales.
Concurrente
Las licencias concurrentes, que se compran en lotes para dar acceso a varios usuarios bajo un mismo código de licencia, este modelo facilita la gestión de las licencias de software.
Flotante
Compartidas entre un grupo de usuarios, las licencias flotantes tienen limitaciones en el uso de las dichas licencias, incluyendo el número total de licencias, el acceso de los usuarios, etc.
Con medición
Normalmente restringidas a periodos de prueba gratuitos, las licencias con medición limitan el acceso de los usuarios a funciones específicas y el tiempo total de uso.
Por suscripción
Se trata de una licencia de duración determinada en la que el acceso a la aplicación de software finaliza tras un periodo estipulado, a menos que se renueve la suscripción.
Usuario designado
Está bloqueado para un usuario concreto, pero puede instalarse en un número limitado de dispositivos distintos.
Nodo único
Este tipo de licencia se restringe a uno o más dispositivos de hardware. Cualquier usuario del dispositivo puede utilizarla.
Dongle
Utiliza los puertos USB para activar las aplicaciones de software, lo que hace que sea más portátil y más fácil de compartir entre varios usuarios.
Pago por uso
Normalmente se utiliza en las licencias concurrentes, las licencias de pago por uso o basadas en el uso son facturadas por el proveedor en base a los productos y/o características que fueron realmente utilizados por el usuario en un periodo de tiempo específico.
Basado en tokens
Se trata de un tipo de licencia prepagada que se basa en el uso, en la que el usuario adquiere un número de fichas o tokens que puede utilizar para acceder a productos y/o funciones específicas. A cada producto o función se le asigna un número de tokens que se deducirán periódicamente de la reserva de tokens.
Ventajas de la gestión de licencias de software
Garantizar el cumplimiento de las licencias de software
La gestión de las licencias de software mantiene a las empresas al tanto de sus derechos sobre dichas licencias y sus fechas de caducidad.
Mediante el uso de herramientas de gestión de activos de software, los administradores pueden supervisar que el uso de las licencias de la organización se mantenga siempre dentro de los términos y condiciones establecidos por el software.
Esto puede ayudar a evitar fuertes sanciones y daños a la reputación de la empresa.
Obtenga una ventaja durante las negociaciones con los proveedores
Con la gestión de licencias de software, la empresa dispondrá de datos, análisis, reportes e información de uso que darán una ventaja importante durante las negociaciones.
Reduzca los gastos innecesarios
Hay muchos factores que pueden contribuir a los costos innecesarios de software: proyectos con distintos niveles de necesidad de aplicaciones específicas, fusiones y adquisiciones, aumento o reducción del número de empleados, etc.
Con la herramienta adecuada, los administradores pueden recopilar los datos de uso y generar reportes que muestren las oportunidades de reducción de costos.
Reducir los riesgos de seguridad
La gestión de las licencias de software no sólo sirve para reducir costes.
Al hacer un seguimiento de quién, cuándo y dónde se utiliza el software, se puede detectar inmediatamente cualquier uso no autorizado de las licencias de software.
Llevar un registro de la tendencia de los flujos de uso de software de la empresa también puede ayudar a identificar los aumentos o disminuciones repentinos e inesperados en el uso de licencias de la empresa.
Mejorar la eficiencia del trabajo
El chargeback o showback informático es una de las estrategias de la gestión de licencias de software.
Esto crea responsabilidad y mejora la productividad entre los usuarios finales, ya que les hace conscientes de cómo están utilizando su tiempo durante las horas de trabajo.
Riesgos de no tener un plan de gestión de licencias de software
El valor de la gestión de licencias de software puede ser observado en diferentes departamentos de la organización.
No se limita a los administradores de licencias o a los gestores de TI, sino que explica por qué la gestión del ciclo de vida es una estrategia empresarial importante.
IT
Un plan eficaz de gestión de licencias de software permite al departamento de TI racionalizar sus recursos, facilitando que la organización cumpla con sus derechos de licencia.
También ofrece a los administradores una visión de todo el parque informático, que les ayuda a crear estrategias para optimizar sus activos de software y hardware.
Finanzas
Las licencias de ingeniería de proveedores como Autodesk, MathWorks y Dassault Systemes son costosas.
Multiplique el precio de una licencia por miles de usuarios finales y habrá una larga cantidad de cifras en el plan de presupuesto del software.
Sin la gestión de las licencias de software, sería difícil rastrear y mostrar los costes incurridos a los departamentos responsables.
Compras y suministros
Sin informes históricos y en tiempo real, sería difícil para quienes dirigen la adquisición y el suministro de licencias de software y otros activos informáticos prever el número adecuado de licencias que deben adquirirse para un periodo determinado.
Producción y diseño
Los empleados del departamento de producción y diseño valoran el acceso fluido a las aplicaciones que necesitan para realizar su trabajo.
Si no se gestionan las licencias de software, los usuarios finales pueden sufrir la negación de licencias, lo que puede obstaculizar su productividad.
Los retrasos en un área pueden tener un efecto perjudicial para toda la línea de producción.
Ejecutivo
Los ejecutivos que carecen de visibilidad sobre sus activos de software pueden subestimar o sobreestimar el valor de los proyectos en los que están invirtiendo actualmente.
Hay un caso en el que el cliente decidió reevaluar uno de sus proyectos después de hacer un seguimiento del uso de sus licencias de software.
