A medida que la organización se expande, muchas empresas se dan cuenta de que necesitan herramientas de medición del uso de software para tener visibilidad y obtener más control sobre su creciente cartera de aplicaciones de software técnico.
Lo que muchos de ellos no saben es que una herramienta de medición del uso del software es sólo el primer paso, no el fin y el principio, de la gestión de estos costosos activos de software.
La amplia gama de características y funcionalidades de las herramientas de medición de uso de software sólo son valiosas si sabe cómo utilizarlas correctamente para lograr sus objetivos de optimización de licencias de software.
He aquí 4 pasos para lograr una verdadera optimización de las licencias:
1. Obtenga la herramienta adecuada para una verdadera optimización de las licencias
Conseguir una herramienta de medición del uso del software es relativamente fácil.
En Internet se pueden encontrar fácilmente herramientas descargables que se instalan con un solo clic.
Sin embargo, es posible que estas herramientas no respondan exactamente a las necesidades específicas de su organización, ya que están diseñadas como soluciones generales.
Estas herramientas pueden parecer baratas al principio porque sólo incluyen las funciones básicas, pero puede que acabes pagando mucho más para conseguir las características y funcionalidades que realmente necesitas.
Encontrar la herramienta adecuada que aborde sus retos específicos actuales y le permita ir más allá de sus expectativas iniciales es el primer paso hacia un viaje exitoso de gestión y optimización de activos de software.
Recuerde que una visión de su uso de licencias de software es sólo el principio, no el resultado final, de su iniciativa de optimización.
Y la herramienta adecuada debe conducirte a tu objetivo final.
2. Desplegar y configurar la solución para que se ajuste a los requisitos
Una vez que disponga de la herramienta adecuada, sería imprescindible instalarla y configurarla en función de los requisitos y objetivos específicos de su iniciativa.
No sólo debe funcionar sin problemas y recopilar los datos de uso correctos y precisos de su entorno, sino que también debe configurarse de forma que proporcione la información necesaria cuando se necesite.
Esto significaría que los cuadros de mando y los informes deberían personalizarse para que cada usuario o administrador obtuviera inmediatamente la información que necesita en el formato o presentación que prefiera.
Éstos requerirían una instalación y configuración asistidas por profesionales.
También es posible que los usuarios y administradores necesiten recibir formación práctica de expertos en la materia para comprender plenamente cómo utilizar y gestionar la herramienta con eficacia.
Para poner en marcha un programa eficaz de gestión del uso de las aplicaciones informáticas técnicas se necesita no sólo la herramienta adecuada, sino también la información correcta agregada a partir de la recogida de datos correcta y precisa de la herramienta.
3. Analizar los datos de uso para una verdadera optimización de las licencias
Analizar los datos de uso es crucial para optimizar la utilización de costosas aplicaciones de software técnico.
La información correcta presentada en informes fácilmente comprensibles debería bastar para realizar un análisis exhaustivo del uso del software y las licencias.
Estos análisis de uso deberían poder decirle cuántas licencias de cada función de cada aplicación se están utilizando a cada hora de cada día de cada semana o mes.
También deberían poder decirle qué usuarios están utilizando qué licencia y en qué momento, y si están utilizando más de una licencia a la vez o están reteniendo licencias inactivas durante largos periodos.
Con los análisis de informes adecuados, debería poder saber qué funciones o aplicaciones necesitan más licencias y cuáles pueden soportar alguna reducción.
Deberá ser capaz de simular la combinación perfecta de métodos de concesión de licencias que se ajuste a sus necesidades actuales y maximice el uso de las licencias al tiempo que reduce los costes totales de las mismas.
Pero más allá de eso, debería ser capaz de predecir las necesidades futuras de licencias basándose en sus tendencias de uso actuales y en las proyecciones de crecimiento, lo que le permitiría planificar adecuadamente los presupuestos futuros.
Un análisis eficaz de los datos de uso le proporcionará la documentación que necesita para idear medidas que le permitan alcanzar sus objetivos de optimización de licencias.
4. Implementar iniciativas de optimización del valor
El objetivo final es, por supuesto, optimizar el valor de sus activos de software.
Con un análisis eficaz de los datos de uso, podría alcanzar una mejor posición negociadora con los proveedores de software porque sabe exactamente qué necesita, cuánto y cuándo.
Podría reequilibrar su cartera y prescindir de gastos innecesarios de M&S en función de sus necesidades reales.
También podría implantar un sistema de devolución de cargos justo y preciso que permitiera una mejor gestión de sus activos de software disponibles.
La optimización del valor significa que debe ser capaz de maximizar el uso de cada activo de software y mejorar la productividad de los usuarios al coste óptimo para la empresa.
Significa que debería poder destinar más presupuesto a nuevas tecnologías, actualizaciones, mejora del personal, expansión de la empresa, etc., manteniendo al mismo tiempo la productividad en niveles óptimos.
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