¿Cómo podría ser la optimización de licencias Bluebeam?
Imagínese esto: una empresa global se está preparando para pasar de la licencia concurrente heredada de Bluebeam®al nuevo modelo basado en suscripciones. Este importante cambio puede llevar rápidamente a un gasto excesivo si no se gestiona con los datos adecuados.
En lugar de basarse en suposiciones sobre las necesidades de los usuarios, el equipo informático podría recurrir a Open iT. Analizando los patrones de uso reales, podrían descubrir oportunidades para optimizar las licencias de Bluebeam. Por ejemplo, podrían descubrir que sólo un pequeño grupo de usuarios depende de funciones avanzadas como el OCR o la automatización, mientras que la mayoría sólo necesita funciones básicas de marcado.
Con esta información, el equipo pudo diseñar una combinación de licencias más inteligente: reservar planes premium para las funciones de mayor uso y asignar planes estándar al resto. ¿El resultado? Reducción del desperdicio de licencias, productividad ininterrumpida y niveles de licencias que reflejan por fin cómo trabajan realmente los equipos.
Aunque el escenario anterior es hipotético, el reto es real y el camino hacia la optimización empieza por la visibilidad. En este artículo, exploraremos lo que Bluebeam ofrece hoy en día, los modelos de licencia comunes y cómo Open iT ayuda a las empresas a optimizar tanto en entornos heredados como de suscripción.
¿Qué ofrece Bluebeam en la actualidad?
Aquí tiene un desglose de las aplicaciones más utilizadas de Bluebeam, junto con los modelos de licencia asociados normalmente a cada una de ellas:
Aplicaciones más populares de Bluebeam
- Bluebeam Revu 21 (Basics, Core, Complete) - La última versión de la herramienta insignia de edición y marcado de PDF de Bluebeam, disponible a través de tres niveles de suscripción (Basics, Core, Complete).
- Bluebeam Cloud - Una plataforma web y móvil para acceder a las marcas y completar los flujos de trabajo desde el campo; incluida con las suscripciones a Revu 21.
- Bluebeam Studio - Un servicio de colaboración integrado en Revu que permite a varios usuarios marcar el mismo documento en tiempo real.
- Bluebeam Studio Prime: complemento empresarial que proporciona controles administrativos, gestión de usuarios e integraciones API; final de su vida útil en 2025.
- Revu 20 y ediciones heredadas (Standard, CAD, eXtreme): versiones de Revu con licencia perpetua que aún se utilizan, especialmente entre empresas con flujos de trabajo de escritorio establecidos.
Estas aplicaciones satisfacen diversas necesidades de los proyectos, pero con múltiples tipos de despliegue y niveles de usuarios, elegir el modelo de licencia adecuado requiere un análisis más detallado. Comprender las diferencias entre estas herramientas es clave para identificar el enfoque de licencias adecuado para cada equipo.
Modelos de licencia de Bluebeam (a lo largo de su historia)
- Suscripciones de usuario designado: licencias anuales por usuario vinculadas a un ID de Bluebeam. Se utilizan para Revu 21 y se gestionan a través del portal Org Admin de Bluebeam.
- Licencias perpetuas: compras únicas para Revu 20 y versiones anteriores. Suelen utilizarse con programas opcionales de mantenimiento o gestión empresarial.
- Licencias de empresa: una capa de gestión sobre las licencias perpetuas que ofrece reasignación de puestos y asignaciones por exceso de uso a través de Bluebeam Gateway.
- Licencia abierta (uso simultáneo): ya eliminado, este era el modelo de suscripción heredado para Revu eXtreme y se gestionaba a través de Bluebeam Gateway.
- Acceso de colaborador no remunerado - Acceso de colaboración limitado para usuarios sin licencia a través de Bluebeam Studio; se sigue registrando en los informes de uso de Open iT .
Estos modelos de licencias ofrecen flexibilidad para diversas necesidades de implantación, pero sin una visibilidad centralizada, a menudo introducen complejidad y costes ocultos cuando no se gestionan activamente.
Para obtener más información sobre la aplicación y los modelos de licencia de Bluebeam, visite su página de preguntas frecuentes sobre la suscripción a Bluebeam.
Una vez establecidos estos modelos, la siguiente cuestión es cómo gestionarlos con claridad y control, especialmente en toda la empresa. Ahí es donde entra Open iT .
Cómo complementa Open iT a Bluebeam
Las herramientas de Bluebeam proporcionan visibilidad de las asignaciones de licencias y de la actividad actual. Para las organizaciones que necesitan una visión más profunda y granular -como tendencias históricas, patrones de uso por departamento o eficiencia de las licencias- OpenOpen iT se basa en esta base para apoyar decisiones más claras y basadas en datos.