Mejores prácticas en la gestión de licencias de software
La gestión de las licencias de software puede ser una tarea tediosa. Sin embargo, el proceso y las herramientas adecuadas pueden ayudar enormemente a gestionar las licencias de software de forma eficaz y sin problemas.
Fijar objetivos
Es fundamental definir los objetivos antes de poner en práctica cualquier actividad, ya que todas las acciones posteriores se basarán en los objetivos establecidos.
Comprender el acuerdo de licencia
El CLUF definiría las métricas correctas que deben utilizarse en los informes.
Comprender el acuerdo de licencia y sus matices permitiría a los administradores saber qué pueden y qué no pueden hacer, y qué medidas pueden aplicar dentro de los parámetros del acuerdo de licencia.
Recolección de datos
Es crucial recopilar datos de uso correctos y precisos de una amplia variedad de fuentes en los servidores de licencias y estaciones de trabajo. Los retos actuales en la recopilación de datos, como las redes segregadas y las configuraciones de trabajo remotas, pueden mitigarse utilizando las herramientas adecuadas.
Consolidar los datos
Para proteger la integridad de los datos, puede ser necesario consolidar todos los datos de uso de varios servidores de licencias, incluyendo redes segregadas, y estaciones de trabajo en un único repositorio de datos seguro. Esto también facilitará el procesamiento de datos para una generación de reportes más rápida. También es mucho más sencillo ver los datos históricos y en tiempo real de las diferentes licencias en un panel de control centralizado.
Analizar los datos
Analice los datos en relación con el acuerdo de licencia y los objetivos establecidos. Por ejemplo, si hay licencias de usuario con nombre, entonces analice el informe sobre cada usuario. Y si hay licencias concurrentes, entonces analice el informe sobre los usuarios concurrentes máximos y la eficiencia de las licencias. Diferentes modelos de licencia requerirán diferentes reportes.
Aplicar los puntos de acción
Uno de los principales retos de la aplicación efectiva de la GST es el seguimiento de las medidas necesarias basadas en los análisis realizados.
Algunas organizaciones ya saben qué hacer porque el análisis de los datos ya les ha proporcionado las respuestas, pero no actúan en esta importante parte del proceso.
También es importante conseguir la aceptación de los usuarios y otras partes interesadas de la organización.
La transparencia es fundamental. Será mucho más fácil aplicar las medidas necesarias cuando los usuarios y otras partes interesadas participen en el proceso.
¿Cómo puede Open iT ayudar en sus iniciativas de gestión de licencias de software?
Tanto si su organización está empezando, como si busca nuevas formas de optimizar sus actuales iniciativas de gestión de licencias de software, Open iT puede ayudar a su equipo a alcanzar sus objetivos empresariales.
Open iT permite a las empresas tomar el control de sus activos de software a través de la supervisión de toda la empresa, la devolución de los gastos de TI, el análisis del rendimiento de la inversión y la optimización del uso de las licencias de software.
A través de un sistema avanzado de análisis y reportes, Open iT equipa a los clientes con los datos que necesitan para estar mejor equipados durante las negociaciones con los proveedores.
Open iT LicenseAnalyzer, el producto estrella, ofrece a los administradores de licencias tres niveles de funcionalidad.
Admite más de 6000 aplicaciones (independientes, basadas en la red o alojadas en la nube) y más de 35 gestores de licencias.
Nivel 1 - En este nivel, puede recopilar datos de uso de tiempo de ejecución de una amplia variedad de fuentes para realizar un seguimiento de las licencias registradas y retiradas.
También tiene acceso a reportes de uso en tiempo real e históricos, así como a alertas proactivas, que le ayudan a descubrir áreas en las que puede ahorrar costes reduciendo el exceso de compras de licencias.
Nivel 2 - Este nivel proporciona una visión más cercana de su tendencia de uso de licencias midiendo el Uso Activo Real de sus aplicaciones en ejecución.
Con el nivel 2, puede hacer un seguimiento de si sus licencias se están utilizando activamente midiendo la actividad de la CPU, la E/S, el teclado y el ratón, y comparándola con las políticas y los umbrales establecidos.
Nivel 3 - El tercer nivel lleva la gestión de las licencias de software al siguiente nivel a través de la gestión del uso.
Automatiza el proceso de optimización de las licencias mediante el descubrimiento y la suspensión/eliminación de las aplicaciones no utilizadas.
Esto libera las licencias ociosas de vuelta a la pila, permitiendo a otros utilizar la aplicación.
Open iT también ofrece soluciones puntuales dedicadas a optimizar aplicaciones técnicas y empresariales específicas.
- Analizador para Autodesk®.
- Analizador para Ansys®.
- Analyzer para MathWorks®.
- Analizador para SOLIDWORKS®.
- Analizador para Siemens NX
- Analizador para Materialise®.
- Analizador para Bentley®.
- Optimizer for SAP® Licensing
Sin embargo, más allá de estas potentes herramientas, está el profundo conocimiento de Open iT y los años de experiencia acumulados en la creación de estrategias basadas en datos que optimizan el valor de las inversiones en software de sus clientes, abarcando gran variedad de temas y proporcionando perspectivas que se adaptan perfectamente a cada organización.
¿Está listo para iniciar un viaje de gestión optimizada de licencias de software? Póngase en contacto con un consultor de soluciones empresariales de Open iT hoy mismo.
