- ServiceNow SAM Pro te indica qué se posee, qué se ha detectado y qué está instalado. La sección «Uso» te indica qué es lo que realmente se necesita.
- El software de ingeniería se licencia por debajo del nivel de producto, en función de características, módulos, paquetes y tokens, por lo que los informes a nivel de producto ocultan los verdaderos factores que determinan los costes.
- Al introducir los datos de uso en ServiceNow, cambia quién puede actuar en función de ellos. Los departamentos de compras, contratos y gestión de activos de TI (ITAM), así como los directivos, utilizan los mismos datos sin necesidad de recurrir a una herramienta especializada en la gestión de licencias.
ServiceNow SAM Pro te indica qué se posee y qué está instalado. No te indica qué se utiliza realmente, y en el caso del software de ingeniería, esa diferencia es determinante a la hora de renovar la licencia.
ServiceNow SAM Pro te indica qué licencias poseen y qué datos se obtienen mediante el análisis de activos. El software de ingeniería necesita una respuesta más: qué es lo que la gente utiliza realmente. La activación de una licencia no equivale al uso productivo. Open iT añade la capa de uso de ingeniería —usuarios, funciones, concurrencia, denegaciones y comportamiento activo frente a inactivo— y la integra en ServiceNow junto a los datos de derechos y costes que ya se encuentran allí.
Lo que responde SAM Pro y lo que no
La renovación de cualquier software de ingeniería o especializado se reduce a dos preguntas.
¿Qué activos tenemos y qué está instalado? SAM Pro responde a esa pregunta, y lo hace muy bien. Identificación, normalización y conciliación con los registros de derechos: esa es la tarea, y es un trabajo arduo.
¿Quién lo utilizó realmente, con qué frecuencia y qué valor aportó? Un registro de derechos nunca se creó para responder a esas preguntas. El cumplimiento normativo te indica lo que tienes. El uso te indica lo que necesitas.
La renovación en sí se negocia en función del número de licencias, y es uno de los dos partidos el que presenta esa cifra en la mesa de negociaciones. Si una organización no dispone de datos de uso independientes, las decisiones sobre la renovación suelen basarse en las cantidades contratadas, las compras históricas o las recomendaciones del proveedor, en lugar de en la demanda real.
«Instalado» no es lo mismo que «utilizado»
Una CMDB puede indicarte que Petrel está instalado. Necesita una fuente de datos independiente para indicarte si alguien trabajó con él el último trimestre.
El recuento de licencias te da una idea, pero incluso eso puede exagerar la realidad. Un ingeniero que abre una aplicación a las nueve y la deja en marcha durante una reunión, la comida y una visita a las instalaciones ha consumido una licencia durante todo el día y la ha utilizado durante veinte minutos. Si multiplicas ese comportamiento por todo un conjunto de licencias flotantes, la demanda aparente puede parecer significativamente mayor que el uso productivo.
El uso real comienza cuando se distingue entre el tiempo transcurrido de la licencia y el tiempo de actividad de la aplicación. Open iT denomina a esta segunda cifra «uso activo real», y ambas mediciones proceden de fuentes diferentes.
| Lo que quieres saber | Dónde se mide |
|---|---|
| Compras, devoluciones, rechazos, concurrencia | El servidor de licencias |
| Comportamiento activo frente a inactivo dentro de la sesión | En el puesto de trabajo |
Mantén ambos como campos independientes. El consumo procede del servidor de licencias. El comportamiento procede de la estación de trabajo. Consulta las métricas del colector de nivel 2 y el informe «Work Ratio».
El software de ingeniería no se limita a una sola línea de productos
Las licencias de las aplicaciones de ingeniería suelen concederse por función, por módulo, por paquete, por token y, a menudo, mediante alguna combinación que ha cambiado en la última renovación. Un mismo producto comercial puede ocultar tras de sí docenas de patrones de uso distintos.
A nivel del gestor de licencias, los productos suelen representarse mediante funciones, módulos o componentes con licencia individual, y una sola sesión de aplicación puede requerir varios de ellos. Además, una sesión no tiene por qué mantenerlos todos desde el principio hasta el final. Un ingeniero abre el módulo básico y nada más. Otro utiliza dos solucionadores durante veinte minutos, y luego un tercero ejecuta todo el paquete durante toda la tarde. El mismo nombre de producto en el registro de derechos, tres conjuntos diferentes de funciones realmente activadas, tres costes diferentes. Así es como se ven en un servidor de licencias las docenas de patrones de uso que hay bajo un mismo producto.
La relación es bidireccional. Un mismo producto abarca muchas características, y una misma característica puede aparecer en más de un producto, con un precio diferente en cada uno de ellos. Esto da lugar a una relación «muchos a muchos» que resulta difícil de representar únicamente mediante registros de activos a nivel de producto.
Así pues, el informe afirma que la organización es propietaria del producto y lo utiliza. Ambas afirmaciones son ciertas, pero ninguna de ellas resulta útil. El factor que determina el coste se encuentra un nivel más abajo, en unas características sobre las que nadie informa.
Open iT Los mapas asocian el consumo de funciones a los productos a los que pertenecen dichas funciones, basándose en un catálogo gestionado de forma centralizada, en lugar de recreadarse para cada informe. Una línea del registro del activo se muestra como las funciones que los usuarios han abierto.
Esa traducción es la clave. La medición del uso de un servidor de licencias es algo habitual. Sin embargo, convertir el consumo a nivel de funciones en un contexto de producto comercial sobre el que el departamento de compras pueda actuar no lo es. Véase la correspondencia entre funciones y conjuntos de funciones.
Una licencia concurrente no es una instalación de escritorio.