Así es como Open iT añade inteligencia y conocimiento en todo el ecosistema de licencias de Bluebeam:
Recogida automatizada de datos
Open iT se integra directamente con Org Admin Portal y Gateway de Bluebeam para recopilar datos de licencias a intervalos regulares. Esto incluye tanto el uso de la suscripción a Revu 21 como las implementaciones heredadas de Revu 20, lo que elimina la necesidad de realizar comprobaciones manuales en los portales de administración.
Visibilidad unificada en todos los modelos
Open iT consolida el uso de todos los tipos de licencia, tanto si gestiona licencias de usuario designado, empresariales o heredadas. Los administradores pueden ver e informar fácilmente sobre el uso por característica de licencia (por ejemplo, Core, Complete, eXtreme) en un único panel.
Control en tiempo real
El portal License Monitor ofrece vistas actualizadas de la utilización de licencias (quién utiliza Bluebeam, qué tipo de licencia y cuántos puestos hay disponibles) en todas las ubicaciones y departamentos.
Seguimiento real del uso activo
Además de mostrar simplemente quién ha abierto Bluebeam, Open iT puede distinguir entre los usuarios que abren Bluebeam y los que lo utilizan activamente, cuando la aplicación está instalada localmente. Esta distinción ayuda a identificar a los usuarios avanzados, marcar las sesiones inactivas y respaldar decisiones más informadas sobre la reducción o reasignación de licencias.
Informes históricos y predictivos
Desde tendencias de uso concurrente hasta análisis de tiempos muertos, Open iT genera informes basados en datos que apoyan la planificación basada en previsiones e identifican oportunidades de optimización.
Información sobre usuarios y departamentos
Vea quién utiliza Bluebeam, durante cuánto tiempo y con qué frecuencia: por usuario, equipo o región. Esto permite realizar informes internos, comprobaciones de cumplimiento y estrategias de reasignación de licencias.
Informes de costes y devoluciones
Con los datos de costes añadidos, Open iT puede relacionar el uso con el gasto, calcular métricas de coste por hora o modelar escenarios de ahorro. También admite la devolución de cargos a nivel de departamento en función del uso real.
Visibilidad entre herramientas
Open iT integra los datos de Bluebeam con información sobre el uso de otros programas, como herramientas CAD y BIM, para ayudar a los equipos a evaluar solapamientos, evitar gastos redundantes y optimizar toda la pila.
¿Cómo gestiona Open iT las configuraciones complejas de Bluebeam?
El entorno Bluebeam de cada organización es diferente, especialmente durante las transiciones entre los modelos heredados y de suscripción. Open iT está diseñado para adaptarse a estas diferencias mediante opciones flexibles de integración y configuración.
Compatible con entornos Bluebeam heredados y modernos
Open iT se conecta a los portales Org Admin y Gateway de Bluebeam para recopilar datos de uso de licencias, tanto si utiliza suscripciones a Revu 21 como licencias Revu 20 Enterprise, o ambas.
Asignación personalizada de licencias y funciones
Los administradores pueden agrupar, renombrar o excluir tipos de licencia (por ejemplo, Core, Complete, Unpaid Collaborator) para que los informes sean más claros y relevantes para las partes interesadas de la empresa.
Supervisión de la sesión inactiva
Para los modelos de licencias concurrentes, Open iT puede detectar cuándo una sesión de Bluebeam está inactiva y ayudar a aplicar las políticas de devolución de licencias, incluso más allá de los controles nativos de Bluebeam.
Informes globales consolidados
Los datos de Bluebeam de todas las regiones, ediciones o departamentos pueden unificarse y simplificarse dentro de Open iT, haciendo posible la visibilidad en toda la empresa incluso en implementaciones complejas.
Inicio rápido con datos históricos
Durante la configuración, Open iT puede importar el historial de uso reciente, para que los equipos no tengan que esperar semanas para empezar a optimizar.
En resumen, Open iT se adapta a cómo se despliegan sus licencias Bluebeam, y no al revés. Esto garantiza información coherente y práctica desde el primer día, independientemente de cómo estén estructuradas sus licencias Bluebeam.
¿Qué haría usted con una mejor visibilidad de las licencias?
El cambio de Bluebeam a un modelo basado en suscripciones ha cambiado la forma en que las organizaciones gestionan el acceso, miden el valor y controlan los costes de software. Pero sin una visión clara de quién utiliza qué y con qué frecuencia, es fácil invertir en exceso, asignar mal o perder de vista los recursos infrautilizados.
Open iT ofrece a las empresas la claridad necesaria para planificar de forma más inteligente, gastar mejor y alinear las licencias con el uso real, tanto en entornos heredados como modernos.
Tanto si se está preparando para una renovación, pasando a Revu 21 o revisando conjuntos de licencias de larga duración, Open iT le ayuda a tomar decisiones basadas en datos en cada fase.
No espere a su próxima renovación para descubrir ineficiencias ocultas: optimicesu entorno Bluebeam hoy mismo con Open iT.
