A medida que la empresa crecía en tamaño y cobertura global, Burns & McDonnell se encontró con un gasto cada vez mayor en licencias de software de ingeniería. Se dieron cuenta de que necesitaban ser capaces de gestionar eficazmente más de 30 millones de dólares de inversiones en diversas tecnologías de ingeniería en todo el mundo. Necesitaban una solución que pudiera medir y analizar su uso de software.
"Teníamos la idea de que iba a ser importante gestionar estas licencias. A medida que hemos ido creciendo en los últimos 24 años, hemos visto cómo se añadían dígitos a las renovaciones de nuestros contratos. Como empleados-propietarios, preferimos hacer buenas inversiones y ver cómo aprovechamos nuestro dinero. Tenemos que saber a dónde va y cómo lo utilizamos", dice Michael Allen, Director de Tecnología de Ingeniería de Burns & McDonnell.
Desafíos
Uno de los principales retos a los que se enfrentaban era que varias renovaciones de licencias les llegaban el mismo año. Además, algunos proveedores también estaban introduciendo cambios en sus modelos de licencias y/o en los gestores de licencias. Sabían que estas renovaciones iban a suponer un gasto importante y querían explorar formas de controlar sus gastos generales. Tenían que analizar sus datos de uso de software.
Ya tenían la capacidad de recopilar datos de uso a través de archivos de registro. Sin embargo, teniendo en cuenta el número y la variedad de licencias que tienen, habría sido una tarea enorme para la empresa. Ya tenían la capacidad de recopilar datos de uso a través de archivos de registro. Sin embargo, teniendo en cuenta el número y la variedad de licencias que tienen, habría sido una empresa enorme para la compañía.
"No era escalable para Burns & McDonnell. No íbamos a contar con el personal necesario para poder interpretar esas cantidades masivas de datos", añadió Michael.
Buscando una solución de medición por software
Entonces empezaron a buscar soluciones de medición de uso de software y de elaboración de informes que no sólo les permitieran ver sus datos de uso de software, sino también crear varios informes que les ayudaran a maximizar sus licencias y a tomar mejores decisiones.
"Dijimos: 'Muéstranos lo que puedes hacer. ¿Qué amplitud tienen? ¿Cuántas aplicaciones podéis rastrear? ¿Hasta dónde podéis profundizar? ¿Qué tan bien pueden interpretar los datos que salen de estas aplicaciones? ¿Cómo de ágiles son? ¿Tenemos que instalar servidores? ¿Tenemos que gestionar y parchear el software constantemente? Ese es el tipo de criterios que establecimos para puntuar las soluciones que estábamos considerando", afirmó Michael.
Tras una exhaustiva búsqueda de soluciones de medición de uso de software que cumplieran todos sus requisitos, decidieron implantar Open iT por su capacidad para medir una amplia gama de aplicaciones, ya sean independientes, de usuario nombrado o concurrentes; perpetuas, de suscripción o de pago por uso; en las instalaciones o en la nube; etc.
"No queríamos crear una infraestructura. No queríamos aumentar los costes de administración para gestionar las licencias. Así que tenía que ser un servicio al que nos suscribiéramos", reveló Michael. "Tenía que venir con conocimiento intelectual. '¿Saben estas personas? ¿Pueden añadir valor al proceso? ¿Entienden los datos que están sacando a la luz? ¿Pueden ayudarnos recomendando cosas que quizá no veamos a primera vista?".
Las ventajas del uso del software de medición
Tras una instalación satisfactoria y la recopilación inicial de datos, empezaron a cosechar los beneficios de la solución Open iT . Una de las ventajas inmediatamente evidentes es la transparencia en el uso del software. El portal web Open iT permitió a los usuarios conectarse y ver la lista de productos y funciones, quién tiene la licencia y su utilización.
Durante los cierres por pandemia, hubo cambios en los horarios de los usuarios porque tuvieron que trabajar desde casa y los mapas de calor jugaron un papel fundamental para mostrarles los horarios en los que las licencias estaban disponibles, evitando así las denegaciones.
"También vimos la oportunidad de tomar mejores decisiones empresariales", dijo Michael.
Tenían un software en el que gastaban 85.000 dólares al año por dos puestos. Preguntaron a los dos usuarios si el software era necesario, y la respuesta inicial fue que era crítico para el negocio. Sin embargo, al mirar los datos, estaba claro que ambas licencias apenas se utilizaron en todo el año. Así que preguntaron si era posible que los usuarios compartieran una sola licencia. Cuando los responsables de la empresa vieron los datos, decidieron que si no podían vender suficientes proyectos para justificar el pago de las licencias, simplemente no iban a licitar más ese tipo de proyectos y se desprendieron de las licencias.
Conclusión:
Los datos de uso del software también les permitieron ser ágiles en un sector que cambia rápidamente. "Vimos algunos paquetes de infraestructuras. Vimos cómo aumentaba el número de proyectos de transporte que se adjudicaban. Vimos cómo se suspendían las refinerías durante un tiempo. Vimos cómo se suspendían los centros de fabricación. Vimos un gran aumento en los centros de datos. Así que, cuando vimos que los mercados cambiaban debido a las circunstancias mundiales, pudimos ver cómo afectaba a nuestra concesión de licencias y encontramos una posición de licencia efectiva para nosotros", expresó Michael.
En cuanto a lo que diría a las empresas que quieren optimizar sus licencias de ingeniería, Michael aconseja: "Empieza pronto. Cuanto antes te pongas a optimizar. Más oportunidades de ahorro tendrás. Probablemente nos acercamos a un 10% de ahorro en nuestras licencias [desde la implantación de la solución Open iT ], y eso con un crecimiento anual del 6%".
Obtenga más información sobre el viaje de medición y optimización del uso del software de Burns & McDonnell en este seminario web.
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