Las licencias concurrentes residen en servidores de licencias. Se solicitan, se devuelven, se deniegan y se comparten entre usuarios, a veces a través de varios servidores y en más de un huso horario para una misma aplicación.
La función «Install-based» permite ver qué ha instalado la organización, pero no permite saber cuántas personas compartieron el grupo el martes, ni quiénes se quedaron sin acceso cuando se agotaron las licencias del grupo.
| Fuente de datos | Qué te indica | Lo que ofrecen conjuntamente « Open iT » y ServiceNow |
|---|---|---|
| Instalar Discovery | El software está instalado en un ordenador | Si alguien lo abrió |
| Registros de derechos y contratos | Qué se compró y cuánto costó | Si algo de eso era necesario |
| Servidor de licencias | Qué funciones se consultaron, cuándo y quién las consultó, además de los accesos denegados y el pico de concurrencia | Si la sesión servía para algo |
| Puesto de trabajo | Tiempo activo y en espera dentro de la sesión | A qué tiene derecho la empresa |
Open iT lee datos de más de 90 gestores de licencias compatibles, entre los que se incluyen FlexNet, DSLS, RLM, OLicense e IBM LUM.
Dos de las filas de esa tabla determinan si la organización puede evaluar la cartera en absoluto. El servidor de licencias te indica qué se ha consumido: qué funciones se han utilizado, cuándo, quién las ha utilizado, dónde se han registrado los picos de concurrencia y dónde se han producido denegaciones. La estación de trabajo te indica qué ocurrió realmente durante ese consumo.
Ninguno de los dos responde por sí solo a la cuestión de la cartera. El consumo, por sí solo, se interpreta como demanda, pero eso no se traduce automáticamente en uso, ya que parte del software de ingeniería que se ha descargado puede permanecer inactivo en la estación de trabajo debido a una reunión, a la hora de comer o a un recado relacionado con el colegio. En otras palabras, el comportamiento, por sí solo, no tiene ningún punto de referencia con el que compararse.
Al disponer de ambos flujos de datos, la pregunta ya no es cuántas licencias se han activado, sino cuántas se estaban utilizando para trabajar. Renovar, eliminar, recuperar o comprar: cada decisión posterior depende de cuál de esas dos cifras tenga la empresa. Consulta los gestores de licencias compatibles.
Introduce los datos en ServiceNow y varias personas empezarán a utilizarlos
La mayor ventaja no es tener otro panel de control, sino dirigirse a un público diferente.
A nivel interno, suele suceder lo siguiente: un especialista en licencias elabora un libro de trabajo mensual. Es un buen trabajo. Dos compañeros lo leen. El departamento de compras lo abre unas dos semanas antes de la renovación, o quizá no lo haga. El departamento de gestión de contratos nunca lo ha abierto, ni tampoco sus superiores, porque nadie les ha dicho que ese libro de trabajo existe.
Esas mismas personas ya están en ServiceNow antes incluso de tomarse su primer café.
Una vez que el uso técnico también se incorpora a ese contexto, los datos pasan del análisis especializado a las decisiones empresariales. Un gestor de contratos puede actuar en consecuencia sin necesidad de aprender a utilizar una nueva herramienta ni de pedir a nadie que le facilite un archivo exportado. El informe no ha mejorado en nada. Lo que sí ha cambiado es el público al que va dirigido.
Tres flujos de trabajo que mejoran cuando el historial de uso se muestra junto al registro del activo
Respuesta ante vulnerabilidades. El patrón Log4j, que se repite cada pocos meses con un nombre diferente. Identificar las aplicaciones afectadas, localizar al responsable, ponerse en contacto con el proveedor y notificarlo a los usuarios. Este último paso requiere una visión actualizada de quién utiliza realmente la aplicación. El recuento de instalaciones alertará a quienes no la hayan abierto en un año, pero pasará por alto al contratista que la utiliza a diario.
Carga de asistencia. Los equipos de asistencia pueden comparar el volumen de incidencias con el número real de usuarios, en lugar de con el número de instalaciones. La respuesta rara vez es la que el equipo espera. Las incidencias que se concentran entre los usuarios nuevos u ocasionales apuntan a un problema de formación, no al software.
Renovación. El departamento de compras aporta datos concretos en lugar de opiniones: la utilización, la demanda y las personas concretas que hay detrás de ambas. Independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren esos usuarios, el departamento de compras puede ponerse en contacto con ellos y preguntarles para qué sirve ese puesto.
El uso convierte un registro de activo en un registro de decisión.
Qué aporta « Open iT »
Open iT No sustituye a SAM Pro. ServiceNow sigue siendo el sistema para la gestión del ciclo de vida de los activos de software, los derechos de uso, los contratos, los costes y la gobernanza.
Open iT añade información especializada sobre software de ingeniería: consumo del servidor de licencias, «True Active Usage», denegaciones, concurrencia y capacidades de supervisión y optimización centralizadas.LicenseAnalyzer™recopila esa información y envía los datos de uso relevantes a ServiceNow, junto con los registros comerciales que ya se encuentran allí.
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Juntos es mejor: el análisis en profundidad del uso se une a las medidas reguladas de SAM
Open iT recoge los datos de la licencia de ingeniería. ServiceNow los vincula con los derechos de uso, los contratos, el gasto y los flujos de trabajo.
El valor reside en unirlos.
¿Vas a Nexus para la gestión de activos?
Si tu organización utiliza software de ingeniería, la cuestión ya no se limita a lo que tienes. Se trata de lo que la gente utiliza realmente, y de si las licencias por las que pagas están contribuyendo a la productividad.
Descubre cómo « Open iT » integra la información sobre licencias de ingeniería en ServiceNow SAM Pro.
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