5 grados de conocimiento del verdadero uso de su licencia de software

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Más allá de la gestión tradicional de activos de software, la optimización de licencias de software aporta la justificación empresarial más evidente de forma inmediata para adquirir herramientas avanzadas de gestión de software de ingeniería.

Sin embargo, se trata de un proceso continuo que siempre debe comenzar con un conocimiento completo del uso real de las licencias de software.

A medida que aumentan las complejidades de los derechos de software y los entornos informáticos de las empresas globales, resulta más difícil determinar su uso real de licencias.

Debe tenerse en cuenta la concurrencia real de uso en diferentes zonas horarias.

Hay que distinguir entre el uso activo e inactivo de las licencias. Hay que examinar el comportamiento de los usuarios. Y también hay que tener en cuenta muchos otros factores antes de poder determinar el uso real de las licencias.

Aquí hay cinco informes que podrían ayudar a aumentar su nivel de conocimiento del verdadero uso de licencias de su empresa.

I. Visión general de la empresa

Una visión general de la empresa proporciona una visión del uso total de licencias para todas las aplicaciones de software en toda la empresa.

Una rápida comparación entre el número máximo de licencias disponibles y el número máximo de licencias que se sacaron simultáneamente daría una idea de las necesidades reales de licencias.

Observar el número máximo de licencias en uso y compararlo con el tiempo total transcurrido podría mostrar qué aplicaciones se consultan con frecuencia y cuáles se utilizan durante periodos más largos.

Y si se tiene en cuenta el número de usuarios distintos y el número de denegaciones, se podría saber lo popular que es la aplicación.

Comparar el número de usuarios distintos con el número máximo de licencias en uso podría poner al descubierto posibles problemas de comportamiento de los usuarios.

Sin embargo, las visiones generales de la empresa no pueden contar toda la historia. Para ello, hay que profundizar y desglosar la información.

II. Desglose por características

Si hay cifras interesantes en la descripción general del producto, puede ser necesario profundizar en las características específicas de ese producto para ver cuál es la causa de la anomalía.

Un desglose a nivel de características debería mostrar las mismas medidas, pero desglosadas en cada característica específica de la aplicación.

Puede haber funciones que se utilicen mucho. Sin embargo, también puede haber funciones que nunca se hayan utilizado.

Y si la empresa está pagando por las licencias de funciones que no se están utilizando, puede ser mejor reasignar el presupuesto para comprar más licencias de funciones con alta utilización.

O, si estas funciones deben utilizarse, puede ser prudente investigar por qué no se utilizan.

Por otro lado, si una característica tiene una utilización inesperadamente alta, también sería sensato examinar más a fondo su utilización para ver por qué y cómo se está utilizando.

III. Utilización diaria

El análisis de la utilización diaria puede revelar los picos y valles del uso de licencias.

Por ejemplo, los informes pueden mostrar que el número máximo de licencias en uso para una función fue de 200, pero durante todo un año, podría haber ocurrido sólo una vez.

Por lo tanto, se trata de una excepción y puede que aún no sea necesario adquirir licencias adicionales.

Sin embargo, si la tendencia de utilización diaria es constantemente alta y el número de licencias disponibles se está agotando constantemente, junto con un montón de denegaciones por tener todas las licencias disponibles comprobadas, puede ser el momento de considerar la compra de más licencias para la función.

Sin embargo, antes de decidir la compra de más licencias, sería prudente mirar primero la eficiencia de la licencia para la función.

IV. Eficiencia de las licencias

IV. Eficiencia de las licencias

Aunque el número de licencias disponibles suele estar al máximo, es posible que sólo sea durante un tiempo minúsculo.

La eficiencia de las licencias mostraría la cantidad de tiempo que un determinado número de licencias han sido retiradas simultáneamente.

Por ejemplo, si los informes muestran que el número de licencias disponibles se ha agotado, pero el gráfico de eficiencia de licencias muestra que sólo ha sido así el 0,05% del tiempo, puede que aún no sea necesario adquirir más licencias.

De hecho, si el gráfico de eficiencia de licencias muestra que se necesitan menos licencias el 99% o el 95% de las veces y es aceptable que se denieguen algunas en esas ocasiones, puede ser incluso una buena idea reducir el número de licencias de esa función para ahorrar algunos costes.

Además, puede ser necesario profundizar en el uso ineficiente de las licencias para encontrar más formas de ahorrar costes. En este sentido, los informes a nivel de usuario pueden ayudar a descubrir más áreas de mejora.

V. Desglose a nivel de usuario

Profundizar en el uso a nivel de usuario puede revelar posibles comportamientos de acaparamiento de licencias.

Si algunos usuarios sacan más de una licencia a la vez cuando se supone que no deben hacerlo, puede ser necesario llamarles la atención y corregir su comportamiento.

Lo mismo ocurre con los usuarios que no liberan las licencias cuando acaban la jornada o el fin de semana.

A menos que se corrijan, estos comportamientos pueden privar a otros usuarios de utilizar la función e inflar artificialmente las necesidades de licencias.

De hecho, si los usuarios utilizan las licencias disponibles de forma más eficiente, la empresa puede descubrir que en realidad necesita menos licencias.

Si no se puede medir, no se puede mejorar. - Peter Drucker

Si no conoce el uso real de su licencia, no podrá optimizarla.

Conocer el uso real de las licencias es el primer paso hacia la optimización de las licencias de software, que a su vez conduce a la optimización de costes y a un enorme ahorro.

Y el nivel de concienciación y comprensión a menudo dicta el nivel de optimización que se puede implementar y la cantidad de ahorro que se puede obtener de ello.

Descubra más sobre cómo entender el verdadero uso de su licencia.

Permítanos guiarle en su viaje de optimización de licencias de software.

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