3 claves para el éxito de la negociación con proveedores
Cualquiera que se ocupe de negociaciones multimillonarias con proveedores de software sabe que la preparación empieza mucho antes de que se fijen los acuerdos de licencia para su renovación.
Sin la información adecuada sobre los requisitos empresariales reales, las empresas serían vulnerables a la sobrecompra o al gasto en productos y servicios innecesarios.
Por lo tanto, es crucial disponer de la información correcta antes de las negociaciones y utilizarla adecuadamente durante las mismas.
Pero, ¿qué información crítica necesitan los negociadores?
¿Y cómo los consiguen?
Uso real
Una de las informaciones más importantes que necesitan los negociadores es el número de licencias que tendrían que adquirir para cada aplicación o paquete.
Sin embargo, preguntar simplemente a cada departamento cuántas licencias necesitaría y, a continuación, sumar las cifras que proporcionen, es la forma más ineficaz de obtener esta información porque la tendencia de cada departamento es sobrestimar sus necesidades reales, lo que da como resultado un total muy superior a las necesidades reales de toda la empresa.
La mejor forma de obtener esta información es mediante la medición del uso del software.
Averigüe el uso activo real de toda la empresa y desglóselo por departamentos.
Compruebe el número máximo de licencias que se utilizan simultáneamente y considere si la empresa puede funcionar eficazmente con menos licencias.
Vaya más allá y prevea el crecimiento (o descenso) del uso de licencias en los próximos meses utilizando datos históricos de uso.
Predecir si la empresa necesitará licencias adicionales o si podrá seguir funcionando eficazmente con el mismo número, o incluso con menos.
Categorías de usuarios
A menudo, los proveedores agrupan determinadas funciones y aplicaciones y proporcionan una sola licencia para todo el paquete.
Por desgracia, algunos usuarios sólo utilizan una o dos de esas funciones, por lo que la licencia acaba utilizándose de forma ineficiente.
Sería muy ventajoso para la empresa clasificar a los usuarios en diferentes categorías en función de su uso del software y de los tipos de licencia que mejor se adapten a cada uno de ellos.
Por ejemplo, si el usuario A sólo utiliza la aplicación 1 y la aplicación 2 durante todo su horario de trabajo, puede ser mejor conseguirle licencias de usuario con nombre para esas aplicaciones específicas.
Si los usuarios B y C utilizan principalmente funciones del paquete 1, cuéntelos en esa categoría. Y si los usuarios D, E y F utilizan características tanto del paquete 1 como del paquete 2, cuéntalos en esas categorías.
Al clasificar con precisión a los usuarios en los tipos de licencia adecuados, la empresa podría maximizar sus inversiones en software.
Tipos de licencia
Los proveedores ofrecen una plétora de métodos y acuerdos de licencia, lo que puede causar bastantes quebraderos de cabeza a muchos gestores de software.
Sin embargo, con las herramientas adecuadas, las empresas podrían aprovechar realmente estas diferentes ofertas.
A menudo, las empresas optan por adquirir un solo tipo de contrato para simplificarles las cosas al máximo.
Pero sencillo no siempre significa eficiente. A veces, encontrar la combinación adecuada de acuerdos de licencia LAN, WAN y de usuario designado puede resultar lo más rentable para una empresa.
Sería de gran ayuda poder simular varias combinaciones de estos distintos acuerdos de licencia y ver cuál se ajustaría mejor a los requisitos específicos de la empresa.
Obtener la información necesaria
Toda la información crítica anterior y más comienza con la recopilación de datos de uso para una negociación exitosa con el proveedor.
Con un tratamiento, análisis y presentación de datos adecuados, los datos brutos de uso pueden convertirse en la herramienta de negociación de software más eficaz.
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